Personvernerklæring for Oslo kommunes barnehager

Dette er en generell personvernerklæring på barnehageområdet i Oslo. Bydelene kan ha en egen versjon av personvernerklæringen, som distribueres til foreldre med barn i bydelens barnehager.

Oslo kommune skal behandle personopplysningene dine på en sikker, lovlig og rettferdig måte. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan og hvorfor Oslo kommune samler inn og behandlerpersonopplysninger om barn og deres foreldre i kommunens barnehager.

Hvorfor behandler vi personopplysninger i barnehagene?

Oslo kommune behandler dine personopplysninger for å kunne:

  • Tilby barnehageplass i tråd med bestemmelser i barnehageloven med forskrifter samt Oslo kommunes forskrift for kommunale barnehager.
  • Administrere barnehageplassen (fastsette riktig foreldrebetaling, fakturere, behandle oppsigelser m.m).
  • Ha oversikt over plasserte barn i de ulike barnehagene for å planlegge opptak og drift.
  • Legge til rette for god kommunikasjon og godt samarbeid mellom barnehagen og barnas hjem.
  • Drive pedagogisk virksomhet og legge til rette for barns trivsel, utvikling og læring.
  • Følge opp særskilte behov til enkelte barn, i samarbeid med foreldre og andre tjenester/faginstanser.
  • Rapportere data for statistiske formål, intern administrasjon og lovpålagt rapportering.

Hva gir oss lov å behandle personopplysningene dine?

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er personvernforordningens artikkel 6, nr. 1 bokstav c. Det vil si at behandlingen er nødvendig for at Oslo kommune skal kunne gjennomføre sine rettslige plikter. De rettslige pliktene, som omtalt i barnehageloven med forskrifter, er blant annet knyttet til opptak, foreldrebetaling, samarbeid med foreldre og andre tjenesteytere, barnehagens pedagogiske virksomhet, tilrettelegging og oppfølgning av enkeltbarns behov.

De fleste barnehagene bruker bilder blant annet for å dokumentere og formidle barnehagens aktiviteter. Bilder av barn er også personopplysninger, men de er som regel ikke nødvendige for å utføre kommunens lovpålagte oppgaver. Det rettslige grunnlaget for denne type behandling er derfor samtykke (personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 bokstav a). Foreldre blir bedt om å gi sitt konkrete og eksplisitte samtykke før barnehagen oppbevarer og deler bilder av enkeltbarn. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake. Den enkelte barnehage kan også be om samtykke for behandling av personopplysninger for andre formål.

I tillegg til personvernforordningen og personopplysningsloven har følgende lover betydning for kommunens behandling av personopplysninger:

  • Barnehageloven med forskrifter
  • Forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandlingsregler
  • Arkivloven, som inneholder regler om journalplikt samt hvordan, og hvor lenge, dokumenter i en sakskal oppbevares.
  • Offentlighetsloven, som inneholder regler for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

I forbindelse med opptak og plassadministrasjon behandler vi opplysninger om foreldre og barn som går i barnehage eller søker om barnehageplass. Det er opplysninger om navn, fødselsnummer, adresse, kontaktopplysninger, familierelasjoner (foresatte, foreldreansvar, søsken), barns morsmål, opplysninger som viser rett til prioritet i opptaket, barnehageplassering samt inntektsopplysninger for de som søker redusert foreldrebetaling.

Når barnet går i barnehage, behandler vi også opplysninger om barns tilstedeværelse, trivsel, læring, utvikling og eventuelle behov for særskilt oppfølgning eller tilrettelegging. Dette inkluderer for eksempel informasjon om allergier, registrering av fravær, referat fra foreldresamtaler og ulike vurderinger knyttet til barns behov.

Personopplysninger som behandles i barnehagene omfatter både alminnelige personopplysninger og såkalte særskilte kategorier av personopplysninger, som har ekstra krav på beskyttelse. For informasjon om ulike typer personopplysninger, viser vi til Datatilsynet: Personopplysninger | Datatilsynet

Hvordan samles personopplysningene inn?

