Reglement for bystyreutvalgene

1. Grunnlag og sammensetning

Bystyreutvalgene er opprettet etter kommuneloven § 5-7.

Utvalgene velges for den kommunale valgperioden.

Bystyret velger i det konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av utvalgene og ledere og nestledere for utvalgene.

Bystyrets faste medlemmer, med unntak av kontrollutvalgets medlemmer som velges blant bystyrets medlemmer, fordeles ellers på utvalgene. Bystyrets varamedlemmer fordeles på utvalgene.

Bystyregrupper som etter denne fordelingen bare har ett varamedlem til ett eller flere utvalg kan i tillegg velge ett ekstra varamedlem til utvalgene.

Valgene foregår som avtalevalg etter kommuneloven § 7-7.

2. Utvalgenes oppgaver

2.1 Behandling av saker

Utvalgene skal:

• avgi innstilling til bystyret i saker fra byrådet, private forslag, innbyggerforslag, saker fra Ungdommens bystyremøte og saker som tas opp av utvalget.
• avgi innstilling til bystyret eller treffe vedtak i saker fra kontrollutvalget.
• avgjøre saker der utvalget har beslutningsmyndighet.

Saker som ikke er fra byrådet eller kontrollutvalget skal sendes til byrådet for uttalelse før behandling i utvalgene. Byrådets uttalelse skal som hovedregel sendes utvalget innen fire uker.

Saker som tas opp av utvalgene må ligge under utvalgenes ansvarsområde.

2.2 Tilsyns- og kontrolloppgaver

Utvalgene skal føre overordnet tilsyn med de virksomhetene som hører under utvalgets saksfelt. Utvalgene skal kontrollere at virksomhetene drives økonomisk forsvarlig og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter, pålegg fra statlig myndighet, avtaler, kommunale vedtak og bestemmelser m.v. Ved avvik skal utvalgene fremme sak til bystyret om nødvendige tiltak.

Kontrollutvalget og Kommunerevisjonen har det løpende utøvende tilsynet med kommunens virksomhet, og skal undersøke påstander om feil og misligheter.

Utvalgene skal påse at byrådet gjennomfører bystyrets vedtak.

3. Utvalgenes saks- og ansvarsområder

Byutviklingsutvalget

Byutviklingsutvalget innstiller til bystyret i saker som gjelder:

• kommune(del)planer

• områderegulering - og detaljregulering

• planprogram og veiledende plan for offentlig rom

• spørsmål om privat reguleringsforslag kan fremmes for bystyret

• konsekvensutredninger

• høringer, o.l.

Vedtaksmyndighet

Byutviklingsutvalget utøver kommunens myndighet etter ny plandel i plan- og bygningsloven.

Dette gjelder:

• klage på avslag etter søknad om dispensasjon fra revidert småhusplan (S-4220) i 18 måneder etter ikrafttredelse, og klage på avslag etter søknad om dispensasjon fra markaloven.
• vedtak om mindre reguleringsplaner og mindre reguleringsendring.
• endre/omgjøre og avgi uttalelse til klageinstansen på klage over vedtak om midlertidig forbud mot tiltak.

Finansutvalget

Finansutvalget innstiller til bystyret i saker som gjelder:

• kommuneplanens samfunnsdel
• budsjettforslag og økonomiplan, klimabudsjett, årsregnskap og årsberetning
• forvaltningsmessige, administrative og personalmessige saker
• digitalisering
• beredskap
• næringsutvikling, kommunens eierskap
• kjøp og salg, leie og utleie, festekontrakter, forkjøpssaker og utbyggingsavtaler
• regionalt og internasjonalt samarbeid

Vedtaksmyndighet

Finansutvalget skal etter rettsinstruksen punkt 10 godkjenne erstatningsoppgjør og inngåelse av forlik, beslutte at det skal fremmes sak for domstolene, beslutte at rettsavgjørelse som avgjør saken skal ankes i saker om erstatning og økonomiske rettstvister, der kravet er over 350 G og/eller erstatningssaker/rettstvister som har stor prinsipiell betydning.

Helse- og sosialutvalget

Helse- og sosialutvalget innstiller til bystyret i saker som gjelder:

• helsetjenester,

• forebyggende folkehelsearbeid
• tiltak for personer med særskilte behov
• sosialtjenesten
• barnevern
• tilskudd til frivillige organisasjoner og private aktører med driftsavtale
• fritidsklubber
• bydelene

Helse- og sosialutvalget har ikke vedtaksmyndighet.

Kultur- og utdanningsutvalget

Kultur- og utdanningsutvalget innstiller til bystyret i saker som gjelder:

• barnehager

• skoler
• bibliotek
• kunst og kultur
• kirke og gravlunder
• fortidsminnevern
• frivillighet

Utvalget innstiller til forretningsutvalget i saker som gjelder Oslo bys kulturpris og kunstnerpriser.

