Informasjonspolitikk for Oslo kommune
Hovedintensjonene fra bystyremelding nr. 2/1998 er videreført i denne saken:
- Informasjon fra Oslo kommune skal være tilgjengelig 24 timer i døgnet.
- Informasjon fra Oslo kommune skal være målgruppeorientert.
- Informasjon skal være en integrert og naturlig del av Oslo kommunes forvaltning og et styringsverktøy på lik linje med fagområder som økonomi, jus osv.
- Godt informasjonsarbeid skal understøtte virksomhets- og konserntanken og gi mer effektiv utnyttelse av ressursene.
Informasjonspolitikken for Oslo kommune skal realiseres gjennom syv prinsipper:
- I Oslo kommune er informasjon et lederansvar.
- Ansatte på alle nivåer i Oslo kommune har ansvar for å holde seg informert og for å dele informasjon med andre.
- Oslo kommune skal aktivt informere om sin virksomhet og gjøre informasjon lett tilgjengelig.
- Oslo kommunes informasjon skal være målrettet, brukervennlig og relevant.
- Oslo kommunes informasjon skal være rask, åpen, samordnet og korrekt.
- Oslo kommune skal i design og profil være helhetlig og profesjonell.
- Oslo kommunes kriseinformasjon skal være profesjonell, hurtig og samordnet.
Kapittel 1 Organisering, lover og regelverk
Kommunelovens § 4 fra 1992 forplikter kommunene til aktivt å informere om sin virksomhet: ”Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.”
Bystyret fattet 29.05.2002 i sak 206 vedtak som tydeliggjør lederes rett og plikt til å informere og å delegere informasjonsoppgavene i sin virksomhet: ”Den ansvarlige leder for virksomheter i Oslo kommune (etater, bedrifter* og bydeler) har rett og plikt til å gi opplysninger på vegne av sin institusjon. Lederen har ansvar for at denne oppgaven delegeres i tilstrekkelig grad, slik at det blir mulig å gi korrekt og fyldestgjørende informasjon fra alle organer innen kommunen. Alle kommunens medarbeidere kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsområde. Det må gjøres klart hva som er faktisk informasjon i tjenestes medfør, og hva som er personlige synspunkter som ikke binder kommunen eller vedkommende organ. Byrådets leder har generell fullmakt til å gi informasjon innen hele det kommunale arbeids- og ansvarsområdet. De enkelte byråder har fullmakt til å gi informasjon innen sine ansvarsområder. De har ansvar for å delegere denne oppgaven i den utstrekning det er mulig og nødvendig.” (*ikke lenger en organisatorisk enhet i kommunen)
Det vises ellers til gjeldende* lovverk, (*oppdatert lovverk, vedtak og dokumenter vil framgå av veilederen) vedtak og dokumenter knyttet til offentlighet og åpenhet:
- Offentlighetsloven og forvaltningsloven
- Bystyrevedtak 297/01 og påfølgende Rundskriv nr. 51/01 etter Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv ”Om ytringsfridom og lojalitetsplikt for tilsette i kommunar og fylkeskommunar”.
- Byrådssak 1132/2003, ”Veiledning til regler om offentlighet i Oslo kommune - organisatoriske bestemmelser”.
- Rundskriv nr. 24/2003, Regler om offentlighet i Oslo kommune.
- Byrådssak 1295/05, Personalpolitisk strategi for Oslo kommune.
- Byrådssak 1039/07, Vær åpen-plakat.
Byrådslederens avdeling/Informasjonsseksjonen i Byrådslederens avdeling er kommunens sentrale fagenheter innenfor informasjonsområdet. Til funksjonen ligger blant annet informasjons- og mediefaglig rådgivning overfor kommunens virksomheter.
Alle virksomheter skal iverksette kommunens informasjonspolitikk.
Bevisst informasjonssatsing vil gi bedre service, mer effektive tjenester, flere fornøyde brukere og økonomiske besparelser.
Denne saken gir ingen direkte økonomiske utgifter for kommunen. Det forutsettes at eventuelle nye informasjonstiltak og endringer av gjeldende informasjonsrutiner gjennomføres innenfor den enkelte virksomhets budsjett.
