Kommunikasjonsstrategi for Oslo kommune

Kommunikasjonsmål

Strategien har følgende tre kommunikasjonsmål:

• Oslo kommune er én aktør og kommuniserer helhetlig, åpent og profesjonelt

• Innbyggerne kjenner og har tillit til Oslo kommune

• Ansatte har tilhørighet til Oslo kommune som arbeidsplass

Oslo kommune er én aktør og kommuniserer helhetlig, åpent og profesjonelt

Det betyr at:

• Alle oppfatter at det er Oslo kommune som leverer de tjenester og opplevelser som kommunen står bak
• Vår kommunikasjon er tydelig og lett forståelig
• Vår kommunikasjon er inkluderende og har en personlig språklig tone der det er hensiktsmessig
• Vår kommunikasjon gjør tjenester mer tilgjengelige og enklere å bruke
• Vi er helhetlige og gjenkjennelige i vårt profileringsarbeid
• Vi er til stede i de viktigste og mest hensiktsmessige kanalene

Innbyggerne kjenner og har tillit til Oslo kommune

Det betyr at:

• Innbyggere har tillit til at Oslo kommune forvalter fellesskapets midler på en god måte
• Innbyggere har tillit til at de får gode tjenester de har krav på fra kommunen
• Innbyggerne forstår hva og hvordan de har muligheten til å påvirke i beslutningsprosesser
• Det er enkelt å få informasjon og innsikt i beslutningsprosesser og å følge pågående saker
• Vi formidler relevant og brukervennlig informasjon til våre målgrupper når de trenger det
• Innbyggerne får lett tak i rett informasjon ved behov
• Innbyggerne har tillit til at informasjon fra Oslo kommune er korrekt, oppdatert og pålitelig

Bidra til at ansatte har tilhørighet til Oslo kommune som arbeidsplass

Det betyr at:

• Oslo kommune benytter kommunikasjon for å gjøre arbeidsdagen mer effektiv for egne ansatte og for å støtte oppunder strategier for lederskap og HR
• Ansatte i Oslo kommune opplever hverandre som kollegaer - også på tvers i organisasjonen
• Ansatte opplever at Oslo kommune er en profesjonell aktør med spennende karrieremuligheter og meningsfylt arbeid
• Ansatte i Oslo kommune har en felles kultur preget av åpenhet og tillit
• Ansatte kjenner til målene i Oslo kommunes overordnede planer
• Ansatte er engasjerte ambassadører for arbeidsplassen sin

Målgrupper

Oslo kommunes viktigste målgruppe er innbyggerne. Gjennom demokratiske valg styres byen på vegne av innbyggerne, og de fleste tjenester og opplevelser fra kommunen er rettet mot innbyggerne.

Oslo kommunes egne ansatte er viktige representanter for kommunen og er en helt sentral målgruppe for å oppnå kommunikasjonsmålene.

Samfunnsaktører som for eksempel næringsliv, media, internasjonale aktører og frivillige organisasjoner er viktige målgrupper for kommunen, som er med å forme byen.

Virksomhetene forventes å gjøre en vurdering av egne målgrupper for å innrette kommunikasjonen best mulig.

Strategiske hovedgrep

• Ny felles visuell identitet for Oslo kommune

• Innbyggerorientering og medvirkning

• Styrke internkommunikasjonen

• Kommunikasjon integreres i beslutnings- og arbeidsprosesser

• Styrke et felles drifts-/ kompetansemiljø for kommunikasjon

Ny felles visuell identitet for Oslo kommune

Oslo kommunes designhåndbok svarer ikke på mange av problemstillingene som oppstår ved praktisk bruk av Oslo kommunes visuelle identitet. Den er ikke oppdatert på 20 år og har ingen føringer for digitale flater eller universell utforming. Sak om ny, felles visuell identitet vil bli fremmet for bystyret.

(Red.adm.: Bystyret fattet 27.3.2019 vedtak om ny visuell identitet, les om ny designmanual på designmanual.oslo.kommune.no.

Innbyggerorientering og medvirkning

Innbyggernes behov skal ligge til grunn for utvikling av tjenester, utforming av informasjon og etablering av kommunikasjonstiltak.

Det skal være forståelig og enkelt å fremme egne forslag eller påvirke beslutninger som gjøres i kommunen. Innbyggere skal motta, eller enkelt kunne finne, informasjon som er relevant. Kommunen skal bruke et klart språk og skal benytte en personlig språklig tone der det er hensiktsmessig. Kommunen skal legge til rette for at innbyggerne og øvrige målgrupper skal kunne kommunisere med kommunen i relevante kanaler som er enkle å benytte.

Styrke internkommunikasjonen

Oslo kommune skal styrke og utvikle sin internkommunikasjon. God internkommunikasjon krever prioritering, bevissthet og gode verktøy. Oslo kommunes internkommunikasjon skal gi enklere og mer effektive arbeidsprosesser, bedre flyt av kunnskap og kompetanse, samt bygge kultur og fellesskap på tvers av organisasjonen.

God internkommunikasjon bidrar til et bedre arbeidsmiljø når mål og retning er tydelig formidlet til alle, og ansatte er inkludert og informert om prosesser og beslutninger.

Internkommunikasjon skal være tilrettelagt for at ansatte enkelt kan kommunisere basert på kompetanse, faginteresse og prosjekt. Oslo kommune skal øke kunnskapen blant ledere og ansatte om verdien av god internkommunikasjon, for å øke fagfeltets prioritering i kommunen.

Kommunikasjon integreres i beslutnings- og arbeidsprosesser

Kommunikasjon skal være et strategisk virkemiddel på lik linje med andre virkemidler, en integrert del av beslutnings- og arbeidsprosesser og en naturlig del av all planlegging i kommunen. Det betyr at kommunen skal ta hensyn til at beslutninger og handlinger skal kommuniseres, og at kommunikasjonsfaglige vurderinger gjøres i forkant av beslutninger.

Digitaliseringen påvirker både samfunnet og arbeidsprosessene. Både innbyggere og ansatte har nye og større forventninger til digitale verktøy og tjenester kommunen leverer. Dette vil påvirke utvikling av nye tjenester og fleksibilitet i arbeidsformer. Ved utvikling eller anskaffelse av interne verktøy og tjenester skal de ansattes behov avdekkes og vektlegges.

Kommunikasjonsfaglige vurderinger av beslutninger, arbeidsprosesser og rutiner, vil kreve mer av både ledere og kommunikasjonsmedarbeidere. Ledere skal sørge for at organisasjonen innehar tilstrekkelig og riktig kommunikasjonsfaglig kompetanse.

Styrke et felles drifts-/ kompetansemiljø for kommunikasjon

Det skal utredes om kommunen kan utnytte ressursene bedre ved samordning av ressurser som kan komme alle virksomhetene til gode. Det må vurderes etablert et drifts-/ fagmiljø bestående av tjenester og kompetanse det er hensiktsmessig å utvikle og beholde internt i kommunen, og som er nyttig for flere av kommunens virksomheter.

Det skal i denne sammenheng også identifiseres hvilke kommunikasjonsverktøy, tjenester og hva slags kompetanse som kommer flest virksomheter til gode og som er mest hensiktsmessig å bygge opp.

Saksdokumenter og vedtak

Saksfremstilling og vedtak: byrådssak 1091/18 (eInnsyn PDF 3,2MB)

Mandat: byrådssak 1026/17 (eInnsyn PDF 1,5MB)