Generell personvernerklæring OBRE

Innledning

I denne personvernerklæringen gis informasjon om hvilke personopplysninger Oslo brann- og redningsetat behandler, for hvilke formål disse behandles og hvilke tredjeparter som er involvert. Personvernerklæringen gir også informasjon om hvordan personopplysninger sikres, og om dine rettigheter knyttet til personvernforordningen, som innsyn, retting og sletting. Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjonen helt nederst i personvernerklæringen.

Hvorfor behandler vi personopplysningene dine?

Brann- og redningsetaten skal ivareta forbyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte (Brann- og eksplosjonsvernloven §9). Vi behandler personopplysninger om deg knyttet til plikter i forvaltningsloven, offentleglova, arkivloven, brannforskriften, og personopplysningsloven og personvernforordningen av 2018.

Når samler vi inn personopplysninger om deg?

• Du har søkt på en stilling hos oss
• Vi utfører feietilsyn og feietjenester hos deg
• Dersom du står som ansvarlig for arrangement, overnattinger eller fakkeltog
• Du er innmelder eller den berørte i en bekymringsmelding til Brannvesenet
• Du søker om å avfyre fyrverkeri
• Du står som kontaktperson for alarmtilkobling
• Du er kontaktperson for bygårdstilsyn som vi utfører
• Du er på et skadested og Brann- og redningsetaten trenger opplysninger om deg
• for å kunne ivareta dine vitale interesser på best mulig måte, når det er snakk om
• fare for liv og helse.
• Du ringer inn til 110-sentralen
• Du er på eller i umiddelbar nærhet til et skadested hvor vi benytter videoopptak/streaming til operasjonelt bruk

Hvilke type personopplysninger har Brann- og redningsetaten?

Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Brann- og redningsetaten registrerer personopplysninger som:

• Navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse, besøksadresse,
• folkeregistert adresse.
• Bilder, video og lydopptak i forbindelse med hendelser
• Helseopplysninger i forbindelse med bekymringsmeldinger og nødanrop
• Opplysninger knyttet til deg som kontaktperson (f.eks styre i borettslag,
• kontaktperson fra kontraktspartner)

Hvilke personopplysninger registrerer vi under akutte hendelser?

Vi loggfører telefonnummeret ditt når du ringer inn til 110-sentralen. Hvis du er i en akutt hendelse vil vi gjøre opptak av samtalen og lagre den som lydlogg. Når vi gjør innsats på et skadested trenger vi opplysninger om skadestedet og involverte personer. Hvis du er på eller i umiddelbar nærhet til et skadested, kan du bli synlig på videoopptak/streaming dersom vi benytter oss av det det til operasjonelt bruk. Vi offentliggjør ikke videoopptak uten å fjerne identifiserende kjennetegn først (eksempelvis sladding av ansikt, o.l.). Videoopptak lagres i 30-60 dager avhengig av om politiet ber om innsyn i opplysninger som er av betydning for en eventuell straffesaksetterforskning.

110-sentralen og operativ beredskap behandler personopplysninger og sensitive personopplysninger (særskilt kategori) på bakgrunn av personopplysningsloven artikkel 6 (1)(d) – vitale interesser, og artikkel 9 (2)(c). Formålet er da utelukkende økt situasjonsforståelse, for blant annet å kunne verne om den registrertes vitale interesser, jamfør Brann- og eksplosjonsvernsloven § 16 og Dimensjoneringforskriften §§4-5 og -6 Mottak av nødmelding, Alarmering og Utkalling.

Brann- og redningsetaten kan på forespørsel be innringer eller andre i en hendelse om å filme / ta bilde og sende til 110-sentralen, basert på samtykke fra deg som innringer.

Innhenting og lagring av personopplysninger vedtilsyn og hjemmebesøk

Vi utfører lovpålagte tjenester som feietilsyn, bygårdstilsyn og tilsyn i forbindelse med bekymringsmeldinger. Her samles det inn og behandles personopplysninger fra de registre, blant annet innmeldere og den forholdet gjelder. Vi samler ikke inn mer enn det vi behøver for å kunne ivareta pliktene våre opp mot de lovpålagte oppgavene.

Dette gjør vi i henhold til Personvernforordningen artikkel 6 e, og 9 g, jamfør Brann- og eksplosjonsvernloven §§ 1, 9 og 11, og forskrift om brannforebygging §§ 14 og 17.

