Retningslinjer for sentral representasjon

​​​​​​1. Vedtak om representasjon

1.1 Forretningsutvalget vedtar Oslo kommunes sentrale representasjon.

1.2 Byrådet vedtar byrådets representasjon etter kriterier byrådet selv fastsetter.

1.3 Ordføreren kan vedta å avholde mindre ordførermottakelser innenfor en ramme på kr 65 000. Dette kan være mottakelser som ikke faller innenfor retningslinjer for sentral representasjon.

1.4 Bystyrets sekretariat legger i januar hvert år fram en liste over kommunens faste sentrale arrangementer for forretningsutvalget. Bystyrets sekretariat og Rådhusets forvaltningstjeneste avklarer arrangementene uten egen søknad til forretningsutvalget.

1.5 Forretningsutvalget avgjør tvilstilfeller og klager på forretningsutvalgets vedtak om representasjon.

2. Sentral representasjon i festlokalene

Festlokalene er Rådhushallen, Bankettsalen, Festgalleriet, Munchrommet og Heftyevillaen.

2.1 Oslo kommune kan gi lunsjer, middager og mottakelser når kommunen selv tar initiativ og har en selvstendig vertskapsforpliktelse ved

• spesielle anledninger når kommunen selv inviterer

• statsbesøk o.l. der kommunen som hovedstad påtar seg en vertskapsforpliktelse
• møter i Oslo avholdt av en større organisasjon som Oslo kommune sentralt er medlem av, og der kommunen påtar seg en vertskapsforpliktelse.

2.2 Oslo kommune kan gi mottakelser i tilknytning til kongresser og konferanser ved

• internasjonale kongresser og konferanser med bred internasjonal deltakelse
• konferanser av en viss størrelse som har bred offentlig interesse (norske organisasjoners landsmøte omfattes ikke).

2.3 Oslo kommune kan gi mottakelse i tilknytning til kultur- og idrettsarrangement ved

• Europa- og verdensmesterskap i Oslo

• større internasjonale kultur-/idrettsarrangement av stor betydning for byen

• større internasjonale/nordiske kulturarrangementer hvor Oslo som hovedstad har en særskilt vertskapsforpliktelse

• større nasjonale kulturarrangementer av stor betydning for byen.

2.4 Oslo kommune kan gi mottakelser ved jubileer når

• landsomfattende organisasjoner/ institusjoner feirer jubileer (50, 100, 150, 200 år osv.)

• organisasjoner med særlig tilknytning til Oslo feirer jubileer (100, 150, 200 år osv.)

• kommunens egne etater feirer jubileer (25, 50, 75, 100 år osv.).

2.5 Byrådets representasjon knyttet til oppgaver som er delegert til byrådet, er ikke omfattet av vilkårene i punkt 2.1 til og med 2.4.

3. Bruk av festlokalene

3.1 Forretningsutvalget avgjør all bruk av Rådhushallen, samt søknader om bruk av de øvrige festlokalene fra andre enn bystyrets organer eller byrådet.

3.2 Byrådet avgjør byrådets egen bruk av festlokalene, med unntak av Rådhushallen.

3.3 Ordføreren avgjør bruk av Heftyevillaen. Byrådet avgjør byrådets egen bruk av Heftyevillaen.

3.4 Oslo kommunes bruk av festlokalene

3.4.1 Oslo kommune kan bruke festlokalene til

• kommunens sentrale representasjon
• ordførermottakelser og byrådets representasjon
• bystyret og byrådets egne konferanser og andre særskilte markeringer når Oslo kommune er arrangør eller samarbeidspart
• bystyreutvalgene og bystyregruppene ved helt spesielle anledninger
• gjennomføring av kommunestyrevalg og stortingsvalg
• interne formål for de ansatte i Rådhuset, for eksempel festarrangement for de ansatte.

3.4.2 Munchrommet kan i tillegg benyttes til

• pressekonferanser i de tilfeller der ordfører, byrådet, bystyreutvalg eller bystyregruppene inviterer til pressekonferanse
• vielser.