Vedtaksmyndighet:

Kultur- og utdanningsutvalget oppnevner hvert år Oslos 17. mai-komite etter Retningslinjer for 17. mai-komiteen i Oslo.

Samferdsels- og miljøutvalget

Samferdsels- og miljøutvalget innstiller til bystyret i saker som gjelder:

• veier

• parkering
• kollektivtrafikk
• transport for forflytningshemmede
• drosjenæringen
• havnesaker
• klima og forurensing
• renovasjon og avfallsbehandling
• vann og avløp
• parker
• natur og friluftsliv
• jord- og skogbruk
• energiøkonomisering
• idrett og idrettsanlegg
• brannvern.

Samferdsels- og miljøutvalget har ikke vedtaksmyndighet.

4. Utvalgsleders ansvar

Ledere av bystyreutvalgene har det overordnede ansvaret for utvalget, og har et særlig ansvar for å sette seg inn i de saker utvalget får til behandling og å delta i utvalgets aktiviteter.

Utvalgsledelsen har ansvar for å sette seg inn i bystyrets reglement og kommuneloven.

Utvalgsleder har ansvaret for å sikre fremdriften i utvalgets saksbehandling.

Utvalgsleder kan få delegert oppgaver fra utvalget som ikke er av prinsipiell betydning.

Utvalget kan når som helst revidere eller trekke tilbake delegasjonen.

Dersom utvalgsleder har forfall eller er forhindret fra å ivareta ansvaret og oppgavene etter denne bestemmelsen, utføres de av utvalgets nestleder.

5. Arbeidsutvalg

Utvalgene kan velge et arbeidsutvalg bestående av leder, nestleder og ellers de medlemmer utvalget bestemmer.

Arbeidsutvalget kan få delegert oppgaver fra utvalget som ikke er av prinsipiell betydning.

Utvalget kan når som helst revidere eller trekke tilbake delegasjonen.

For arbeidsutvalgene gjelder saksbehandlingsreglene i punkt 6.

6. Saksbehandlingen i utvalgene

For bystyreutvalgene gjelder følgende saksbehandlingsregler, hvis ikke annet er bestemt ved lov:

6.1 Møte

Utvalgene behandler saker i møter.

Utvalgenes møter skal som hovedregel holdes ved at medlemmene møtes fysisk.

Utvalgene fastsetter selv sin møteplan. Møter holdes ellers når:

• utvalgets leder mener det er nødvendig.
• minst 1/3 av medlemmene krever det.

Møtene ledes av utvalgets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Alle medlemmer av utvalget kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

6.2 Innkalling og saksliste

Utvalgsleder eller arbeidsutvalget setter opp saksliste for hvert enkelt utvalgsmøte. Innkalling og saksliste skal normalt være tilgjengelig i Politikk Oslo én uke før utvalgsmøtet. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av utvalgets medlemmer krever det.

Utvalgenes møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kommuneloven § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være offentlig tilgjengelig.

Utvalgene kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Utvalgene kan treffe vedtak eller avgi innstilling i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan et utvalg treffe vedtak eller avgi innstilling i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

6.3 Vedtaksførhet og voteringer

Utvalgene kan treffe vedtak eller avgi innstilling når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes og innstilling avgis med flertallet av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet i valgsaker, avgjøres valget ved loddtrekning.

6.4 Utforming av forslag og vedtak, merknader

Utvalgets medlemmer kan sette frem forslag til saker på sakslisten. Forslag til behandling i utvalgene skal sendes inn i Politikk Oslo.

Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i bystyrets organer skal så langt som mulig være selvforklarende.

Bystyregruppene i utvalget kan fremme merknader til saker utvalget har til behandling.

Merknader kan benyttes for å begrunne og presisere forslag, klargjøre hva det er enighet eller uenighet om i utvalget, eller markere særlig viktige sider ved en sak. Merknadene bør utformes konkret og være spesifikke for saken de gjelder. Det kan ikke fremmes nye merknader til bystyrets behandling.

Merknader som får tilslutning fra et flertall i utvalget, skal følges opp av byrådet.

6.5 Møtebok

Det skal føres møtebok for utvalgenes møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om:

• tid og sted for møtet
• hvem som møtte, og hvem som var fraværende
• hvilke saker som ble behandlet
• hvilke vedtak som ble truffet/hvilke innstillinger som ble avgitt,
• voteringsresultat

Hvis det besluttes at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av utvalget er inhabilt.

6.6 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i utvalgenes møter, dersom ikke noe annet følger av denne bestemmelsen.

Møter i bystyreutvalgene skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom

strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Møter i arbeidsutvalg kan gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom strømming på åpent nett og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid, dersom særlige grunner tilsier det.

