Reglement for valgstyret og samevalgstyret

Reglement for valgstyret

1. Grunnlag og sammensetning

Valgstyret er opprettet etter valglovens § 4-5 og kommuneloven § 5-7.

Valgstyret er opprettet for den kommunale valgperioden.

I det konstituerende møtet velger bystyret medlemmer og varamedlemmer til valgstyret. Ordføreren er valgstyrets leder. Nestleder skal komme fra det største opposisjonspartiet. De øvrige medlemmene velges blant bystyrets medlemmer.

Bystyregrupper som bare har ett varamedlem til valgstyret, kan i tillegg velge ett ekstra varamedlem.

Valget foregår som avtalevalg etter kommuneloven § 7-7.

2. Valgstyrets ansvar og oppgaver

Valgstyrets oppgaver og ansvar følger av kommuneloven og valgloven med forskrifter.

2.1 Ansvar

Valgstyret har det overordnede ansvar for den formelle og praktiske tilretteleggingen og gjennomføringen av stortingsvalg, kommunestyrevalg, valg til bydelsutvalg og folkeavstemninger.

Valgstyret kan, i saker som ikke er av prinsipiell betydning, delegere myndighet til lederen av valgstyret eller direktøren i Bystyrets sekretariat.

2.2 Valgstyrets oppgaver

Manntall

Valgstyret skal selv

• vedta frist for å kreve et eksemplar av manntallet

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• legge ut manntallet til offentlig ettersyn
• kunngjøre når og hvor manntallet legges ut
• opplyse om hvordan velgere skal gå frem for å få rettet feil i manntallet
• føre inn velgere og gjøre rettinger i manntallet

Listeforslag

Valgstyret skal selv

• vedta frist for å melde fritak fra listeforslag
• godkjenne eller forkaste listeforslag ved stortingsvalg, kommunestyrevalg og valg til bydelsutvalg

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• kontrollere at listeforslag oppfyller kravene i valgloven
• legge ut listeforslag til offentlig ettersyn etter hvert som de kommer inn
• gi melding til samtlige kandidater på listeforslagene om at de er satt opp på et listeforslag og opplyse om retten til å bli fritatt fra å stå på listen
• kunngjøre overskriftene på de godkjente valglistene og legge de ut til offentlig ettersyn

Stemmesedler

Valgstyret skal selv

• vedta frist for partiene å kreve et antall stemmesedler
• vedta utformingen av stemmesedlene til valg til bydelsutvalg

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• trykke stemmesedler til alle valg

Stemmegivning

Valgstyret skal selv

• bestemme forhåndsstemmelokaler
• bestemme åpningstidene på forhåndstemmelokalene
• bestemme inndelingen av stemmekretsene i kommunen
• bestemme valglokalene på valgdagen(e)
• bestemme åpningstidene på valglokalene på valgdagen(e)

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• kunngjøre når og hvor velgerne skal stemme
• orientere Valgdirektoratet innen 31. mai om kommunen har valglokaler som velgerne ikke kan ta seg inn i uten hjelp
• orientere sentral matrikkelmyndighet innen 31. mars om endringer i stemmekretsinndelingen
• sende forhåndsstemmegivninger til riktig kommune

Valgmateriell

Valgstyret skal selv

• fastsette skriftlige rutiner for forsegling, oppbevaring og transport av valgmateriell i alle faser av valggjennomføringen i kommunen
• fastsette skriftlige rutiner for tømming av urner i hele stemmeperioden

Elektronisk valggjennomføringssystem

Valgstyret skal selv

• beslutte om kommunen skal bruke et elektronisk manntall eller et papirmanntall på valgtinget

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• registrere opplysninger inn i det elektroniske valggjennomføringssystemet
• orientere Valgdirektoratet innen 31. mai om hvilken type manntall kommunen skal bruke

Valgoppgjør

Valgstyret skal selv bestemme

• hvor stemmesedlene skal telles opp
• bestemme om andre opptelling skal skje manuelt eller maskinelt
• behandle forkastelser
• kontrollere gjennomføringen av stortingsvalg, kommunestyrevalg, valg til bydelsutvalg
• foreta valgoppgjør og fordele representantplasser til kandidatene på listen
• kåre den representanten som får utjevningsmandatet i valgdistriktet ved stortingsvalg
• behandle klager

