Politisk reglement 2023-2027

Dette reglementet er et supplement til reglement for bydelene vedtatt av Oslo bystyre(lenke). I tillegg til annet relevant regelverk for folkevalgte og folkevalgte organer i Oslo, og er hjemlet i kommunelovens§ 11-12.

1.0 Grunnlag, sammensetning og konstituering.

Bydelsutvalget består av 15 medlemmer.

Bydelsutvalget holder sitt konstituerende møte etter bystyrets konstituerende møte etter kommunestyrevalget.

Bydelsutvalget konstituerer egen bydelsutvalgsleder og nestleder. Ledere, medlemmer og varamedlemmer til arbeidsutvalget, oppvekstkomiteen, omsorgskomiteen og bydelsutvikling-, miljø og klimakomiteen.

For rådene der nye medlemmer ikke velges i det konstituerende møtet, utvides de sittende medlemmers funksjonstid til det er avholdt nyvalg, men ikke lenger enn til første årsskifte i den nye valgperioden.

2.0 Bydelsutvalgets oppgaver

Innholdet i dette punktet er vedtatt av bystyret i reglement for bydelene (lenke til Oslo kommunes nettsider).

2.1 Bydelsutvalgets overordnede oppgaver

Bydelsutvalget har ansvar for planlegging og oppfølging innenfor de arbeidsområder som er nevnt i reglement for bydelene § 3-2.

2.2 Bydelsutvalget har avgjørelsesmyndighet i saker som er tillagt det av bystyret

2.3 Bydelsutvalget har ansvaret for å vedta budsjett og regnskap for bydelen

Bydelsutvalget skal vedta et budsjett innenfor de rammer, retningslinjer og frister som bystyret fastsetter i sitt budsjettvedtak, herunder økonomireglementet og budsjettfullmaktene. Bydelsutvalget skal behandle bydelens regnskap med den spesifikasjon som ble brukt under bydelsutvalgets behandling av det aktuelle årsbudsjettet, med direktørens kommentarer.

2.4. Bydelsutvalget er den øverste myndighet i bydelen, og utvalgets leder eller 1/3 av medlemmene i utvalget kan forlange enhver sak under bydelens virksomhetsområde lagt fram for bydelsutvalget til avgjørelse

Dette gjelder ikke når annen myndighetsfordeling følger av lov, enkeltvedtak gjeldende for bestemte enkeltpersoner, dette reglementets § 3- 4 andre ledd, eller andre vedtak fattet av bystyret.

2.5 Bydelsutvalget har ansvar for å føre tilsyn med bydelens virksomhet

Tilsynet ivaretas primært gjennom ordinær budsjettoppfølging, gjennomgang av tertialrapporter, årsmeldinger og øvrige meldinger som bystyret fastsetter, samt rapporteringsordninger som bydelen selv fastsetter. Utvalgets leder eller 1/3 av medlemmene i utvalget kan forlange enhver sak under bydelens virksomhetsområde lagt fram for bydelsutvalget til orientering, med de begrensninger som følger av lovbestemt taushetsplikt, øvrige bestemmelser i dette reglement, eller andre vedtak fattet av bystyret.

2.6 Bydelsutvalget skal avgi uttalelser i saker som forelegges det

2.7 Bydelsutvalget skal avgi innstillinger eller fremsette forslag til byrådet og bystyret i saker som skal avgjøres av sentralt organ

2.8 Bydelsutvalget kan pålegge administrasjonen å utrede saker innenfor bydelsutvalgets myndighetsområde, jf. reglementet § 3-3

2.9 Bydelsutvalget skal ha rett til innsyn i alle kontrakter, avtaler mv. i den utstrekning organet selv mener dette er nødvendig for å ivareta tilsynsansvaret

Innsyn kan kreves av et enkelt medlem og den etterspurte informasjon skal gis til hele utvalget, om nødvendig unntatt offentlighet og underlagt taushetsplikt.

3.0 Saksbehandlingen i Bydelsutvalget

For bydelsutvalget gjelder følgende saksbehandlingsregler hvis ikke annet er bestemt ved lov:

3.1 Møte

Bydelsutvalget fastsetter selv årlige møteplaner. Møter holdes ellers når:

1. Bydelsutvalgsleder mener det er nødvendig
2. minst 1/3 av Bydelsutvalgets medlemmer krever det

Møtene ledes av leder eller nestleder. Hvis både leder og nestleder har forfall velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

3.2 Innkalling og saksliste

Arbeidsutvalget setter opp saksliste for hvert enkelt møte i bydelsutvalget. Innkalling til møtet og dokumentene i sakene skal normalt være tilgjengelig i Møteportalen én uke før møtet. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av bydelsutvalgets medlemmer krever det.

