Reglement for valgstyret og samevalgstyret

Reglement for valgstyret

1. Grunnlag og sammensetning

Valgstyret er opprettet etter valglovens § 4-1 og kommuneloven § 5-7.

Valgstyret er opprettet for den kommunale valgperioden.

I det konstituerende møtet velger bystyret et valgstyre med inntil 15 medlemmer med varamedlemmer. Ordføreren er valgstyrets leder og leder av det største opposisjonspartiet er valgstyrets nestleder. De øvrige medlemmene velges blant bystyrets medlemmer.

Bystyregrupper som bare har ett varamedlem, kan i tillegg velge et ekstra varamedlem.

Valget foregår etter avtalevalgprinsippet.

2. Valgstyrets ansvar og oppgaver

Valgstyrets oppgaver og ansvar følger av kommuneloven og valgloven med forskrifter.

2.1 Ansvar

Valgstyret har det overordnede ansvar for den formelle og praktiske tilrettelegging og gjennomføring av stortingsvalg, kommunestyrevalg, valg til bydelsutvalg og folkeavstemninger.

Valgstyret skal ta stilling til organiseringen og arbeidsdelingen mellom valgstyret og administrasjonen i valggjennomføringen.

2.2 Valgstyrets oppgaver

Listeforslag

• Vedta frist for å søke fritak fra listeforslag.

• Godkjenne listeforslag ved stortingsvalg, kommunestyrevalg og valg til bydelsutvalg.
• Legge ut godkjente listeforslag til offentlig ettersyn.

Manntall

• Vedta frist for å kreve et eksemplar av manntallet.

• Legge ut manntallet til offentlig ettersyn.

• Føre inn velgere og gjøre rettinger i manntallet.

Stemmesedler

• Vedta frist for partiene å kreve et antall stemmesedler.

• Trykke stemmesedler til alle valg.

Stemmegivning

• Vedta inndelingen av stemmekretsene i kommunen.
• Bestemme hvor og når stemmegivningen skal foregå ved forhåndsstemmegivningen og på valgdagen(e).
• Oppnevne stemmestyrer ved alle stemmesteder.
• Vedta frist for å søke om stemmegivning hjemme.

Valgoppgjør

• Vedta opptellingsmåten i valggjennomføringen.
• Prøve og godkjenne stemmegivninger.
• Behandle forkastelser.
• Føre protokoll i forbindelse med forberedelse og gjennomføring av valg.
• Foreta valgoppgjør og fordele representantplasser til kandidatene på listen.
• Behandle klager ved valgene.

Høringer

• Avgi høringsuttalelse som gjelder valgloven, valgforskriften eller andre forhold knyttet til den praktiske valggjennomføringen.

2.3 Valgstyret innstiller til bystyret i følgende saker:

• beslutning at det skal avholdes to valgdager

• godkjenning av kommunestyrevalget og valg til bydelsutvalg

• søknader/deltakelse i forsøk

2.4 Saker valgstyret kan delegere

Valgstyret kan, i saker som ikke er av prinsipiell betydning, delegere myndighet til lederen av valgstyret eller direktøren i Bystyrets sekretariat.

Arbeidsgiveransvaret for stemmestyret og stemmemottakere under forhåndsstemmegivningen og valgdagene er delegert til direktøren i Bystyrets sekretariat.

3. Saksbehandlingen i valgstyret

For valgstyret gjelder følgende saksbehandlingsregler, hvis ikke annet er bestemt ved lov:

3.1 Møte

Valgstyret behandler sine saker i møter.

Valgstyrets møter skal som hovedregel holdes ved at medlemmene møtes fysisk.

Valgstyret fastsetter selv sin møteplan. Møter holdes ellers når

a) valgstyrets leder mener det er nødvendig

b) minst 1/3 av medlemmene krever det

Møtene ledes av valgstyrets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Alle medlemmer av valgstyret kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

3.2 Innkalling og saksliste

Innkalling til møtet skal sendes valgstyrets medlemmer med rimelig varsel. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av valgstyrets medlemmer krever det.

Valgstyrets møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kml. § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.

Valgstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Valgstyret kan fatte vedtak eller avgi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan valgstyret fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

3.3 Vedtaksførhet og avstemninger

Valgstyret kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har

vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

3.4 Utforming av forslag, vedtak og merknader

Valgstyrets medlemmer kan sette frem forslag til saker på saksliste. Forslag til behandling i valgstyret skal sendes inn i Politikk Oslo.

Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i valgstyret skal så langt som mulig være selvforklarende.

Bystyregruppene representert i valgstyret kan fremme merknader til saker valgstyret har til behandling. Merknader kan benyttes for å begrunne og presisere forslag, klargjøre hva det er enighet eller uenighet om i utvalget, eller markere særlig viktige sider ved en sak. Merknadene bør utformes konkret og være spesifikke for saken de gjelder.

Merknader som får tilslutning fra et flertall i utvalget, skal følges opp av Bystyrets sekretariat eller byrådet.

3.5 Møtebok

Det skal føres møtebok for valgstyrets møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om:

a) tid og sted for møtet,

b) hvem som møtte, og hvem som var fraværende,

c) hvilke saker som ble behandlet,

d) hvilke vedtak som ble truffet/hvilke innstillinger som ble avgitt,

e) voteringsresultat.

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av valgstyret er inhabilt.

3.6 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i valgstyrets møter, dersom ikke noe annet følger av denne

bestemmelsen.

Møter i valgstyret skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Valgstyret skal vedta å lukke møtet ved behandling av sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Valgstyret kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

a) hensynet til personvern krever at møtet lukkes

b) hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Valgstyret eller møteleder kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak tilgjengeliggjøres i ettertid.

3.7 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer, møtende varamedlemmer og ordføreren kan være til stede i lukket møte.

Møtesekretæren og eventuelt andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken, kan være til stede.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

3.8 Fjernmøter

Dersom bystyret har besluttet det kan valgstyrets møter holdes som digitale fjernmøter når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter pkt. 3.6 annet avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

3.9 Inhabilitet

For valgstyrets medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven når de behandler saker i valgstyret.

4. Forfall. Innkalling av varamedlemmer

Bystyregruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til valgstyrets møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bystyregruppene har ansvaret for å varsle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

5. Arbeidsgrupper

Valgstyret kan sette ned en arbeidsgruppe for å forberede innstillingen til en sak som valgstyret skal behandle.

En arbeidsgruppe skal oppnevnes blant valgstyrets faste medlemmer. Arbeidsgruppen skal normalt ha en representant fra hver gruppe i valgstyret. Bystyregrupper som ikke er representert i valgstyret kan inviteres til å delta i arbeidsgruppen.

Arbeidsgruppen kan arrangere seminarer, befaringer og studiereiser.

6. Sekretariat og protokoll

Bystyrets sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonene for valgstyret.

Sekretariatet skal gi faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at valgstyret kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte.

Møtebok fra valgstyrets møter føres av Bystyrets sekretariat.

7. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft 25.10.2023.

Fra samme tidspunkt oppheves Reglement for valgstyret vedtatt 24.03.2021 med senere endringer.

Reglement for samevalgstyret

1. Grunnlag og sammensetning

Samevalgstyret er opprettet etter forskrift om valg til Sametinget § 17 (1).

Samevalgstyret er opprettet for den kommunale valgperioden.

I det konstituerende møte velger bystyret et samevalgstyre med inntil 15 medlemmer med varamedlemmer. Ordføreren er samevalgstyrets leder og leder av det største opposisjonspartiet er samevalgstyrets nestleder. De øvrige medlemmene velges blant bystyrets medlemmer.

Partigrupper som bare har et varamedlem, kan i tillegg velge et ekstra varamedlem.

Valget foregår etter avtalevalgprinsippet.

2. Samevalgstyrets ansvar og oppgaver

Samevalgstyrets oppgaver og ansvar følger av forskrift om valg til Sametinget.

2.1 Ansvar

Samevalgstyret har det overordnede ansvar for den praktiske tilrettelegging og gjennomføring av sametingsvalget i Oslo. Samevalgstyret er opptellingskommune for Sør-Norge valgkrets.

Samevalgstyret skal ta stilling til organiseringen og arbeidsdelingen mellom samevalgstyret og administrasjonen i valggjennomføringen.

2.2 Samevalgstyrets oppgaver

Samevalgstyrets oppgaver ved gjennomføringen av sametingsvalget i Oslo:

• Legge Sametingets valgmanntall ut til offentlig ettersyn.
• Kunngjøre tid og sted og opplyse om adgangen til og framgangsmåten for å kreve feil rettet.
• Beslutte tid og sted for forhåndsstemmegivningen og stemmegivningen på valgtinget.
• Prøve og godkjenne stemmegivninger.
• Kunngjøre tid og sted for forhåndsstemmegivningen og stemmegivningen på valgtinget.
• Foreta foreløpig opptelling av forhåndsstemmer og valgtingsstemmer.
• Føre protokoll i forbindelse med forberedelse og gjennomføring av valg.
• Behandle klager ved valget.