Bruk av personopplysninger fra BRIS – Brannstatistikk.no

Hva er BRIS

BRIS står for Brann, Redning, Innrapportering og Statistikk. Alle oppdrag som registreres i 110-sentralenes oppdragshåndteringsverktøy, overføres automatisk til BRIS.

Hvem er ansvarlig for BRIS

Oslo brann- og redningsetat, andre brannvesen i Norge og DSB har et felles behandlingsansvar for behandlingen av personopplysninger i BRIS. Det betyr at de i fellesskap fastsetter formålene med og midlene for behandlingen. Hver behandlingsansvarlig avgjør selv og er ansvarlig for hva de gjør med personopplysningene tilknyttet egen organisasjon, så lenge dette er i samsvar med det opprinnelige formålet.

Formålet med behandlingen

Personopplysninger fra BRIS skal gi brann- og redningsvesenene i Norge et bedre grunnlag for å drive effektivt brannforebyggende arbeid, og for å utvikle egen virksomhet. BRIS skal Oslo Brann- og redningsvesen nødvendig informasjon for videre utvikling av kommunenes brann- og redningstjenester i fremtiden.
Behandlingsgrunnlaget er artikkel 6 1 e) i personvernforordningen, og videre supplerende grunnlag er Brann- og eksplosjonsvernloven § 10 tredje ledd som hjemler adgangen til å behandle personopplysninger innenfor formålet med BRIS.

Hvilke typer personopplysninger behandler vi om deg her

• Hendelsesstedets adresse fra oppdragshåndteringsverktøyet på 110-sentralene
• Innmelders navn og telefonnummer, vises kun i 110-fullrapport
• Ansvarlig forurenser (organisasjon, kontaktperson, e-post-adresse, telefonnummer)
• Varslingsperson for akutt forurensing (organisasjon, kontaktperson, e-post-adresse, telefonnummer)
• Navn på transportør ved uhell som involverer farlig gods (foretak, men kan være enkeltmannsforetak)

• Fra matrikkelen
• Bygningens bygningsnummer
• Bruksenhetsnummer
• Navn på eier av bygget
• Fra Brønnøysundregisteret
• Navn på virksomheten det startet å brenne i (kan knyttes til enkeltperson hvis navn på selskapet er knyttet til navn på person)
• Bedriftsnummer på virksomheten det startet å brenne i

Videre bruk av personopplysninger fra BRIS i samarbeid med storbyer i Norden

Hvem er ansvarlig for sammenlignende statistikk

De samarbeidende brann- og redningsvesen i Norden har et felles behandlingsansvar for behandlingen av uttrekk av personopplysninger i BRIS. Det betyr at de i fellesskap fastsetter formålene med og midlene for behandlingen.

Formålet med behandlingen

Formålet for sammenligning av statistikk mellom utvalgte større brannvesen i Norden, er forenling med det opprinnelige formålet til BRIS, som er å drive effektivt brannforebyggende arbeid, og videre utvikling av brann- og redningstjenester. Alle de samarbeidende større brannvesen opererer innenfor EU/EØS og utgjør et bedre sammenligningsgrunnlag enn andre brannvesen innenfor våre egne grenser.

Forenlighet med opprinnelig formål

Gjenbruk av personopplysninger til statistiske formål er ikke uforenlig med opprinnelig formål dersom behandlingen er underlagt nødvendige garantier.
Vi har gjenbrukt kun de mest vesentlige opplysningene, i henhold til prinippet om dataminimering. Vi har heller ikke med navn eller andre opplysninger om personer.

Hvilke typer personopplysninger kan vi behandle om deg her

I utgangspunktet har vi ikke med navn og andre direkte personopplysninger/pseudonymisering, men vi behandler disse dataene som kan være indirekte identifiserbare personopplysninger. Vi behandler kun de dataene fra BRIS som er relevant for å kunne sammenligne oss med større brannvesen i Norden, i henhold til artikkel 5 i personvernforordningen.

Data som deles er:

• Lokasjonsdata/koordinatorer
• Tidspunkt for hendelse

Hvem deler vi dine opplysninger med?

Ansatte i Brann- og redningsetaten vil få tilgang til dine personopplysninger dersom dette er nødvendig for at vi får utført våre lovpålagte oppgaver.

Personopplysningene vi er behandlingsansvarlig for brukes i all hovedsak for å oppfylle avtaleforhold, lover eller forskrifter. I de tilfeller tredjepartsleverandører bistår oss, kan kontakt- og brukerinformasjon bli utlevert til disse.

Bydeler i Oslo kommune og Plan- og bygningsetaten vil kunne få personopplysninger av oss for å kunne følge opp bekymringsmeldinger.

