Personvernerklæring for Oslo miljøpris
For å kunne vurdere kandidater og tildele Oslo miljøpris har vi behov for å behandle personopplysninger.
Kort om behandlingen
Bymiljøetaten («vi») er behandlingsansvarlig. Formålet med å behandle personopplysninger er å vurdere nominerte kandidater og utpeke den/de beste som får motta Oslos miljøpris.
Behandlingsgrunnlaget for nominasjonen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f: berettigede interesser. Vi mener miljøprisen som en helhet og behandlingen generelt innebærer flere fordeler enn ulemper for de registrerte. Når det kommer til arkivering og saksbehandling er behandlingsgrunnlaget GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e: utøvelse av offentlig myndighet og allmennhetens interesse.
Vi behandler personopplysninger om kandidaten du nominerer. Dette innebærer at vi leser og vurderer nominasjonen du sender oss. Vi vil også på egenhånd undersøke nærmere på hensiktsmessige måter (søke på internett og liknende) kandidater som vi mener kan være interessante.
Vi kontakter dessuten kandidaten direkte dersom juryen ber om mer informasjon utover det som er offentlig tilgjengelig for å kunne bedømme kandidaten. Kortlistede kandidater vil også forespørres om de ønsker å gi juryen relevant informasjon om seg selv.
Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter i nominasjonsprosessen.
Når din nominasjon blir mottatt, må vi saksbehandle den i tråd med forvaltningsrettslige prinsipper. Dette innebærer at søknaden din blir lagret i Acos Websak (vårt arkivsystem) og gjøres tilgjengelig for innsyn via eInnsyn.no. Navn på de nominerte vil ikke være synlig utad, og det er kun mulig å få innsyn i dokumentene i henhold til a) offentleglovas regler, eller b) i henhold til personvernforordningen art. 15 (personopplysninger om deg). Vi lagrer nominasjonen i opptil fem år før de slettes.
Vi vil behandle din nominasjon i Microsoft Office 365/Sharepoint i tilgangsstyrt mappe. Vi lagrer kun det du oppgir om kandidaten og eventuelle relevante og saklige notater for å gjøre utvelgelsen mulig.
Som følge er Microsoft og Acos Websak databehandlere. Personopplysningene behandles kun i Europa, og de vil ikke bli overført til tredjestater. Vi har databehandleravtale med selskapene i Oslo kommune.
Sletting
I forbindelse med utpeking kan vi ha behov for å se nominasjoner over tid. Derfor vil vi ta vare på personopplysningene til kandidatene i opptil 5 år.
Etter 5 år vil vi også slette nominasjonene i arkivet vårt. Vi er pliktige å ha arkiv iht. arkivlovas § 6.
Dine og kandidatens rettigheter
Du og kandidaten kan håndheve rettighetene i GDPR art. 12 – 22 mot oss (Bymiljøetaten). Dette innebærer blant annet:
Klage og sletting
Du kan klage på behandlingen og/eller be om at personopplysninger om kandidaten slettes
Dersom du ikke vil ha kandidatens personopplysninger behandlet, kan du trekke tilbake nominasjonen og be om at vi sletter opplysninger vi har lagret om vedkommende.
Vi vil gjøre vårt ytterste for å etterkomme dine ønsker, men vi vil foreta vår egen vurdering i henhold til GDPR art. 17 ettersom retten til å bli glemt og retten til å protestere ikke er en absolutt rettighet. Vi kan ha krav til å lagre personopplysninger i arkivet, jf. arkivlova.
Innsyn og utlevering av personopplysninger
Kandidaten kan be om å se eller få utlevert personopplysningene sine (innsyn).
Kandidaten kan til enhver tid be om å få se og/eller få en digital kopi av personopplysningene vi har lagret. Les mer om og bruk innsynsløsningen til Oslo kommune.
Vi kan, av praktiske årsaker, ikke utlevere eller gi innsyn i personopplysninger som er slettet og ikke lenger behandles av oss.
Kandidaten kan be om helt eller delvis sletting av sine personopplysninger
Kandidaten kan be om at vi helt eller delvis sletter personopplysningene til vedkommende.
Kandidaten kan be om retting i sine personopplysninger
Der det er relevant og praktisk gjennomførbart, kan kandidaten be om at sine personopplysninger rettes.
Kontakt
Har du klager, spørsmål, innspill, vil hevde dine rettigheter eller lurer på noe?
Du er velkommen til å kontakte oss på:
- E-post: postmottak@bym.oslo.kommune.no
- Telefon (sentralbord): 23 48 20 30
Klage til personvernombudet i Oslo kommune
Du kan også klage til personvernombudet. Personvernombudet er en uavhengig ombudsperson.