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• godkjenne stemmesedler lagt i stemmeseddelkonvolutt
• gjennomføre opptellingen av stemmesedler
• registrere personstemmer som velgerne har gitt på stemmesedlene
• føre protokoll over forberedelsene og gjennomføringen av valget i kommunen
• føre protokoll over valgoppgjøret ved stortingsvalg, kommunestyrevalg og valg til bydelsutvalg
• kunngjøre protokollene
• sende en kopi av protokollen fra stortingsvalget til Stortinget
• informere valgte representanter og vararepresentanter til Stortinget om valget
• utstede fullmakter til alle valgte stortingsrepresentanter og vararepresentanter og sende fullmaktene til Stortinget

Nytt valgoppgjør

Valgstyret skal selv

• foreta nytt valgoppgjør for Stortinget, bystyret og bydelsutvalgene

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• informere den nye representanten eller vararepresentanten om valget

Høringer

Valgstyret skal selv

• gi uttalelser til høringer som gjelder valgloven, valgforskriften eller andre forhold knyttet til den praktiske valggjennomføringen

2.3 Delegert myndighet fra bystyret til valgstyret

Valgstyret er delegert myndighet fra bystyret til å bestemme inndelingen av stemmekretser i kommunen.

2.4 Innstilling til bystyret fra valgstyret

Valgstyret innstiller til bystyret i følgende saker

• beslutning om det skal avholdes to valgdager
• godkjenning av kommunestyrevalget og valg til bydelsutvalg

3. Saksbehandlingen i valgstyret

For valgstyret gjelder følgende saksbehandlingsregler, hvis ikke annet er bestemt ved lov:

3.1 Møte

Valgstyret behandler sine saker i møter.

Valgstyrets møter skal som hovedregel holdes ved at medlemmene møtes fysisk.

Valgstyret fastsetter selv sin møteplan. Møter holdes ellers når

a) valgstyrets leder mener det er nødvendig

b) minst 1/3 av medlemmene krever det

Møtene ledes av valgstyrets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Alle medlemmer av valgstyret kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

3.2 Innkalling og saksliste

Valgstyrets leder setter opp saksliste for hvert enkelt møte (kml § 11-3). Innkalling til møtet skal sendes valgstyrets medlemmer med rimelig varsel. lnnkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skalsettespå sakslisten hvis minst 1/3 av valgstyrets medlemmer krever det.

Valgstyrets møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kml. § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.

Valgstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Valgstyret kan fatte vedtak eller gi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan valgstyret fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

3.3 Vedtaksførhet og avstemninger

Valgstyret kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

3.4 Utforming av forslag, vedtak og merknader

Valgstyrets medlemmer kan sette frem forslag til saker på saksliste. Forslag til behandling i valgstyret skalsendesinn i Politikk Oslo.

Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i valgstyret skal så langt som mulig være selvforklarende.

Bystyregruppene representert i valgstyret kan fremme merknader til saker valgstyret har til behandling. Merknader kan benyttes for å begrunne og presisere forslag, klargjøre hva det er enighet eller uenighet om i utvalget, eller markere særlig viktige sider ved en sak. Merknadene bør utformes konkret og være spesifikke for saken de gjelder.

Merknader som får tilslutning fra et flertall i utvalget, skal følges opp av Bystyrets sekretariat eller byrådet.

3.5 Møtebok

Det skal føres møtebok for valgstyrets møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om

1. tid og sted for møtet
2. hvem som møtte, og hvem som var fraværende
3. hvilke saker som ble behandlet
4. hvilke vedtak som ble truffet/hvilke innstillinger som ble gitt
5. voteringsresultat

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av valgstyret er inhabilt.

3.6 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i valgstyrets møter, dersom ikke noe annet følger av denne bestemmelsen.

Møter i valgstyret skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for allmenn heten gjennom strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Valgstyret skal vedta å lukke møtet ved behandling av sak som innehelder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Valgstyret kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt

1. hensynet til personvern krever at møtet lukkes
2. hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument

Valgstyret eller møteleder kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak tilgjengeliggjøres i ettertid.

3.7 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer, møtende varamedlemmer og ordføreren kan være til stede i lukket møte.

Møtesekretæren og eventuelt andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken, kan være til stede.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

3.8 Fjernmøter

Dersom bystyret har besluttet det kan valgstyrets møter holdes som digitale fjernmøter når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter pkt. 3.6 annet avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

3.9 Inhabilitet

For valgstyrets medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven når de behandler saker i valgstyret.

Utvalgets medlemmer bør så snart som mulig be sekretariatet om å få sin habilitet vurdert. Utvalget treffer beslutning om inhabilitet i den enkelte sak.

