Søksys

Nytt system for søknader om arbeider på kommunal vei

Oslo kommune har anskaffet et nytt søknad- og saksbehandlingssystem - Søksys, som erstatter tidligere Kgrav og Isycase. Alle aktører som skal utføre arbeider i kommunale veier og søke om tillatelser i Søksys, skal benytte Søksys Aktørportalen. Det gjelder alle nye søknader om kryssing- og nærføringstillatelse for lednings- og kabelarbeid samt grave- og arbeidstillatelser.

Hva må du gjøre før du kan søke?

Alle som skal sende søknader i Aktørportalen må ha delegert myndighet til å gjøre dette fra den de søker på vegne av. Det gjelder uavhengig av om ledningseier søker selv, eller om dette gjøres av entreprenør. Hvem en har delegert myndighet til å søke på vegne av, er oppgitt på “min side” i Aktørportalen.

Informasjon om saksflyten i SøkSys

Logg inn i Søksys Aktørportal

Tillatelse for ledningsarbeid – kryssing- og nærføring

Det skal alltid søkes om kryssing- og nærføringstillatelse i henhold til veglova § 32 ved etablering av ledninger (inkludert stikkledninger), kabelanlegg eller konstruksjoner over, under eller langs kommunal vei. Dette gjelder også strekninger under 40 meter og luftstrekk. Ledningsarbeidet må starte innen 1 år etter at tillatelsen er utstedt.

En kryssing- og nærføringstillatelse er ikke det samme som en gravetillatelse. Det må derfor søkes om både gravetillatelse og arbeidsvarslingvedtak etter at godkjent kryssing og nærføringstillatelse er utstedt.

I Aktørportalen må den enkelte ledningseier (planlegger) registrere sine planer, og tegne inn ledningstrasé og andre elementer som skal etableres, for eksempel kummer, skap, stolper mm. Ledningseier kan også være privatpersoner eller utbyggere – dette gjelder som oftest for stikkledninger. I Søksys er det vektlagt at en skal få til tidlig koordinering, slik at flere aktører skal kunne gå sammen om felles gravetiltak og at en således ikke trenger å grave opp samme området innenfor et relativt kort tidsrom. Søknad om kryssing- og nærføringstillatelse behandles etter at koordinering er utført. Det oppfordres til å legge ut planer så tidlig som mulig i systemet. Planer som gjelder graving over 40 meter skal ligge til koordinering i minimum to uker før den kan saksbehandles. Når ferdigbehandlet søknad foreligger, vil kryssing- og nærføringstillatelsen sendes til ledningsaktør og ligge tilgjengelig i Søksys.

For ledningsarbeid må kryssing og nærføringstillatelse foreligge før søknad om grave- og arbeidsvarslingstillatelse kan sendes. Søknad om gravetillatelse og arbeidsvarslingsvedtak sendes også i Søksys.

Ledningsarbeidet må utføres i henhold til følgende instrukser:

Gravetillatelse

Graving

Det skal alltid sendes søknad om gravetillatelse i henhold til veglova §57 ved graving i det kommunale vegnettet med tilhørende side- og grøntarealer. Søknaden sendes i Søksys. Alt gravearbeid over 40 meter skal koordineres i Søksys. Dette gjelder også for rene gate opprustningsprosjekter og asfalteringsjobber. Søknad om gravetillatelse blir behandlet etter koordinering. Dersom planen allerede er koordinert i forbindelse med løyve for ledningsarbeid, trenger en vanligvis ikke koordinere planen på nytt.
Dersom gravetiltaket er en feilretting, prøvegraving eller ikke omhandler ledningsinfrastruktur, kan det søkes direkte i Søksys for gravetillatelse og arbeidsvarslingsvedtak, dersom tiltaket er under 40 meter.
Grave- og arbeidsvarslingsvedtak gis til den graveentreprenøren som skal utføre arbeidet.
Gravearbeidene må utføres i henhold til følgende instrukser:

Graving i parker og friluftsområder

Ved graving i parker og friluftsområder eller graving i parker og friluftsområder langs offentlig veg, nærmere enn 3 meter fra vegkant, skal forhåndsuttalelse fra Bymiljøetaten v/Parkforvaltning foreligge før søknad om grave-/arbeidstillatelse blir behandlet. Dette gis i Søksys.
Hvis du skal grave nær trær eller i grøntarealer må du søke om dette.

