![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Hvem vil være pilot? Ny instruks om elektronisk arkiveringDen 4. april i år vedtok byrådet "Instruks for elektronisk arkivering av saksdokumenter i Oslo kommune". Instruksen har fått byrådssaksnummer 1145/02 og kan leses på kommunens inter-/intranettsider. Instruksen stiller krav til og legger til rette for overgangen fra papirbasert til elektronisk arkivering, og er den første i sitt slag i Norge. Selv om instruksen er vedtatt, er den ikke trådt i kraft ennå, men utvalgte virksomheter kan i samarbeid med Byarkivet sette i gang pilotprosjekter. Av Morten Brøten Oslo kommune har som mål å være ledende innen bruk av Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) i offentlig sektor, og benytte denne teknologien til å utnytte potensialet internt så vel som eksternt i kommunen. Dette er nedfelt både i IKT-strategien og i eOslo-prosjektet. Digitalisering, papirløs forvaltning og elektroniske saksflytprosesser er blitt honnørord også i Oslo kommune! Instruks for elektronisk arkivering av saksdokumenter er resultat av arbeidet til en arbeidsgruppe ledet av Byarkivet. Underveis har dokumentet har vært på høring både i det nasjonale fagmiljøet og internt i kommunen med mange konstruktive tilbakemeldinger. I tillegg til instruksen er det under utarbeidelse en veiledning, som skal forklare, utdype og problematisere innholdet i instruksen. Oppgaven med å lage veiledningen er delegert fra Byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling til Byarkivet. Instruksen og veiledningen vil til sammen utgjøre et nyttig arbeidsverktøy for virksomheter som ønsker å gå over til elektronisk sakarkiv. Instruksen – en kort presentasjon Det er det elektroniske dokumentet som regnes som arkivversjon, ikke papireksemplaret. Dette betyr at inngående dokumenter på papir kan makuleres etter skanning. I visse tilfeller kan det likevel være nødvendig å arkivere saksdokumenter i papirform. Dette kan være av hensyn til lovbestemte formkrav, for eksempel om håndskrevet underskrift. Alle journalførte hoveddokumenter i en sak må være arkivlagt i det elektroniske arkivet for at saken kan regnes som elektronisk arkivert. Hvis ikke må saken i sin helhet arkiveres samlet på papir. De elektroniske dokumentene skal arkiveres i et av følgende fire
arkivformater: Ved igangsetting av prosjekt for elektronisk arkivering i en virksomhet, skal det sendes en kortfattet plan til Byarkivet for uttalelse. Før endelig overgang til elektronisk arkivering, skal det ha vært gjennomført prøvedrift, og ordningen skal være godkjent av Byarkivet, jf. Arkivinstruks for Oslo kommune punkt 2.3. Etter godkjenning kan virksomheten arkivere saksdokumentene utelukkende i elektronisk form, uten et parallelt papirarkiv (evt. med visse unntak jf. ovenfor). Ved overgangen fra papirbasert til elektronisk arkivering, stilles det krav om at det skal settes et periodeskille i journalen og i arkivet. Pilotprosjekter Noen forutsetninger bør imidlertid være på plass før man setter i gang en slik prosess. For det første må man ha - eller i det minste være i ferd med å skaffe seg - et Noark-4 basert arkivsystem med såkalt "O2"-funksjonalitet. Pr. i dag finnes det fire leverandører med slike systemer: ErgoEphorma A/S med systemet Ephorte, Software Innovation ASA med Doculive 6.0, IBM A/S med Kontor 2000 versjon 5 og ACOS Websak versjon 5 fra ACOS AS. For det andre bør etaten eller bydelen ha tilstrekkelig erfaring med elektronisk saks- og dokumentbehandling. Dette innebærer for eksempel at man har benyttet Noark-basert journalføring, saksbehandlingsmodul og skanning en stund, og har fått dette til å fungere i virksomheten. Byarkivet er fagetat for dokumentbehandling og arkiv i Oslo kommune. Etaten er i tillegg systemansvarlig instans for arkivsystemene som benyttes i virksomhetene. Det vil derfor være helt nødvendig at virksomhetene arbeider tett sammen med Byarkivet i et slikt pilotprosjekt. Det bør også vurderes om leverandør av arkivsystemet skal være med i prosjektene som startes opp. Som pilot vil man på denne måten få ekstra god oppfølging. Ved å innføre elektronisk arkivering, kan man i større grad realisere potensialet som ligger i bruk av elektroniske verktøy i saksbehandlingen. Pilotprosjektene vil dessuten kunne gi kommunen nyttige erfaringer med elektronisk dokumentbehandling og arkivering, og danne grunnlaget for en eventuell senere revisjon av instruksen og veiledningen. Virksomheter som er interessert i å være pilot, kan ta kontakt med Byarkivet. Litteratur: TOBIAS 2/2002 |