Innføring av elektronisk arkiv –
foreløpig status i Oslo kommune

Forskrift om offentlege arkiv åpner for elektronisk arkiv uten noe parallelt papirarkiv. Hjemmelen finnes i § 2-13, som slår fast at saksdokumenter under visse forutsetninger kan lagres elektronisk. Noark-4, som er den nye kravspesifikasjonen for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning, er langt på vei en standard for full elektronisk dokumentbehandling og arkiv. Kravene er imidlertid på flere punkter av generell og overordnet karakter og har aktualisert behovet for tilpasninger i Oslo kommune. På bakgrunn av dette tok Byarkivaren i fjor initiativet til å opprette en arbeidsgruppe med mandat å utarbeide veiledning og instruks i innføring av elektronisk arkiv og dokumenthåndtering i kommunens virksomheter.

Av Morten Brøten

Arbeidsgruppen har bestått av representanter fra Byrådslederens avdeling, Byrådsavdeling for service- og organisasjonsutvikling og Byarkivet. Sistnevnte har fungert som sekretariat for prosjektet. Gruppen hentet nyttige erfaringer fra besøk i Kommunal- og regionaldepartementet, Riksarkivet og Statens vegvesen Nordland. Utkast til instruks og veiledning ble i sommer forelagt Riksarkivaren og godkjent som rammeopplegg for virksomheter i kommunen som ønsker å innføre elektronisk arkiv.

Dokumentene har i tillegg vært på en "uformell" høringsrunde i Arbeids- og administrasjonsdepartementet, Software Innovation ASA, Ephorma A/S og Fylkesarkivet i Oppland, hvor tilbakemeldingene har vært svært positive. Utkastene venter nå på videre behandling i kommunen. Det ventes at det igangsettes pilotprosjekter blant noen virksomheter til neste år.

Instruksen og veiledningen tar for seg de forhold som er viktig å være klar over ved innføring av elektronisk arkiv. Instruksen presenterer krav og standarder som er obligatoriske i Oslo kommune, i andre sammenhenger problemstillinger hvor virksomheten selv må velge. Hensikten med veiledningen er å forklare, utdype og problematisere instruksen.

Hva er elektronisk arkiv?

Elektronisk arkiv forstås i instruksen og veiledningen som et arkiv hvor alle virksomhetens saksdokumenter, både egenproduserte og de som er mottatt fra andre, er lagret elektronisk i tilknytning til en elektronisk journal. Det er den elektroniske versjonen av dokumentet som regnes som arkiveksemplar, ikke papirversjonen. I praksis betyr dette at en virksomhets papirarkiv (sak- og korrespondansearkiv) kan erstattes av et elektronisk arkiv.

I de fleste tilfeller vil dette forutsette at virksomhetens egne saksdokumenter produseres elektronisk gjennom en saksbehandlermodul tilknyttet arkivsystemet. Det vil også forutsette skanning av papirdokumenter som mottas i virksomheten.

For at virksomheten skal kunne avslutte arbeidet med et papirbasert arkiv, og regne de elektroniske versjonene av dokumentene som sitt egentlige arkiv, må løsningen være godkjent av Byarkivet. Det skal fremgå av søknaden hvordan virksomheten tilfredsstiller de krav som er stilt i instruksen. Før godkjenning skal det dessuten være gjennomført prøvedrift av systemet. I prøveperioden skal papirarkivet vedlikeholdes som før.

Gevinster

Det ligger utvilsomt et potensiale for ressursbesparelse ved innføring av elektronisk arkiv; det vil gi muligheter for rask og enkel tilgang til informasjon og dokumentasjon på hver saksbehandlers PC, behov for utstyr og lagringsplass til omfattende papirarkiver vil forsvinne, tradisjonelle arkivoppgaver som bilegging, arkivlegging og utlån vil forsvinne, periodisering av arkivet vil bli mindre ressurskrevende i og med at man slipper å pakke ned et papirbasert arkiv, merke esker, flytte arkivmaterialet til bortsettingsarkivet, etc.

En naturlig videreføring av elektronisk arkiv, er elektronisk utveksling av saksdokumenter. Integrasjon mellom et e-postsystem og arkivsystem/ saks­behandlermodul vil gjøre ekspedering og mottak av post mer effektivt. Temaet elektronisk dokumentutveksling ligger utenfor instruksens og veiledningens rammer, og vil trolig mer naturlig høre inn under kommunens e-postinstruks.

Som en overordnet gevinst vil elektronisk arkiv og dokumenthåndtering føre til mer effektiv og korrekt saksbehandling. I neste omgang vil dette kunne bedre kommunens service overfor brukerne.

TOBIAS 4/2000