Beskyttelse av trær (PDF) (PDF)

Logg er påkrevet ved arbeider nær trær. Skjemaet skal fylles ut elektronisk, skrives ut, signeres av trepleier, skannes og lastes opp i Søksys.

Loggskjema for graving nær trær (PDF)

Ved blottlegging av Bymiljøetatens oransje rør

Arbeidstillatelse

Det søkes om arbeidstillatelse for å utføre arbeider på kommunale veier, parkområder og friområder. Det gjelder for arbeider som blant annet gjelder stillas, kran/liftarbeid og asfaltarbeid. Arbeidsvarsling - Veileder for arbeidsvarsling, sykkel og gange (PDF) vil være retningsgivende for arbeider på kommunale veier og områder. Utførende entreprenør kan velge om de ønsker å sende inn søknaden selv eller gjennom en skiltentreprenør. Det anbefales å benytte seg av en skiltentreprenør dersom utførende selv ikke har gjennomført arbeidsvarslingskurs eller har tilgang til midlertidige skilt.

Før søknaden eventuelt godkjennes gjennomføres en rekke vurderinger, slik som:

  • Kontroll av konflikt med annet arbeid på samme område
  • Trafikale utfordringer
  • Belastning på områdene rundt som følge av gravingen
  • Skiltplan

Kontroll

Hvor mange ganger et gravearbeid blir kontrollert varierer og avhenger bl.a. arbeidets størrelse, kompleksitet og hvor lenge arbeidet pågår.

Hensikten med kontroll er å sikre at alt gravearbeid på kommunal grunn utføres i henhold til krav, samt at varsling og sikring er godt nok ivaretatt. Sluttkontrollen skal bl.a. sikre at arbeidet er istandsatt på riktig måte.

Gebyrer

Ved graving i kommunalt vegnett gjelder følgende gebyrer for året 2024.

Betaling for bruk av areal ved arbeid på og ved vei

Gjelder ikke gravetrase i forbindelse med ledningsarbeid. Ordningen for leie av grunn til byggeformål omfatter også arbeidsområder som benyttes etter vedtak om arbeids- og gravetillatelse fra etaten.

De gjeldende satsene er:

  • Innenfor ring 1: 5,65 kroner per kvm/per døgn
  • Innenfor ring 2: 5,30 kroner per kvm/per døgn
  • Utenfor ring 2: 1,90 kroner per kvm/per døgn

Minstepris for leie av kommunal grunn: 574 kroner.

Priser er opplyst uten MVA.

Betaling ved ledningsarbeid

For utstedelse av vedtak, tillatelser, kontroller og annen saksbehandling av søknader gjelder følgende satser:

  • Utstedelse av arbeids- eller gravetillatelse i forbindelse med ledningsarbeid: 2426 kroner.
  • Utstedelse av løyve for tiltak under 40 meter: 1849 kroner
  • Utstedelse av løyve for tiltak over 40 meter: 3722 kroner
  • Kontroll av utført arbeid: 1296 kroner per kontroll.
  • Timesats ved arbeid utover søknadsbehandling: 925 kroner per time

Gebyrene kan reguleres en gang i året sammen med øvrige kommunale gebyrer.

Ferdigmelding

Saken i Søksys kan ikke registreres som ferdigstilt/godkjent før all dokumentasjon/FDV iht. tiltakets omfang er sendt inn og godkjent av Bymiljøetaten.

For hver søknad må det leveres inn dokumentasjon avhengig av tiltakets størrelse og innhold.
Dokumentasjon som skal leveres inn i Søksys er dokumentasjon som Bymiljøetaten trenger for videre drift og forvaltning. Typisk dokumentasjon kan være for trær, veilys, signalanlegg, bilder, innmålinger mm.

Først når all dokumentasjonen er godkjent av BYM går tiltaket over i garantiperiode.

Påmelding til webinar

Påmelding til webinar søkere og planleggere 02.04

Pågående prosjekter

I Søksys Publikumsportal kan du få oversikt over hvilke arbeid som pågår og er planlagt i Oslo kommune.

Søksys Publikumsportal

Kontakt

Ved spørsmål og andre henvendelser om Søksys, ta kontakt med bymiljøetaten.

E-post:postmottak@bym.oslo.kommune.no
Telefon: 23 48 20 30