Reglement for forretningsutvalget

1. Grunnlag og sammensetning

Forretningsutvalget er opprettet etter kommuneloven § 5-7.

Utvalget er opprettet for den kommunale valgperioden.

Bystyret velger i det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer til forretningsutvalget. Ordføreren er utvalgets leder og varaordføreren nestleder. De øvrige medlemmene velges blant bystyrets medlemmer.

2. Forretningsutvalgets oppgaver

2.1 Oppgaver knyttet til virksomheten i bystyret

Forretningsutvalget behandler saker om bystyrets indre forhold og de folkevalgtes arbeidsvilkår.

Utvalget håndhever gjeldende reglementer og retningslinjer for folkevalgte i Oslo kommune. Utvalget skal ta initiativ til nødvendige reglementsendringer, og sørge for at det legges fram sak om endringer for bystyret.

Utvalget fordeler innkomne saker til bystyrets organer. Utvalget skal få halvårsoversikter fra byrådet over større saker som byrådet planlegger å legge fram.

Utvalget skal ta stilling til om vilkårene for å fremme interpellasjon er oppfylt og beslutte når interpellasjonen i så fall skal føres opp på sakslisten til bystyret. Forretningsutvalget skal i tvilstilfeller ta stilling til om vilkårene for å fremme privat forslag og innbyggerforslag er oppfylt.

2.2 Oppgaver knyttet til arbeidsgiverfunksjonen

Forretningsutvalget ansetter Pasient- og brukerombud i Oslo og Viken og Sosial- og eldreombud i Oslo, Mobbeombud og Personvernombud. Åremålsperioden for ombudsstillinger i Oslo kommune er seks år uten mulighet til forlengelse.

Forretningsutvalget ansetter direktør for Bystyrets sekretariat.

Forretningsutvalget fatter beslutninger i prinsippsaker om arbeidsgiverspørsmål for bystyrets virksomheter.

2.3 Oppgaver knyttet til kommunens sentrale representasjon

Forretningsutvalget vedtar retningslinjer for representasjon i Oslo rådhus.

Utvalget treffer vedtak etter innstilling fra ordføreren eller direktøren for Bystyrets sekretariat i saker om kommunens sentrale representasjon.

Forretningsutvalget vedtar retningslinjer for opphenging av bannere langs Karl Johans gate og treffer vedtak om opphenging av bannere.

Forretningsutvalget treffer vedtak om flagging og pynting av Oslo sentrum i forbindelse med statsbesøk, Stortingets offisielle åpning og andre særskilte begivenheter.

Forretningsutvalget treffer vedtak om bruk av profilflagg på busser og trikker i Oslo kommune.

2.4 Tilsynsoppgaver

Forretningsutvalget har tilsynsansvaret for Bystyrets sekretariat.

Forretningsutvalget skal føre tilsyn med de folkevalgtes arbeidsvilkår.

Forretningsutvalget skal føre tilsyn med at retningslinjene for representasjon følges.

2.5 Oppgaver knyttet til valg i bystyret

Forretningsutvalget forbereder valgene som skal foretas av bystyret.

Etter kommunestyrevalg skal forretningsutvalget så snart som mulig opprette en midlertidig valgkomité for å forberede valgene som skal foretas i bystyrets konstituerende møte.

Fungerende ordfører er komiteens leder. Alle grupperinger som er innvalgt i bystyret bør være representert i komiteen. Bystyrets tre største grupper kan være representert med to medlemmer hver. Ledervervet kommer i tillegg.

3. Saksbehandlingen i forretningsutvalget

For forretningsutvalget gjelder følgende saksbehandlingsregler, hvis ikke annet er bestemt ved lov:

3.1 Møte

Forretningsutvalget behandler sine saker i møter.

Forretningsutvalgets møter skal som hovedregel holdes ved at medlemmene møtes fysisk.

Forretningsutvalget fastsetter selv sin møteplan. Møter holdes for øvrig når:

1. utvalgets leder mener det er nødvendig.

2. minst 1/3 av medlemmene krever det.

Møtene ledes av ordfører eller varaordfører. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Alle medlemmer av utvalget kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

3.2 Innkalling og saksliste

Ordføreren setter opp saksliste for hvert enkelt utvalgsmøte. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av utvalgets medlemmer krever det.

Utvalgenes møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kommuneloven § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.

Forretningsutvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Forretningsutvalget kan fatte vedtak eller avgi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan utvalget fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

3.3 Vedtaksførhet og avstemninger

Forretningsutvalget kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet i valgsaker, avgjøres valget ved loddtrekning.

3.4 Utforming av forslag og vedtak

Forretningsutvalgets medlemmer kan sette frem forslag til saker på sakslisten. Forslag til behandling i utvalgene skal sendes inn i Politikk Oslo.

Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i bystyrets organer skal så langt som mulig være selvforklarende.

3.5 Møtebok

Det skal føres møtebok for utvalgets møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om:

1. tid og sted for møtet,

2. hvem som møtte, og hvem som var fraværende,

3. hvilke saker som ble behandlet,

4. hvilke vedtak som ble truffet/hvilke innstillinger som ble avgitt,

5. voteringsresultat.

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av utvalget er inhabilt.

3.6 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i forretningsutvalgets møter, dersom ikke noe annet følger av denne bestemmelsen.

Møter i forretningsutvalgene skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for

allmennheten gjennom strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Forretningsutvalget skal vedta å lukke møtet ved behandling av sak som angår eller berører en arbeidstakers tjenstlige forhold. Utvalget skal også vedta å lukke møtet ved behandling av sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Utvalgene kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

1. hensynet til personvern krever at møtet lukkes

2. hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Utvalget eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak tilgjengeliggjøres i ettertid.

3.7 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer av forretningsutvalget, møtende varamedlemmer, ordføreren og medlemmer av byrådet kan være til stede i lukket møte.

Møtesekretæren eller andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken kan være til stede. Det samme gjelder for byrådssekretærer og ansatte i byrådsavdelingene og etatene som har oppgaver knyttet til framleggelsen eller iverksettelsen av saken.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

3.8 Fjernmøter

Dersom bystyret har besluttet det kan forretningsutvalgets møter holdes som digitale fjernmøter når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter punkt 3.6 tredje avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

3.9 Inhabilitet

For utvalgets medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven ved behandling av saker i utvalget og bystyret, med følgende særlige bestemmelser:

a) utvalgsmedlem som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabilt til senere å behandle den samme saken i et utvalg. Dette gjelder ikke ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan.

b) utvalgsmedlemmer er ikke inhabile når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.

Utvalgets medlemmer bør så snart som mulig be sekretariatet om å få sin habilitet vurdert. Utvalget treffer beslutning om inhabilitet i den enkelte sak.

3.10 Utvidet innsynsrett for bystyrets utvalg

Forretningsutvalget har rett til innsyn i kommunale og fylkeskommunale saksdokumenter, med de begrensninger som følger av kommuneloven § 11-13.

Krav om utvidet innsyn skal fremsettes skriftlig til byrådet, og som hovedregel behandles innen tre virkedager.

4. Forfall, innkalling av varamedlemmer

Bystyregruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til forretningsutvalgets møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bystyregruppene skal innkalle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

5. Utvalgets sekretær

Direktøren i Bystyrets sekretariat er forretningsutvalgets sekretær.

6. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft 25.10.2023.

Fra samme tidspunkt oppheves Reglement for forretningsutvalget vedtatt 23.10.2019 med senere endringer.