Samevalgstyrets oppgaver som opptellingskommune for Sør-Norge valgkrets:

• Foreta foreløpig opptelling av forhåndsstemmer fra alle kommuner med færre enn 30 manntallsførte i valgkretsen, i tillegg til stemmer fra kommunens egne innbyggere.
• Foreta endelig opptelling av stemmer fra alle kommuner i valgkretsen.
• Foreta valgoppgjør og fordele representantplasser til kandidatene på listen.
• Føre protokoll i forbindelse med opptelling og valgoppgjør.Behandle klager ved valget.

3. Saksbehandlingen i samevalgstyret

For samevalgstyret gjelder følgende saksbehandlingsregler, hvis ikke annet er bestemt ved lov:

3.1 Møte

Samevalgstyret behandler sine saker i møter.

Samevalgstyrets møter skal som hovedregel holdes ved at medlemmene møtes fysisk.

Samevalgstyret fastsetter selv sin møteplan. Møter holdes ellers når

a) samevalgstyrets leder mener det er nødvendig

b) minst 1/3 av medlemmene krever det

Møtene ledes av samevalgstyrets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Alle medlemmer av samevalgstyret kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten

3.2 Innkalling og saksliste

Innkalling til møtet skal sendes samevalgstyrets medlemmer med rimelig varsel. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av samevalgstyrets medlemmer krever det.

Samevalgstyrets møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kml. § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.

Samevalgstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Samevalgstyret kan fatte vedtak eller avgi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan samevalgstyret fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

3.3 Vedtaksførhet og avstemninger

Samevalgstyret kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

3.4 Utforming av forslag, vedtak og merknader

Samevalgstyrets medlemmer kan sette frem forslag til saker på saksliste. Forslag til behandling i samevalgstyret skal sendes inn i Politikk Oslo.

Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i samevalgstyret skal så langt som mulig være selvforklarende.

Bystyregruppene representert i samevalgstyret kan fremme merknader til saker samevalgstyret har til behandling. Merknader kan benyttes for å begrunne og presisere forslag, klargjøre hva det er enighet eller uenighet om i utvalget, eller markere særlig viktige sider ved en sak. Merknadene bør utformes konkret og være spesifikke for saken de gjelder.

Merknader som får tilslutning fra et flertall i utvalget, skal følges opp av Bystyrets sekretariat eller byrådet.

3.5 Møtebok

Det skal føres møtebok for samevalgstyrets møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om:

a) tid og sted for møtet,

b) hvem som møtte, og hvem som var fraværende,

c) hvilke saker som ble behandlet,

d) hvilke vedtak som ble truffet/hvilke innstillinger som ble avgitt,

e) voteringsresultat.

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det

samme gjelder for vedtak om at et medlem av samevalgstyret er inhabilt.

3.6 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i samevalgstyrets møter, dersom ikke noe annet følger av denne bestemmelsen.

Møter i samevalgstyret skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Samevalgstyret skal vedta å lukke møtet ved behandling av sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Samevalgstyret kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

a) hensynet til personvern krever at møtet lukkes

b) hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Samevalgstyret eller møteleder kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak tilgjengeliggjøres i ettertid.

3.7 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer, møtende varamedlemmer og ordføreren kan være til stede i lukket møte.

Møtesekretæren og eventuelt andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken, kan være til stede.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

3.8 Fjernmøter

Dersom bystyret har besluttet det kan samevalgstyrets møter holdes som digitale fjernmøter når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter pkt. 3.6 annet avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

3.9 Inhabilitet

For samevalgstyrets medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven når de behandler saker i samevalgstyret.

4. Forfall. Innkalling av varamedlemmer

Bystyregruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til samevalgstyrets møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bystyregruppene har ansvaret for å varsle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

5. Sekretariat og protokoll

Bystyrets sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonene for samevalgstyret.

Sekretariatet skal gi faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at samevalgstyret kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte.

Møtebok fra samevalgstyrets møter føres av Bystyrets sekretariat.

6. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft 25.10.2023.

Fra samme tidspunkt oppheves Reglement for samevalgstyret vedtatt 24.03.2021 med senere endringer.