Byrådet mener det bør utarbeides en veileder til ”Informasjonspolitikk for Oslo kommune”. En slik veileder vil være et viktig virkemiddel for å sikre at intensjonene i hoveddokumentet blir fulgt opp.
De kommunale foretakene omfattes av kommunens informasjonsvirksomhet, men har en mer selvstendig stilling enn etater og bydeler. Aksjeselskaper som er helt eller delvis eid av kommunen, er formelt ikke en del av kommunen og omfattes ikke av dette dokumentet.
Kapittel 2 Strategier og føringer
2.1 Overordnede føringer
Denne saken betegnes som en informasjonspolitikk, men handler både om å informere (enveis) og å kommunisere (toveis).
God og oppdatert informasjon om tjenestetilbud, rettigheter og muligheter er avgjørende for å innfri publikums forventninger og krav.
Informasjon må være målrettet og i tråd med kommunens verdigrunnlag.
Informasjon må kvalitetssikres i innhold og utforming slik at brukerne både forstår og kan ha nytte av den.
Kommunen skal legge til rette for dialog med brukergrupper som vil bli særlig berørt av kommunale vedtak, eller med andre grupper når situasjon og tidspunkt tilsier det.
Kommunen skal gjøre informasjon tilgjengelig også for målgrupper og brukere som på grunn av funksjonshemminger eller av andre årsaker, har behov for at informasjonen tilrettelegges for dem.
Kommunens informasjonsarbeid skal ta hensyn til at Oslo er et flerkulturelt samfunn. Dette skal gjenspeiles i at kommunen kjenner sine målgrupper og at informasjon
tilrettelegges ut fra målgruppenes og brukernes behov og situasjon.
Kommunens visuelle uttrykk skal følge bestemmelsene i designhåndboken.
Via Internett skal kommunen gjøre informasjon tilgjengelig på en enkel og oversiktlig måte.
God intern informasjon og dialog er en del av kommunens informasjonsstrategi og en forutsetning for god, samordnet og effektiv ekstern informasjon.
Intern informasjon er et lederansvar og skal omfatte alle nivåer både internt i en virksomhet og på tvers av sektorgrensene i Oslo kommune, når dette er nødvendig.
Informasjons- og erfaringsdeling på tvers av sektorgrensene er viktig for å understøtte konserntanken og for å møte nye informasjonsutfordringer.
Kommunen skal jevnlig evaluere sine informasjonstiltak.
Kommunens informasjonsmiljø skal ha nær kontakt og dialog med andre informasjonsmiljøer for å diskutere felles faglige utfordringer. Det er viktig å fange opp nye og store informasjonsutfordringer tidlig for å være godt forberedt.
For å sikre en god og effektiv oppfølging av intensjonene i dette dokumentet, vil ”Informasjonspolitikk for Oslo kommune” bli kommentert i en egen veileder.
2.2 Informasjon i strategier og planer
Prinsippene i denne saken skal nedfelles i virksomhetenes egne planer og tiltak. Det er virksomhetenes selvstendige ansvar til en hver tid å oppdatere og justere informasjonsstrategier og informasjonsplaner.
Aktiviteter på informasjonsområdet skal rapporteres i virksomhetenes årsberetninger.
2.3. Informasjon som strategisk virkemiddel og styringsverktøy
Intern og ekstern informasjon er strategiske virkemidler i kommunens arbeid for å oppfylle overordnede mål.
Informasjon må brukes aktivt på alle nivåer i kommunen og være en naturlig del av saksbehandlingen.
For at informasjonsarbeidet skal ha effekt som virkemiddel og styringsverktøy, betyr det at hver virksomhet må ha kompetanse for å utføre informasjonsfaglige
oppgaver. Kompetanseheving og faglig styrking innenfor informasjonsfaget er et ansvar både for kommunens sentrale ledelse, virksomhetsledelsen og virksomhetens informasjonsansvarlige. Den informasjonsansvarlige må være tilknyttet virksomhetsledelsen, og gis mulighet til å få detaljert og overordnet informasjon om alle saker som vedkommer virksomheten.