Kommuneadvokaten vil i enkelttilfeller kunne få tilgang til personopplysninger i forbindelse med rådgivning og rettssaker.

Oslo brann- og redningsetat har inngått kontrakter for drift og vedlikehold av våre datasystemer. Disse leverandørene har signert databehandleravtaler og taushetserklæringer som ivaretar personvernet.

Utlevering av personopplysninger:

• Politiet har hjemmel til å be om at lydlogg og bildeinformasjon fra hendelser utleveres i forbindelse med etterforsking av hendelser. De kan også be om en brannevaluering. Her vil det kunne fremkomme personopplysninger, som navn og adresse, helseopplysninger, i sjeldnere tilfeller helseopplysninger og unntaksvis straffeopplysninger.
• Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Særskilte personopplysninger skal aldri utleveres i henhold til offentleglova, med mindre den registrerte samtykker til dette.
• Opplysninger som er nødvendige for behandling av klager på vedtak sendes til klagenemdas faglige sekretariat, byrådsavdeling for miljø og samferdsel (MOS).
• Klage på avslag på innsynsbegjæring på oversendes Statsforvalteren i Oslo og Viken. Her kan også Statsforvalteren i forbindelse med klagebehandling be om dokumentasjon i opprinnelig behandling, for å kunne fatte riktig vedtak.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

I henhold til personopplysningsloven §1, jf. GDPR artikkel 17, vil vi ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

I våre CRM- og ERP-systemer tilknyttet beredskap lagres opplysninger om kunders kontaktpersoner.

Lydlogg er lagret i forbindelse med hendelser, i henhold til dimensjoneringsforskriften §4-5 og skal lagres i minimum en måned.

Oslo brann- og redningsetat lagrer i 30 dager fra hendelsen inntraff, for lydlogg og annet datamateriale fra hendelser, der materiale kan vurderes som egnet for læring. Men ikke uten at det gis samtykke til dette i forkant av involverte / pårørende i hendelser.

Brann- og redningsetaten skal følge arkivloven i saksbehandling. §9 i arkivloven regulerer bevaring og sletting av dokumentasjon. Oslo brann- og redningsetat følger i tråd med dette også bevaring- og kassasjonsreglementet til Oslo kommune der det fastsettes hvor lenge data skal lagre, og om det eventuelt skal bevares.

Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig for din personopplysninger:
• Rett til innsyn i bruk av dine personopplysninger (GDPR artikkel 15)
• Rett til utlevering av dine personopplysninger (GDPR artikkel 20)
• Rett til å fremme en innsigelse (GDPR artikkel 21)
• Rett til å be om korrigering av opplysninger (GDPR artikkel 16)
• Rett til å få dine personopplysninger slettet eller at behandlingen begrenses (GDPR artikkel 17 og 18)
• Rett til å vite hvilket formål personopplysningene dine behandles etter.

For å få innsyn i hva virksomheter i Oslo kommune, deriblant Brann- og redningsetaten oppbevarer om deg som privatperson kan du fylle ut skjemaet for å få innsyn i dine personopplysninger her.

Det kan være behov for at du møter opp personlig med gyldig ID for å sikre at vi ikke utleverer sensitiv informasjon til uvedkommende. Vi kan også sende disse opplysningene via Altinn eller digital postkasse, men da må vi ha ditt fødselsnummer for å kunne håndtere henvendelsen. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Hvis du mener vi behandler dine personopplysninger uten rettslig grunnlag eller på andre måter ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter, kan du henvende deg til oss. Se kontaktinformasjon nedenfor. Vi skal besvare din henvendelse innen 30 dager.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Det anbefales på Datatilsynets nettsider at du tar kontakt med virksomheten, i dette tilfellet Brann- og redningsetaten som behandlingsansvarlig med dine spørsmål, før du eventuelt tar videre kontakt med Datatilsynet.

Kontaktinformasjon

Vi er tilgjengelig for eventuelle spørsmål du måtte ha angående Brann- og
redningsetatens behandling av dine personopplysninger:

Oslo brann- og redningsetat:
personvern@bre.olso.kommune.no

Personvernkoordinator i Brann- og redningsetaten: Miriam Askeland Thuen

Du kan også sende henvendelse til personvernombudet i Oslo kommune dersom du har spørsmål om hvordan Oslo kommune behandler dine personopplysninger:
personvernombud@oslobystyre.no
Personvernombudet i Oslo kommune: Morten Haug Frøyen