Utvalgene skal vedta å lukke møtet ved behandling av sak som angår eller berører en arbeidstakers tjenstlige forhold. Utvalgene skal også vedta å lukke møtet ved behandling av sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Utvalgene kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

a) hensynet til personvern krever at møtet lukkes

b) hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Utvalget eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av møte skal holdes i åpent møte.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak

tilgjengeliggjøres i ettertid.

6.7 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer av utvalget, møtende varamedlemmer, ordføreren og medlemmer av byrådet kan være til stede i lukket møte.

Møtesekretæren eller andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til behandlingen av saken kan være til stede. Det samme gjelder for byrådssekretærer og ansatte i byrådsavdelingene og etatene som har oppgaver knyttet til framleggelsen eller iverksettelsen av saken.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

6.8 Fjernmøter

Dersom bystyret har besluttet det kan utvalgenes møter holdes som digitale fjernmøter når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter punkt 6.6 fjerde avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

6.9 Inhabilitet

For utvalgenes medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven ved behandling av saker i utvalgene og bystyret, med følgende særlige bestemmelser:

• utvalgsmedlem som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabilt til senere å behandle den samme saken i et utvalg. Dette gjelder ikke ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan.
• utvalgsmedlemmer er ikke inhabile når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.

Utvalgenes medlemmer bør så tidlig som mulig be sekretariatet om å få sin habilitet vurdert.

Utvalget treffer beslutning om inhabilitet i den enkelte sak.

6.10 Utvidet innsynsrett for bystyrets utvalg

Bystyrets utvalg har, med de begrensningene som følger nedenfor, rett til innsyn i alle saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens virksomhet som ligger innenfor utvalgets virkeområde.

Et utvalg kan bare få innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger når det er nødvendig for behandlingen av en konkret sak, og forvaltningsloven § 13 b første ledd hjemler unntak fra taushetsplikten.

Hvis et utvalg ønsker å kreve innsyn etter første avsnitt, må et vedtak om å kreve innsyn treffes med minst tre stemmer eller med flertallet av de avgitte stemmene i utvalget. Hvis et utvalg ønsker å kreve innsyn etter annet avsnitt, må et vedtak om å kreve innsyn treffes med flertallet av de avgitte stemmene i organet.

Innsynsretten etter denne bestemmelsen gjelder ikke notater fra medlemmer av byrådet til byrådet, eller notater mellom medlemmer av byrådet. Innsynsretten gjelder heller ikke sakslister til og møtebøker for forberedende møter i byrådet der det ikke skal treffe vedtak eller legge frem innstilling. Saksdokumenter som er utarbeidet av sekretariatet for byrådet, kan byrådet unnta fra innsyn hvis saksdokumentene er utarbeidet for byrådets eller det enkelte byrådsmedlems egne forberedende vurderinger.

Innsynsrett etter denne bestemmelsen gjelder fra det tidspunktet saken som saksdokumentene tilhører, er sendt til behandling i bystyrets organer. For saker som er avgjort av byrådet eller i virksomheter under byrådet, gjelder innsynsretten fra det tidspunktet sakene er ferdigbehandlet.

Krav fra utvalget om utvidet innsyn skal fremsettes skriftlig til byrådet, og som hovedregel behandles innen tre virkedager.

7. Forfall, innkalling av varamedlemmer

Bystyregruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til utvalgenes møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bystyregruppene skal innkalle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmer skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

8. Innkalling av virksomheter

Utvalgene bestemmer hvem som skal innkalles til møtene. Representanter fra kommunale virksomheter som er underlagt byrådets tilsynsansvar skal innkalles gjennom eller i forståelse med byråden.

Ved behandlingen av årsoppgjøret for kommunens virksomheter skal lederen for en virksomhet innkalles til utvalget dersom revisjonsberetningen inneholder anmerkninger om virksomheten.

9. Spørsmål til byrådet

Bystyrets medlemmer kan stille spørsmål til byrådet i eller gjennom utvalgene. Skriftlige spørsmål og muntlige spørsmål som ønskes skriftliggjort skal stilles i det systemet som til enhver tid benyttes.

Skriftlige spørsmål skal som hovedregel besvares innen 14 dager. For spørsmål stilt til behandling av budsjett og revidert budsjett gjelder egne frister.

For spørsmål som ikke er besvart innen fristen skal byrådet i notat informere utvalget om forventet svartid. Notat med oversikt over ubesvarte spørsmål sendes utvalget innen tre dager før ordinært utvalgsmøte.

10. Anmodning til byrådet om å fremme sak. Orientering fra byrådet om viktige saker

I utvalgene kan det reises forslag om å anmode byrådet om å fremme sak om et konkret emne.