I saker til bydelsutvalget som blir behandlet i komite, skal det foreligge en innstilling fra komiteen.

Innstillingen skal inneholde komiteens forslag til vedtak og merknader.

Innstillingen gjøres tilgjengelig i den enkelte saken i møteportalen etter komitemøtet.

Bydelsutvalgets møter skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter kommuneloven § 11-5. Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være offentlig tilgjengelig.

Bydelsutvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette behandlingen av en sak som er oppført på sakslisten.

Under behandlingen av «innkalling og sakskart» kan medlemmer i bydelsutvalget foreslå å behandle en aktuell sak som krever bydelsutvalgets oppmerksomhet og hvor tiden ikke har tillatt at saken fremmes på ordinær måte. Vedtak i slike saker kan bare gjøres hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette.

3.3 Vedtaksførhet og voteringer

Bydelsutvalget kan treffe vedtak når minst halvparten av medlemmene har vært til stede i møte og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Medlemmer som deltar i møtet har stemmeplikt. Vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av særskilt bestemmelse i lov. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet i valgsaker, avgjøres valget ved loddtrekning.

Saken tas opp til votering når debatten er avsluttet. Bydelsutvalget avgjør voteringsorden etter forslag fra leder. Er en sak oppdelt eller det foreligger flere forslag til votering, setter leder frem forslag om rekkefølgen for voteringen, eller om alternativ votering.

Votering kan gjennomføres på følgende måter:
a) Ved stilltiende godkjenning. Ingen uttaler seg mot forslag fremsatt av leder med spørsmål om noen stemmer mot.
b) Ved å gi stemmetegn. Leder oppfordrer de medlemmene som er mot et forslag om å gi stemmetegn. Når leder bestemmer det, eller et medlem krever det, kan det holdes kontravotering.

3.4 Forslag og vedtak

Bydelsutvalgets medlemmer kan gi forslag til saker på sakslisten. Forslaget skal sendes inn i møteportalen og må være tilgjengelig for bydelsutvalget før debatten er avsluttet.

Forslagene skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Det skal blant legges vekt på følgende hensyn:

• formuleringene må være presise, klare og entydige
• formuleringene må være fullstendige og så langt det er mulig selvforklarende
• alle forslag leveres i møteportalen

3.5 Muntlig redegjørelse for bydelsutvalget fra medlem av komite

Bydelsutvalget kan tillate at medlem av en komite gir en muntlig redegjørelse i et møte. Redegjørelsen skal så vidt mulig føres opp på sakslisten. Leder kan beslutte at redegjørelsen umiddelbart skal følges av en debatt.

I debatten kan ett medlem fra hver av partigruppe og bydelsutvalgsleder få ordet én gang. Under en slik debatt kan det ikke fremsettes forslag.

3.6 Møteprotokoll

Det skal føres protokoll fra bydelsutvalgets møter. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal protokollen være tilgjengelig for allmennheten.

Protokollen skal inneholde opplysninger om:
a) tid og sted for møtet,
b) hvem som møtte, og hvem som var fraværende,
c) hvilke saker som ble behandlet,
d) hvilke vedtak som ble truffet,
e) voteringsresultatet.

Hvis det vedtas at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i protokollen. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av organet er inhabilt.

3.7 Møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i bydelsutvalgets møter, hvis ikke noe annet følger av kommuneloven § 11-5.

Bydelsutvalgets møter skal som hovedregel gjøres tilgjengelig for allmennheten gjennom strømming på åpent nettsted og tilgjengeliggjøring av opptak i ettertid.

Ved lukking av møtet skal møtet ikke strømmes på åpent nettsted eller opptak tilgjengeliggjøres i ettertid.

3.8 Om hvem som kan være til stede i lukket møte

Medlemmer, møtende varamedlemmer og lederen kan være til stede i lukket møte. Møtesekretæren eller andre fra sekretariatet som har oppgaver knyttet til

behandlingen av saken kan være til stede. Det samme gjelder for ansatte i bydelen som har oppgaver knyttet til framleggelsen eller iverksettelsen av saken.
Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt, avgjør møteleder hvem som kan være til stede.

3.9 Fjernmøter

Bydelsutvalget kan i egen sak beslutte at bydelsutvalgets møter kan holdes som digitale fjernmøter.

Dersom slik beslutning er fattet kan digitale fjernmøter holdes når det anses helt nødvendig eller særlig hensiktsmessig.

Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for digitale fjernmøter.
Et møte som skal lukkes etter punkt 3.7 annet avsnitt kan ikke holdes som digitalt fjernmøte.