4. Forfall. Innkalling av varamedlemmer

Bystyregruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til valgstyrets møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bystyregruppene har ansvaret for å varsle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

5. Arbeidsgrupper

Valgstyret kan sette ned en arbeidsgruppe for å forberede innstillingen til en sak som valgstyret skal behandle.

En arbeidsgruppe skal oppnevnes blant valgstyrets faste medlemmer. Arbeidsgruppen skal normalt ha en representant fra hver gruppe i valgstyret. Bystyregrupper som ikke er representert i valgstyret kan inviteres til å delta i arbeidsgruppen.

Arbeidsgruppen kan arrangere seminarer, befaringer og studiereiser.

6. Sekretariat og protokoll

Bystyrets sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonene for valgstyret.

Sekretariatet skal gi faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at valgstyret kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte.

Møtebok fra valgstyrets møter føres av Bystyrets sekretariat.

7. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft fra vedtaksdato.

Frasamme tidspunkt oppheves Reglement for valgstyret vedtatt 30.08.2023.

2. Fra vedtaksdato oppheves delegasjonsvedtak gitt av bystyret i sak 196 av 2001, sak 42 av 2003 og sak 57 av 2005 og delegasjoner gitt av valgstyret i sak 7, 13 og 45 av 2003.

3. Fra vedtaksdato oppheves § 8 om godtgjøring for stemmestyrene i Forskrift om folkevalgtes rett til godtgjøring og velferdsgoder i Oslo kommune. Gjeldende paragrafer 9-18 blir nye paragrafer 8-17.

Reglement for samevalgstyret

1. Grunnlag og sammensetning

Samevalgstyret er opprettet etter forskrift om valg til Sametinget§ 17 (1) og kommuneloven § 5-7.

Samevalgstyret er opprettet for den kommunale valgperioden.

Samevalgstyrets medlemmer og varamedlemmer skal være de samme som valgstyrets medlemmer og varamedlemmer. Ordføreren er samevalgstyrets leder. Valgstyrets nestleder er også samevalgstyrets nestleder.

2. Samevalgstyrets ansvar og oppgaver

Samevalgstyrets oppgaver og ansvar følger av forskrift om valg til Sametinget.

2.1 Ansvar

Samevalgstyret har det overordnede ansvaret for den praktiske tilretteleggingen og gjennomføringen av sametingsvalget i Oslo. Samevalgstyret i Oslo er også opptellingsvalgstyre for Sør-Norge valgkrets.

Samevalgstyret kan, i saker som ikke er av prinsipiell betydning, delegere myndighet til lederen av samevalgstyret eller direktøren i Bystyrets sekretariat.

2.2 Samevalgstyrets oppgaver

Sametingets valgmanntall

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• legge ut sametingets valgmanntall til offentlig ettersyn
• opplyse om hvordan velgere skal gå frem for å få rettet feil i valgmanntallet
• kunngjøre når og hvor valgmanntallet legges ut

Valgmateriell

Samevalgstyret skal selv​​​​​​​

• fastsette skriftlige rutiner for forsegling, oppbevaring og transport av valgmateriell i alle faser av valggjennomføringen i kommunen
• fastsette skriftlige rutiner for tømming av urner i hele stemmeperioden

Stemmegivning

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• kunngjøre når og hvor velgerne skal stemme
• sende forhåndsstemmegivninger til riktig samevalgstyre eller opptellingsvalgstyre

Valgoppgjør

Samevalgstyret skal selv

• kontrollere gjennomføringen av sametingsvalget i Oslo
• behandle klager

​​​​​​​Opptellingsvalgstyret skal selv

• behandle forkastelser
• kontrollere gjennomføringen av sametingsvalget i Sør-Norge valgkrets

• ved nytt valgoppgjør informere valgte representant eller vararepresentant om valget
• ved nytt valgoppgjør utstede fullmakt til valgt representant og vararepresentant og sende fullmaktene til Sametinget
• sende protokoller og klager til Sametingets valgnemnd
• føre protokoll over valgoppgjøret i Sør-Norge valgkrets
• føre protokoll over valgoppgjøret til sametingsvalget i Oslo
• gjennomføre andre opptelling av stemmesedler fra kommuner i Sør-Norge valgkrets med flere enn 30 i sametingets valgmanntall
• gjennomføre første og andre opptelling av forhåndsstemmer fra alle kommuner med færre enn 30 i sametingets valgmanntall
• gjennomføre opptelling av stemmesedler fra sametingsvalget i Oslo
• godkjenne stemmesedler lagt i stemmeseddelkonvolutt
• etter pålegg fra Sametinget, foreta nytt valgoppgjør