3.4.3 Heftyevillaen kan i tillegg benyttes til

• bystyreutvalg og bystyregrupper
• kommunens etater og virksomheter
• vielser.

3.5 Andres bruk av festlokalene

3.5.1 Forretningsutvalget kan gi tillatelse til bruk

• til større nasjonale institusjoner til middager i anledning jubileer (100, 150, 200 år osv.)
• i forbindelse med festmøter og andre tilstelninger som har en slik offentlig eller kommunal interesse at det er naturlig at festlokalene blir benyttet
• etter forespørsel fra nasjonal myndighet. (Storting, regjering og Statsforvalter)
• etter forespørsel fra et annet lands ambassade.

3.5.2 Arrangøren skal i ovennevnte tilfeller (3.5) refundere Oslo kommune etter særskilte satser som er basert på selvkost. Dette gjelder også ved festmøter hvor kommunen inviterer til påfølgende mottakelse.

3.6 Utleie av festlokalene

3.6.1 Forretningsutvalget kan gi tillatelse til utleie når forretningsutvalget av helt spesielle grunner mener at dette er viktig for byen eller nasjonen. Utleie gjelder mottakelser, middager, lunsjer og festmøter. Rådhusets forvaltningstjeneste utarbeider egne satser for leie og servering ved utleie.

3.6.2 Ordføreren kan gi tillatelse til utleie av Heftyevillaen til frivillige organisasjoner som har en tilknytning til stedet gjennom stedets kulturelle verdi eller naturlig har tilknytning til området.

3.7 Begrensninger på bruken av festlokalene

3.7.1 Festlokalene kan ikke leies ut til privatpersoner.

3.7.2 Festlokalene skal ikke benyttes i utstillingssammenheng.

3.7.3 Festlokalene skal som hovedregel ikke benyttes til konsertformål.

3.7.4 Festlokalene skal ikke benyttes til politiske markeringer eller religiøse møter.

3.7.5 Arrangøren skal som hovedregel ikke ta inngangspenger til arrangementet. Ved særskilte arrangementer tillates at arrangøren dekker selvkost ved egenandel.

3.7.6 Kommersielle arrangementer er ikke tillatt. Unntak kan gjøres i helt spesielle tilfeller, hvor dette er begrunnet ut fra hensynet til kommunens eller nasjonens interesser.

3.7.7 Bruk av reklame eller sponsorlogoer er ikke tillatt.

3.7.8 Sentral representasjon i lokalene skal som hovedregel ikke skje på bystyredager, lørdag, søndag, eller helligdager. I forbindelse med avviklingen av sommerferie skal det som hovedregel være tre sammenhengende arrangementsfrie uker.

3.7.9 Prisutdelinger i Oslo rådhus skal som et utgangspunkt være forbeholdt Oslo kommunes egne priser. Unntak kan gjøres i helt spesielle tilfeller, hvor dette er begrunnet ut ifra hensynet til kommunens eller nasjonens interesser. Forespørsler om pris eller medaljeutdeling i Oslo rådhus skal forelegges forretningsutvalget, eventuelt ordføreren.

3.7.10 Festlokalene skal ikke benyttes til innspilling av reklamefilmer eller fotografering i reklameøyemed. Rådhusets forvaltningstjeneste tar stilling til andre forespørsler om filming og fotografering fra sak til sak. Forretningsutvalget tar stilling til tvilstilfeller, samt alle forespørsler som gjelder Rådhushallen.

3.7.11 Rådhusets forvaltningstjeneste utarbeider retningslinjer som gjelder for gjennomføringen av arrangementer i festlokalene.

4. Vertskap i festlokalene

4.1 Ordføreren er som hovedregel vert for alle representasjonsarrangementer i festlokalene vedtatt av forretningsutvalget. Ordføreren ønsker velkommen. Deretter overlates ordet til arrangøren.

4.2 Ved representasjon besluttet av byrådet har byrådet selv vertskapsrollen med mindre byrådet ønsker at ordføreren tar imot gjestene.

5. Bruk av Bystyresalen

5.1 Bystyret, bystyrets organer, Bystyrets sekretariat, byrådet og byrådsavdelingene kan bruke Bystyresalen.

Bruken gjelder også for utdeling av Oslo kommunes egne priser og utmerkelser.