3.10 Inhabilitet

For bydelsutvalgets medlemmer gjelder reglene om inhabilitet i kommuneloven og forvaltningsloven ved behandling av saker, med følgende særlige bestemmelser:
a) medlem av bydelsutvalget som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabilt til senere å behandle den samme saken i et utvalg. Dette gjelder ikke ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan.
b) medlem av bydelsutvalget er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.
Bydelsutvalgets medlemmer bør så tidlig som mulig be sekretariatet om å få sin habilitet vurdert. Bydelsutvalget treffer beslutning om inhabilitet i den enkelte sak.

4.0 Arbeidsutvalgets oppgaver

Arbeidsutvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer. En representant fra hver av de partigruppene som ikke blir innvalgt, kan møte som observatør med talerett. Følgende oppgaver ligger til Arbeidsutvalget

• ha en samlet oversikt over alle saker til folkevalgte organer
• fastsette om en sak skal behandles politisk
• fastsette hvordan en sak skal behandles politisk
• pålegge administrasjonen utredningsarbeid på bydelsutvalgets vegne
• reise saker på eget initiativ for behandling i utvalget
• å fatte vedtak i hastesaker der fristen ikke gjør det mulig med behandling i bydelsutvalget. Slike vedtak skal refereres for bydelsutvalget.
• å fatte vedtak i hastesaker som ikke som ikke antas å være prinsipielle eller politisk kontroversielle. Slike saker skal refereres til bydelsutvalget.
• å avgi uttalelser på saksområder hvor bydelsutvalget uttrykkelig har delegert uttalelsesmyndighet

5.0 Komiteenes oppgaver

Bydelsutvalget kan opprette og velge komiteer som saksforberedende organer for bydelsutvalget. Medlemmer til komiteer skal velges blant bydelsutvalgets medlemmer og personer som er valgbare til bydelsutvalget.

Komiteer kan ikke uten bydelsutvalgets samtykke pålegge administrasjonen ressurskrevende utredningsarbeid.

Bydelsutvalget kan delegere sin kompetanse til å avgi høringsuttalelser til komiteer. Avgjørelsesmyndighet som ikke gjelder enkeltvedtak eller forskrift, og som ikke binder kommunen privatrettslig, kan delegeres til komiteer. Komiteer kan delegeres fullmakt til å tildele midler, priser og lignende i henhold til kriterier vedtatt av bydelsutvalget. Komiteer kan ikke ta avgjørelser med prinsipiell betydning.

Komiteene skal:

1. avgi innstilling til bydelsutvalget i saker
2. avgjøre saker der utvalget har beslutningsmyndighet.
3. motta råd til innstillinger fra medvirkningsrådene

6.0 Medvirkningsrådenes oppgaver

Lokalt eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsråd fungerer som rådgivende organ for bydelsutvalget, jf. kommuneloven § 5-12 med forskrift og kommuneloven § 5-2 andre ledd bokstav e.

Bydelsutvalget velger rådene.

Bydelsutvalget kan i samarbeid med bydelens innbyggere, brukere, grupper og organisasjoner mv. etablere faste eller midlertidige ordninger for kontakt, samarbeid, høringer eller annen dialog med bydelens brukere og innbyggere.

Medvirkningsrådene skal gi uttalelser med råd til komiteene eller bydelsutvalget. Rådene kan komiteene bruke til å utforme sine innstillinger.

7.0 Forfall, innkalling av varamedlemmer

Bydelsgruppene skal gi sekretariatet skriftlig melding om forfall til møter, med angivelse av forfallsgrunn. Som gyldig forfall regnes sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid.

Bydelsgruppene skal innkalle varamedlemmer som skal møte. Varamedlemmene skal så langt som mulig innkalles i den nummerorden de er valgt.

8. Gjennomføring av møter

8.1 Navneopprop

Leder foretar opprop og opplyser om forfall og møtende varamedlemmer. Møteleder erklærer at møtet er satt.

Leder tar opp arbeidsutvalgets forslag til kjøreplan for møtet, som er satt i innkallingen.

8.2 Leders redegjørelse for saken

Leder leser opp innstillingens tittel, redegjør kort for saken, og opplyser om det har vært dissens i utvalget som har avgitt innstillingen. Leder spør deretter om noen vil ha ordet i saken.

8.3 Rekkefølgen av talere

Ved behandlingen av innstillinger fra komiteene skal leder og nestleder normalt få ordet før øvrige talere.

Ved behandlingen av private forslag kan forslagstiller få ordet før øvrige talere.

8.4 Taletid

Bydelsutvalget kan fastsette taletid i de saker som er til behandling. Taletiden fordeles i så fall mellom gruppene.

Møteleder kan bestemme at det skal være tillatt med replikker i spesielle saker.