Direktøren i Bystyrets sekretariat er delegert myndighet til å

• rette feil ved samevalgstyrenes avgjørelse om å godkjenne og forkaste stemmegivninger og stemmesedler eller feil i samevalgstyrenes opptelling
• foreta valgoppgjør for kretsen og fordele representantplasser til kandidatene på listen

Høringer​​​​​​​

• Samevalgstyret skal selv gi uttalelser til høringer som gjelder forskrift om valg til Sametinget

3. Saksbehandlingen i samevalgstyret

For samevalgstyret gjelder følgende saksbehandlingsregler, hvis ikke annet er bestemt ved lov:

3.1 Møte

Samevalgstyret behandler sine saker i møter.

Samevalgstyrets møter skal som hovedregel holdes ved at medlemmene møtes fysisk.

Samevalgstyret fastsetter selv sin møteplan. Møter holdes ellers når

1. samevalgstyrets leder mener det er nødvendig
2. minst 1/3 av medlemmene krever det

Møtene ledes av samevalgstyrets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Alle medlemmer av samevalgstyret kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

3.2 Innkalling og saksliste

Samevalgstyrets leder setter opp saksliste for hvert enkelt møte (kml § 11-3). Innkalling til møtet skal sendes samevalgstyrets medlemmer med rimelig varsel. lnnkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skalsettespå sakslisten hvis minst 1/3 av samevalgstyrets medlemmer krever det.

Samevalgstyrets møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kml. § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.

Samevalgstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Samevalgstyret kan fatte vedtak eller gi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan samevalgstyret fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

3.3 Vedtaksførhet og avstemninger

Samevalgstyret kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

3.4 Utforming av forslag, vedtak og merknader

Samevalgstyrets medlemmer kan sette frem forslag til saker på saksliste. Forslag til behandling i samevalgstyret skal sendes inn i Politikk Oslo.

Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i samevalgstyret skal så langt som mulig være selvforklarende.

Bystyregruppene representert i samevalgstyret kan fremme merknader til saker samevalgstyret har til behandling. Merknader kan benyttes for å begrunne og presisere forslag, klargjøre hva det er enighet eller uenighet om i utvalget, eller markere særlig viktige sider ved en sak. Merknadene bør utformes konkret og være spesifikke for saken de gjelder.

Merknader som får tilslutning fra et flertall i utvalget, skal følges opp av Bystyrets sekretariat eller byrådet.

3.5 Møtebok

Det skal føres møtebok for samevalgstyrets møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om

1. tid og sted for møtet
2. hvem som møtte, og hvem som var fraværende
3. hvilke saker som ble behandlet
4. hvilke vedtak som ble truffet/hvilke innstillinger som ble gitt
5. voteringsresultat

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av samevalgstyret er inhabilt.

3.6 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i samevalgstyrets møter, dersom ikke noe annet følger av denne bestemmelsen.

Møter i samevalgstyret skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for allmenn heten gjennom strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Samevalgstyret skal vedta å lukke møtet ved behandling av sak som innehelder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Samevalgstyret kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt

1. hensynet til personvern krever at møtet lukkes
2. hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Samevalgstyret eller møteleder kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak tilgjengeliggjøres i ettertid.

3.7 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer, møtende varamedlemmer og ordføreren kan være til stede i lukket møte.

Møtesekretæren og eventuelt andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken, kan være til stede.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

3.8 Fjernmøter

Dersom bystyret har besluttet det kan samevalgstyrets møter holdes som digitale fjernmøter når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter pkt. 3.6 annet avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

3.9 Inhabilitet

For samevalgstyrets medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven når de behandler saker i samevalgstyret.

Utvalgets medlemmer bør så snart som mulig be sekretariatet om å få sin habilitet vurdert. Utvalget treffer beslutning om inhabilitet i den enkelte sak.

4. Forfall. Innkalling av varamedlemmer

Bystyregruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til same valgstyrets møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bystyregruppene har ansvaret for å varsle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkallesiden nummerorden de er valgt.

5. Sekretariat og protokoll

Bystyrets sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonene for samevalgstyret.

Sekretariatet skal gi faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at samevalgstyret kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte.

Møtebok fra samevalgstyrets møter føres av Bystyrets sekretariat.

6. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft 18.12.2024.

Frasamme tidspunkt oppheves Reglement for samevalgstyret vedtatt 30.08.2023.