Dokumenter

Hva mener vi med dokumenter?

Noen typer innhold funger best som et dokument du kan åpne eller laste ned. Med dokumenter mener vi alt tekstinnhold som publiseres i et annet format enn HTML. Det kan for eksempel være

  • dokumenter som skal skrives ut
  • rapporter, protokoller, budsjettdokumenter, vedtak og signerte brev
  • søknadsskjemaer som ikke finnes i digital utgave og som skal fylles ut av brukeren

Opplasting av dokumenter

Du skal ikke lastes opp samme dokument flere ganger. Grunnen til det er at det blir vanskelig å holde informasjonen oppdatert over tid. Derfor har vi mulighet til å vise til samme dokument flere steder på nettstedet.

Sletting av dokumenter

Nettsidene bør ikke være et dokumentarkiv. Utdaterte dokumenter, dokumenter vi finner andre steder eller dokumenter som brukes av svært få skal derfor slettes løpende. Dette gjelder særlig når nye dokumenter erstatter eksisterende, og gjør dem utdaterte eller mindre relevante.

Eksempler på dette er:

  • Årsberetninger og tildelingsbrev
  • Programplaner
  • Strategier
  • Politiske dokumenter som finnes i eInnsyn

I mange tilfeller er det en like god løsning å oppgi et kontaktpunkt, hvor brukerne kan få tilsendt eldre dokumenter, som å legge dem ut.

Universell utforming

Når du lager dokumenter som kan lastes ned eller leses på nettet må du bruke riktig formatering. Publiserte dokumenter skal oppfylle Digitaliseringsdirektoratets krav til universell utforming. Dette sikrer at dokumentet er tilgjengelig for alle, også de som bruker hjelpemidler.

Digitale skjemaer

Skjemaer bør helst løses digitalt. I Oslo kommune er det Origo som har ansvar for digitale skjemaer. Ta kontakt med skjema@oslokommune.zendesk.com for hjelp med digitale skjemaer.

Slik lager du dokumenter på riktig måte

Hovedregelen er å publisere dokumenter som PDF. Andre format som Word, ODT, Excel og PowerPoint kan i enkelt tilfeller også publiseres. Alle dokumenter skal følge Oslo kommunes visuelle identitet.

Alle dokumenter på nettstedet skal være tekstbaserte. Det vil si at du ikke kan laste opp skannede dokumenter eller bilder av dokumenter. Grunnen til det er at skjermlesere ikke kan tolke innhold i bilder eller skannende dokumenter.

Det er også viktig at du sørger for at

  • dokumentet er laget for publisering på nett – ikke for trykk
  • det kommer tydelig frem at kommunen er avsender
  • filen ikke er for stor

Oslo kommune skal være en tydelig avsender

Alle dokumenter som lastes opp på nettstedet skal være laget av eller for kommunen, og skal ha en tydelig avsender. Les mer om avsenderidentitet i designmanualen.

Hvis dokumentet finnes på en annen kommunal plattform, som for eksempel eInnsyn, skal du lenke direkte tid istedenfor å laste det opp på nytt. Dersom dokumentet ligger utenfor kommunens plattformer, skal du unngå å lenke direkte til dokumentet. Lenk heller til nettsiden dokumentet ligger på. Grunnen til dette er at dokumenter på eksterne sider kan fjernes eller endres uten at vi får vite om det eller oppdager det.