8.5 Møtelederens stilling under debatten

Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å håndheve reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

Vil møteleder delta i debatten, overtar nestleder, eventuelt settemøteleder ledelsen av forhandlingene.

8.6 Medlemmenes plikter under debatten

Taleren skal henvende seg til møtelederen. Taleren skal holde seg til den saken eller del av saken debatten gjelder. Tegninger, tabeller, illustrasjoner og lignende, må ikke plasseres ut under møtene uten møtelederens eller bydelsutvalgets samtykke.

Ved overtredelse av bestemmelsene i første eller annet avsnitt skal møtelederen be taleren overholde reglementet, om nødvendig to ganger. Retter taleren seg fortsatt ikke etter reglementet kan møtelederen be taleren forlate talerstolen, eller ved avstemning la Bydelsutvalget avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet.

9.0 Åpen halvtime

Møte i bydelsutvalg og komiteer i bydelen starter med "åpen halvtime", der publikum gis anledning til å stille spørsmål og fremme synspunkter til organet uten debatt.

Det er ikke adgang for tillitsvalgte eller ansatte i bydelen å stille spørsmål eller fremme synspunkter i "åpen halvtime" vedrørende saker som angår dem som tillitsvalgt/ansatt. For øvrig kan ansatte i egenskap av beboer/bruker av bydelens tjenester benytte "åpen halvtime".

Publikum har ikke anledning til å komme med spørsmål og meningsytringer under organets møte for øvrig.

10.0 Private forslag

Medlem av bydelsutvalget kan fremme private forslag til bydelsutvalget. Forslaget må bare omhandle én sak og gjelde saker som naturlig hører inn under bydelsutvalgets ansvarsområde.

Forslag kan ikke stilles til saker som ligger til behandling i bydelsutvalgets organer, har samme innhold som et forslag som ennå ikke er behandlet eller som tidligere er behandlet i et av Bydelsutvalgets utvalg i samme valgperiode uten å ha fått nødvendig tilslutning.

Ved tvil om vilkårene i annet avsnitt er oppfylt avgjør forretningsutvalget om det private forslaget skal fremmes, og fordeler saken til et av bydelsutvalgets utvalg.

Bydelsutvalget skal ta stilling til forslaget senest seks måneder etter at det er fremmet.

11.0 Ordensbestemmelser

Møteleder skal sørge for å opprettholde ro og under møtene og påse at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret.

Møteleder kan bortvise tilhørere som opptrer slik at det forstyrrer møtet eller strider mot god orden. Møteleder kan utsette møtet hvis den nødvendige orden ikke kan opprettholdes.

12.0 Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft 30.10.2023.

Fra samme tidspunkt oppheves RUTINER OG FRISTER FOR INNMELDING AV SAKER TIL BEHANDLING I BYDELSUTVALGET, KOMITEER OG RÅD vedtatt 14.10.2019 med senere endringer.

13.0 Møteplan og rapporteringsordning

Bydelsutvalget godkjenner den politiske møteplanen for 2024 og fastsetter følgende rapporteringsordning:

	AU	Råd	Komiteer	Bydelsutvalget
Møterekke 1	31.jan	08.feb	12.feb	26.feb
Møterekke 2	13.mar	21.mar	02.apr	08.apr
Møterekke 3	29.apr	07.mai	13.mai	21.mai
Møterekke 4	03.jun	11.jun	13.jun	20.jun
Møterekke 5	04.sep	12.sep	16.sep	23.sep
Møterekke 6				07.okt
Møterekke 7	16.okt	24.okt	28.okt	04.nov
Møterekke 8	27.nov	05.des	09.des	16.des

1. Bydelsutvalget får egne forenklede regnskapsrapporter til behandling i møterekker uten rapporter til bystyret, hvis det er større budsjettavvik. Rapportene gis for perioden med avsluttet regnskap før starten av møterekka. Dette betyr at hvis en regnskapsperiode overlapper med en møterekke, får bydelsutvalget rapporten for foregående måned.

2. Om en regnskapsperiode ikke er ferdig etter den som ble behandlet i forrige møterekke, legges det ikke fram regnskapsrapport i møterekka.

3. Politisk møteplan og rapporteringsordning legges til som punkt 13 i Politisk reglement for Bydel Østensjø 2023-2027 (BU-sak 144/23). Møteplanen og rapporteringsordningen revideres årlig i forbindelse med saken om neste års møteplan.

4. Illustrasjonen vedlagt Politisk reglement for Bydel Østensjø 2023-2027 oppdateres.

Historikk:

30.10.2023 - Reglementet ble vedtatt av bydelsutvalget

26.02.2024 - Møteplan og rapporteringsordning vedtatt av bydelsutvalget