Kapittel 3 Åpen og tilgjengelig kommune
3.1 Åpenhet og uttalerett
Åpen debatt og informasjonstilgang er en forutsetning for et levende kommunedemokrati. Alle nivåer i Oslo kommunes organisasjon skal derfor praktisere åpenhet.
Publikum og andre skal ha lett tilgang til informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter.
Den ansvarlige leder av en kommunal virksomhet har rett og plikt til å gi opplysninger på vegne av sin virksomhet. Lederen har ansvar for at denne oppgaven delegeres
i tilstrekkelig grad slik at det blir mulig å gi korrekt, rask og fyllestgjørende informasjon.
Fagrelaterte uttalelser kan gis av alle medarbeidere innenfor eget fagområde.
Kommunens medarbeidere har anledning til å delta i samfunnsdebatten. Det må da framgå at man uttaler seg som privatperson.
3.2 Media
Kommunen skal være bevisst og systematisk i sitt arbeid overfor media. Åpenhet og ”føre var”-holdning og -handling vil ikke bare forebygge spekulasjoner og øke tillit,
men også være ressurssparende.
I krisesituasjoner er det avgjørende at kommunen på en åpen måte gir rask, nøktern, etterrettelig og oppdatert informasjon også gjennom media.
3.3 Inter- og intranett
Gjennom Internett skal kommunen sørge for enkel og oversiktlig tilgang til informasjon. Gjennom intranett skal kommunen ha en felles arena for intern informasjonsutveksling.
Oslo kommunes virksomheter skal benytte kommunens fellessystem for publisering av informasjon på nett. Dette sikrer at kommunen fremstår på en enhetlig måte utad,
og at det fremgår tydelig at det er Oslo kommune som er avsender og tjenesteleverandør. Dette er viktig for kommunens konsernbygging og for den interne informasjonsflyten.
Internett og intranett har blitt svært viktige kanaler for informasjon. Dette bekreftes ved at antall brukere er sterkt økende. Alle kommunale virksomheter må ha et bevisst og proaktivt forhold til bruk av nettet som informasjonskanal. For å sikre rask og tilgjengelig informasjon til brukere, publikum, media og ansatte, skal nettinformasjon alltid vurderes, både på selvstendig grunnlag og i kombinasjon med andre virkemidler.
Den elektroniske informasjonsformidlingen skal være brukerorientert og utformes i samsvar med kommunens bestemmelser om nettdesign. Det skal legges vekt på enkel
og oversiktlig tilgang til virksomhetens tjenester og tilbud.
Kapittel 4 Informasjonsprinsipper for Oslo kommune
Følgende prinsipper legges til grunn for all informasjonsvirksomhet i Oslo kommune:
Prinsipp 1
I Oslo kommune er informasjon et lederansvar.
Dette betyr:
- Den enkelte leder skal følge informasjonspolitikken og sørge for at virksomhetene har informasjonsfaglig kompetanse.
- Informasjon er et strategisk virkemiddel på lik linje med andre virkemidler i kommunen.
- Informasjonsansvaret skal følge linjeprinsippet; den som har ansvaret for en tjeneste, har også ansvaret for å informere om denne tjenesten.
- Informasjon skal være integrert i virksomhetens plan- og styringsdokumenter, og det skal årlig rapporteres om informasjonsarbeidet.
- Informasjon som virkemiddel skal inngå som en naturlig og integrert del i virksomhetenes ledermøter.
Prinsipp 2
Ansatte på alle nivåer i Oslo kommune har ansvar for å holde seg informert og
Dette betyr:
- Ledere skal sørge for at Oslo kommunes informasjonspolitikk er kjent og etterleves.
- Informasjon mellom alle ansatte i Oslo kommune skal være åpen og preget av gjensidig respekt.
- God intern informasjon er en forutsetning for god og samordnet ekstern informasjon.