Bystyregruppene kan bruke Bystyresalen til interne møter eller møter med andre folkevalgte.

Ungdommens bystyremøte kan bruke Bystyresalen.

Bystyret og bystyrets organer har fortrinnsrett til bruk av Bystyresalen.

5.2 Ordføreren eller forretningsutvalget avgjør alle forespørsler fra andre om bruk av Bystyresalen.

6. Bruk av ordførerkjede og representasjonsnål

6.1 Ordføreren kan bære Oslo kommunes ordførerkjede i representasjonssammenheng. Kjedet bæres i Rådhuset. Ved helt særskilte begivenheter i byen kan ordføreren velge å bære kjedet også utenfor Rådhuset.

6.2 Representasjonsnålen tildeles forretningsutvalgets medlemmer, byrådets medlemmer og bystyreutvalgenes ledere og -nestledere. Nålen kan bæres i representasjonssammenheng både i og utenfor Rådhuset.

7. Sentral representasjon ved internasjonale besøk til Oslo kommune

Ved internasjonale besøk til Oslo kommune knyttet til temaer hvor byrådet har delegerte fullmakter, er byrådet vertskap.

Ved besøk på folkevalgt nivå skal byrådet legge til rette for at en eller flere representanter for bystyret også kan ta imot gjestene når det er naturlig.

Bystyret holdes informert om internasjonale besøk på folkevalgt nivå.

8. Flagging ved Oslo rådhus

8.1 Forretningsutvalget treffer vedtak om flagging ved Oslo rådhus.

8.2 Toppflagget på festbygget er Rådhusets offisielle flaggstang. Den er forbeholdt det norske flagget.

9. Sentral representasjon på plassene rundt Rådhuset

(Rådhusplassen, Kronprinsesse Märthas plass, Borggården, Fridtjof Nansens plass)

9.1 I forbindelse med arrangementer på plassene rundt Rådhuset skal det i behandling av søknaden avklares med arrangøren om det er ønskelig at representanter fra bystyret eller byrådet skal ha en vertskapsrolle.

9.2 Vertskapsrollen vil innebære at representanten for Oslo kommune ønsker velkommen. Deretter overlates ordet til arrangørens vertskap.

10. Sentral representasjon ved åpning av større kommunale bygg og anlegg

10.1 Ordfører, forretningsutvalgets medlemmer, samt leder- og nestleder av relevante fagutvalg skal inviteres til kommunale åpnings- og innvielsesarrangementer som er viktige for byen. Byrådet avgjør selv sin representasjon.

10.2 Byrådet legger fram for forretningsutvalget halvårlige oversikter over planlagte åpninger og innvielser av større kommunale bygg og anlegg.

10.3 Ordføreren kan, som kommunens fremste folkevalgte, ha en særskilt rolle i arrangementene.

11. Sentral representasjon ved kongelige besøk i Oslo

11.1 Ordføreren tar imot kongelige besøkende til Oslo rådhus. Ordføreren ledsager de kongelige i Rådhuset og tar avskjed.

11.2 Ordføreren er Oslo kommunes kontaktpunkt og vertskap for Kongefamilien. Ordføreren koordinerer og formidler invitasjoner til Kongehuset på vegne av Oslo kommune.

11.3 Ordføreren koordinerer Oslo kommunes rolle ved kongelige besøk i Oslo. Ordføreren har vertskapsrollen sammen med lokal arrangør, hvis ikke annet er spesielt avtalt.

11.4 Ved kongelige besøk til Oslo kommunes bydeler, etater, foretak og anlegg har Oslo kommune ved ordføreren som hovedregel vertskaps-/og koordineringsrollen, hvis ikke annet er spesielt avtalt. Ordføreren informerer byrådsleder om besøkene.

12. Ikrafttredelse

12.1 Retningslinjene trer i kraft fra det tidspunkt forretningsutvalget fatter vedtaket. Fra samme dato oppheves retningslinjene vedtatt 04.02.2013, sak 50 med endring 27.03.2023, sak 85.