  • Fra nasjonale registre som Folkeregisteret samt Kontakt- og reservasjonsregistret henter vi navn, fødselsnummer, folkeregistrert adresse, e-postadresse, mobiltelefonnummer og familierelasjoner (foresatte, foreldreansvar, søsken).
  • Når du søker om barnehageplass blir du bedt om å oppgi barnets morsmål og bostedsadresse, dersom den avviker fra folkeregistrert adresse.
  • Hvis du søker om prioritet i opptaket, ber vi deg om å sende inn dokumentasjon som viser rett til prioritet (helseopplysninger, vedtak fra barnevern, bekreftelse på at du er enslig forsørger eller nyankommet flyktning i introduksjonsprogram)
  • Hvis du søker om redusert foreldrebetaling henter vi inntekstopplysninger fra Skatteetaten. I noen tilfeller ber vi deg om å sende inn kompletterende inntekstdokumentasjon.
  • Opplysninger knyttet til barns tilstedeværelse, trivsel, utvikling og behov samles inn gjennom dialog mellom foreldre og ansatte i barnehagene, gjennom interne vurderinger i barnehagen samt i dialog med andre tjenester/faginstanser.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres i utgangspunktet så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. I noen tilfeller har vi plikt å lagre opplysningene lenger, for eksempel som følge av krav i arkivloven. For eksempel er det et krav til kommunene om å bevare søkerlister og lister over barn i barnehage samt dokumentasjon knyttet til pedagogisk oppfølgning av enkeltbarn i barnehage. Dokumentasjon av kommunens saksbehandling knyttet til innbyggers rettigheter, herunder oppfølgning av det enkelte barn i barnehage, oppbevares i barnets mappe i kommunens arkiv i 120 år etter barnets fødselsår. Slik langtidsoppbevaring er i tråd med personvernforordningens artikkel 5, nr. 1 bokstav c, som gir mulighet for bevaring av personopplysninger ut fra et arkivformål i allmennhetens interesse ut over originalformålet til behandlingen.

Opplysninger fra den daglige dialogen om praktiske forhold i barnehagen som melding om fravær, ukeplaner, bilder fra aktiviteter og lignende, skal slettes senest ett år etter at barnet har sluttet i barnehagen.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene?

Vi beskytter dine personopplysninger på ulike måter, for eksempel ved å benytte sikre datasystemer samt sørge for god tilgangsstyring slik at kun de som trenger opplysningene for å utføre sitt arbeid, får tilgang. Kommunen sørger også for opplæring av ansatte i hvordan personopplysninger skal beskyttes. Dersom eksterne leverandører behandler personopplysninger på vegne av kommunen reguleres dette av en databehandleravtale mellom kommunen og leverandøren.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Bydelene er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i sine barnehager. Overordnet byrådsavdeling har systemeieransvar for IT-løsninger som brukes på tvers av bydeler, og har i den rollen også et ansvar for hvordan personopplysninger behandles.

Tilgang til og deling av dine personopplysninger

Internt i kommunen: For at barnehagen skal kunne dele personopplysningene dine med andre virksomheter i Oslo kommune, må det finnes et rettslig grunnlag. Ett slikt rettslig grunnlag er barnehagenes opplysningsplikt til barnevernet (Lov om barnehager § 46). Hvis det ikke finnes noe rettslig grunnlag, må vi hente inn samtykke. Det gjelder for eksempel overføring av opplysninger mellom barnehage og skole i forbindelse med skolestart.

Private barnehager: Kommunen har ansvar for å sikre en samordnet opptaksprosess for kommunale og private barnehager, og foresatte søker om plass i både kommunale og private barnehager via kommunens søknadsportal. De private barnehagene har tilgang til opplysninger om sine barn i vårt system for opptak og plassadministrasjon.

IKT-leverandører: Leverandører av it-systemer som benyttes av kommunen for å levere barnehagetjenester er databehandlere på vegne av kommunen, og kommunen har databehandleravtale med disse. Leverandørene har ikke anledning til å behandle dine personopplysninger til andre formål enn det Oslo kommune har fastsatt.

Rettighetene dine

Du har rett til å vite hvilke opplysninger vi behandler om deg, og hvorfor. Personvernrettighetene inkluderer også rett til innsyn, retting, sletting og begrensning, rett til å protestere, rettigheter ved automatiske avgjørelser samt rett til å få data overført (dataportabilitet). Mer informasjon om rettighetene dine finner du på Datatilsynets nettsider: Dine rettigheter | Datatilsynet.

Hvis du har barn i kommunal barnehage, og du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte bydelen der barnehagen ligger: Bydelsvelger - Bydeler - Oslo kommune. Dersom du ikke har plass enda, kan du kontakte ansvarlig byrådsavdeling via postmottak@byr.oslo.kommune.no.

Du kan også kontakte Oslo kommunes personvernombud dersom du mener at vi ikke ivaretar personvernet ditt, eller om du har spørsmål om kommunens behandling av dine personopplysninger. Personvernombudets e-postadresse er personvernombud@oslobystyre.no. Se mer informasjon om personvernombudets rolle og oppgaver.

Hvis du ikke ønsker å kontakte personvernombudet, kan du i stedet klage til Datatilsynet. Her finner du informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet

Oslo kommunes generelle personvernerklæring

I Oslo kommunes personvernerklæringen finner du overordnet informasjon om hvordan og hvorfor kommunen samler inn og behandler personopplysninger om deg. Du får også informasjon om samarbeidspartnere, dine rettigheter og hvordan du skal gå frem dersom du vil klage på vår behandling av dine personopplysninger.