- Ved større omorganiseringer eller ved større eksterne informasjonstiltak skal det alltid lages en plan for interninformasjon slik at medarbeiderne i egen og andre berørte virksomheter blir informert korrekt.
- Informasjon i linjen må gis begge veier slik at informasjonsutvekslingen blir mest mulig åpen og effektiv.
- Alle ansatte i Oslo kommune skal bidra til den interne informasjonsjonsflyten.
- Informasjon må sikres i den enkelte virksomhets visjon og mål.
Prinsipp 3
Oslo kommune skal aktivt informere om sin virksomhet og gjøre informasjon
Dette betyr:
- Informasjon skal bidra til å sikre publikum innsikt i kommunens saksbehandling på et tidligst mulig tidspunkt.
- Informasjon skal uoppfordret gis så tidlig som mulig i overensstemmelse med prinsippene i offentlighetsloven.
- Alle kommunens virksomheter skal til enhver tid ha oppdatert informasjon om tjenester og tilbud lett tilgjengelig på nett og i de kanaler publikum forventer å finne informasjon.
- Kommunen skal gjøre informasjon tilgjengelig også for målgrupper og brukere som på grunn av funksjonshemminger eller av andre årsaker har behov for at informasjonen tilrettelegges for dem.
Prinsipp 4
Oslo kommunes informasjon skal være målrettet, brukervennlig og relevant.
Dette betyr:
- Oslo kommunes verdier skal gjenspeiles i alt informasjonsarbeid.
- Oslo kommune skal kjenne sine målgrupper og tilrettelegge informasjonen ut fra målgruppenes og brukernes behov.
- Oslo kommune skal gjøre informasjon forståelig, også for grupper med annen språklig eller kulturell bakgrunn enn norsk
- Brukerundersøkelser og evaluering av kommunens informasjonstiltak skal gjennomføres jevnlig.
Prinsipp 5
Oslo kommunes informasjon skal være rask, åpen, samordnet og korrekt.
Dette betyr:
- Oslo kommune skal være en åpen og troverdig kilde for informasjon til innbyggere, brukere og media.
- Offentlighet og meroffentlighet skal praktiseres av alle ansatte i saksbehandlingen slik lover og regelverk forutsetter.
- Kommunen skal legge forholdene til rette for en enkel og effektiv oppfølging av alle henvendelser om innsyn i forvaltningen.
- Alle som henvender seg til Oslo kommune, skal få den nødvendige informasjon uten unødig opphold.
- Informasjon som gis fra kommunens virksomheter, skal i størst mulig grad samordnes med andre berørte virksomheter slik at den framstår korrekt, profesjonell og helhetlig for mottaker.
Prinsipp 6
Oslo kommune skal i design og profil være helhetlig og profesjonell
Dette betyr:
- Oslo kommune skal framstå som en helhetlig organisasjon for brukere, publikum og ansatte.
- Bestemmelsene i Oslo kommunes designhåndbok skal følges. Designhåndbokens bestemmelser ivaretar både konserntanken og virksomhetenes behov for individuell profilering.
- Virksomhetenes nettsteder skal ha det visuelle uttrykket som til en hver tid gjelder for web-området.
Prinsipp 7
Oslo kommunes kriseinformasjon skal være profesjonell, hurtig og samordnet
Dette betyr:
- Kriseinformasjon skal bidra til å skape ro og trygghet og gi råd for hvordan befolkningen bør forholde seg. Ved kriser skal kommunen gi rask, nøktern, etterrettelig og oppdatert faktainformasjon.
- Kriseinformasjon i Oslo kommune er et lederansvar.
- Virksomheten der ansvaret for krisen er forankret, har også ansvaret for å informere om krisen.
- Den som er berørt av en krise, har krav på informasjon fra kommunen.
- Profesjonalitet i kriser oppnås gjennom en godt planlagt kriseinformasjonsberedskap i alle kommunens virksomheter.
- Informasjonsseksjonen i Byrådslederens avdeling har ansvaret for informasjonsformidling og -koordinering fra kommunen dersom kommunens sentrale krisehåndteringsteam etableres, og der andre aktører enn kommunen involveres.