Slike forslag kan oversendes byrådet uten votering, eller det kan voteres over om anmodningen skal sendes. Dersom byrådet avslår en anmodning, kan utvalget vedta å sende forslaget til bystyret, som kan gi byrådet pålegg om å legge fram sak.

Medlemmene i utvalgene kan be byrådet orientere utvalget om viktige saker som er under behandling i byrådet.

11. Høringer

Med høring menes et møte om et bestemt tema der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer utvalget selv anmoder om å komme, eller som søker om å få legge frem opplysninger for utvalget. Høring kan avholdes for å ivareta utvalgenes kontroll- og tilsynsoppgaver etter reglementets punkt 2.2.

Utvalgets leder, nestleder eller et mindretall på tre kan hver for seg kreve høring om et tema som ligger under utvalgets ansvarsområde.

Krav om høring skal fremsettes skriftlig og være begrunnet. Spørsmålet om å avholde høring og rammene for høringen skal behandles som egen sak i møte i det utvalget saksområdet ligger til. Rammene for høringen skal bestemme hvem som skal inviteres til høringen, fordeling av taletid, rekkefølge og antall hoved- og oppfølgingsspørsmål.

Utvalget kan innkalle medlemmer av byrådet og representanter for kommunens forvaltning eller invitere eksterne personer eller instanser til høringen. Byrådet skal informeres dersom representanter for virksomheter under byrådets tilsynsansvar innkalles til utvalgshøringer.

Utvalget kan beslutte at bystyregrupper som ikke er representert i utvalget kan inviteres til høringen, og stille spørsmål.

Høringer innkalles og settes som utvalgsmøter.

Det skal ikke voteres eller trekkes konklusjoner under høringen. Utvalget avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan temaet fra høringen eventuelt skal følges opp.

Det skal gjøres opptak fra høringer, dersom utvalget ikke bestemmer noe annet. Opptakene oppbevares for utvalgets bruk. Opptak fra høringer som er holdt for lukkede dører blir først offentlige når utvalget bestemmer det.

12. Seminarer

Et utvalg, arbeidsutvalg eller arbeidsgruppe kan beslutte å arrangere seminar for å belyse en sak eller et tema.

Utvalget eller arbeidsgruppen kan invitere deltakere fra bystyregrupper som ikke er representert i utvalget til å delta på seminaret, og stille spørsmål.

Seminarer kan innkalles og settes som utvalgsmøter.

13. Arbeidsgrupper

Et utvalg eller arbeidsutvalg kan sette ned en arbeidsgruppe for å forberede innstillingen til en sak som utvalget skal behandle.

Arbeidsgruppens leder og medlemmer oppnevnes blant utvalgets faste medlemmer. Utvalget kan invitere bystyregrupper som ikke er representert i utvalget til å delta i arbeidsgruppen.

Arbeidsgruppen kan arrangere seminarer, befaringer, studiereiser og holde innspillsmøter.

14. Befaringer

Et utvalg, arbeidsutvalg eller arbeidsgruppe i utvalget kan arrangere befaring.

Utvalget, arbeidsutvalget eller arbeidsgruppen kan invitere medlemmer fra andre utvalg og grupper i bystyret til å delta på befaringer og gi dem anledning til å stille spørsmål.

15. Studiereiser

Utvalgene kan beslutte å foreta studiereiser. Alle studiereiser der et utvalg reiser som gruppe skal godkjennes av forretningsutvalget. Saken til forretningsutvalget skal inneholde opplysninger om reisens formål, program og kostnadsoverslag.

Reiser for enkeltmedlemmer og mindre grupper godkjennes av utvalget eller arbeidsutvalget.

Godkjenningene skal foreligge før reisen bestilles.

16. Innspillsmøte med utvalgene

Representanter for foreninger, grupper mv som ønsker å legge frem synspunkter om en sak kan be om innspillsmøte med utvalget. I møteboken skal det stå at innspillsmøte er avholdt og om det er lagt frem skriftlig materiale.

Innspillsmøter som gjelder en sak utvalget har til behandling skal holdes som del av utvalgsmøte. Innspillsmøter til budsjett og andre innspillsmøter avholdes slik utvalget bestemmer.

Adgangen til å be om innspillsmøte med utvalgene gjelder ikke for:

• kommunale virksomheter og styrene for disse
• bydelsadministrasjonene
• private tjenesteytende virksomheter i saker som berører etablerte avtaleforhold til kommunen.

Bydelsutvalgene kan ved flertallsvedtak be om møte med utvalgene.

17. Sekretariat

Bystyrets sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for utvalgene.

Sekretariatet skal gi faglig og praktisk støtte i et omfang som sikrer at utvalget kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte.

Utvalgets sekretær fører møtebok fra utvalgets møter.

18. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft 25.10.2023.

Fra samme tidspunkt oppheves Reglement for bystyreutvalgene vedtatt 23.10.2019 med senere endringer.