![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Arkivplan - Innhold og utformingDet overordnede målet med å lage en arkivplan er at arkivene skal gjøres oversiktlige og brukervennlige, i samtid og ettertid. Men hvordan skal arkivplaner utformes, og hva skal beskrives? Av Anne Marit Noraker Arkivforskriften og arkivinstruks for Oslo kommune vil sette krav til hva arkivplaner i kommunen skal bestå av. Disse kravene er beskrevet i artikkelen foran. Det er imidlertid ikke utarbeidet noen mal verken for hvordan dokumentene i arkivplaner skal se ut, eller for hvordan arkivplanarbeidet bør organiseres. I denne artikkelen gis en summarisk veiledning for hvordan de ulike delene av arkivplanen bør utformes. Beskrivelse av virksomheten Det er viktig å ha oversikt over dagens og tidligere organiseringer av virksomheten, for å få forståelse av og kunnskap om virksomhetens administrative historie. I tillegg er dette av betydning for å kunne ha oversikt over hvor arkivmateriale som er skapt gjennom tidene befinner seg, og for å forstå den administrative sammenhengen som arkivmaterialet inngår i. Denne beskrivelsen bør for det første bestå av en redegjørelse for dagens organisering og lokalisering av virksomheten, gjerne gjennom et organisasjonskart. Man bør beskrive de ulike avdelingers oppgaver og fagfelt og hvordan arkivet er organisert. Har virksomheten delarkiver og/eller underliggende tjenestesteder, bør det også gjøres rede for hvordan arkivordningene fungerer der. Det bør i tillegg gis en historisk oversikt som beskriver alle organiseringer og eventuelle omorganiseringer, samt de saksfelt virksomheten har befattet seg med gjennom tidene. Rutinebeskrivelser En rutinebeskrivelse er en detaljert bruksanvisning for virksomhetens dokumenthåndtering. Det som skal beskrives er hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når de ulike delene av prosessen skal gjøres. Rutinebeskrivelser skal tas vare på som en del av arkivplanen, også etter at de er gått ut av bruk. Hensikten er å gi forståelse av hvordan virksomhetens arkivarbeid er og har vært organisert. Det er imidlertid vanskelig å angi en mal for hvordan rutinebeskrivelser skal se ut. Det som skal beskrives er dokumentflyten i den enkelte virksomhet, og de ulike virksomheter vil nødvendigvis ha varierende behov. Dette gjelder kanskje særlig spørsmålet om hvor detaljert man skal gå til verks. Rutinebeskrivelser kan utformes som ett samlet dokument, eller som flere dokumenter med ulikt innhold og oppbygging. For det første kan man lage flere dokumenter for å få til et skille mellom arkivrutiner og brukerdokumentasjon knyttet til systemene. Nye versjoner av edb-journalen blir dermed ikke avgjørende for når rutinebeskrivelsen må ajourføres. For det annet kan man lage ulike rutinebeskrivelser for ulike målgrupper. Dette kan gjøres ved å lage egne dokumenter for arkivtjeneste, saksbehandlere og utvalgssekretærer. Slik kan man gi dokumentene ulike detaljeringsnivåer og man kan legge vekt på den aktuelle gruppens oppgaver i forhold til arkivet. Dette gjør det lettere å finne en pedagogisk utforming som fungerer for den enkelte brukergruppe. En del virksomheter velger å la saksbehandlerdokumentet være en kort sammenfatning av et mer omfattende dokument som gjelder for arkivtjenesten. Andre velger å la saksbehandlerdokumentet være så omfattende at det gir saksbehandlerne svar på de fleste spørsmål de måtte ha. Å utarbeide egne dokumenter for ulike målgrupper kan hemme helhetsforståelsen av virksomhetens samlede arkivrutiner. En slik sammenheng kan kanskje være enklere å oppnå om man beskriver all dokumenthåndtering i ett, men slike dokumenter blir lett omfattende og så store at de blir vanskelige å finne frem i. Det man eventuelt kan gjøre for å få til en ryddig beskrivelse av de ulike brukergruppenes arbeidsoppgaver, er å beskrive de enkelte arbeidsrutinene for seg. Dette utgjør dermed en alternativ tredje måte å dele opp rutinebeskrivelser på. Man kan lage et eget dokument som gjelder alle rutiner som knytter seg til utlån, og tilsvarende for behandling av utgående brev, osv. Slike rutinebeskrivelser blir nødvendigvis nokså kortfattede og blir kanskje oftere brukt av saksbehandlerne enn store, kompakte dokumenter. Flere av disse løsningene kan for øvrig kombineres. Uansett hva slags løsning som velges, anbefales det å bruke henvisninger mellom de ulike dokumentene og referanser til lover og annet regelverk. Et eksemplar av alle rutinedokumenter skal samles i arkivplanen. Utforming av oversikter og lister Oversikter over alle arkivserier og registre i virksomheten og lister over materiale som er satt i bortsettingsarkiv skal inngå i arkivplanen. I tillegg kommer oversikter over hva som skal bevares og hva som kan eller skal slettes, hva som er kassert og hva som eventuelt måtte være overført til eller fra andre virksomheter. Dette gjelder også lister over det som er avlevert eller skal avleveres til Byarkivet. Oversiktene vil gi et bilde av hva man kan forvente å finne i arkivmaterialet, de gir oversikt over fysisk plassering, og de gir muligheter for gjenbruk av edb-systemer. Enkelte av dem er i tillegg nødvendige hjelpemidler under arbeid med kassasjon og avlevering. Arkivserier og registre I følge § 2-5 i arkivforskriften skal det utarbeides en systematisk ordnet oppstillingsplan, eller en oversikt over alle arkivserier i virksomheten, for materiale som ikke er ordnet etter arkivnøkkelen. Hva denne oversikten bør inneholde av opplysninger, kan variere avhengig av den enkelte virksomhets behov. Her beskrives den enkelte arkivseries innhold, ordningsprinsipp, periodeinndeling, oppbevaringsmåte og kassasjonstidspunkt. Samtlige arkivserier og systemeer skal beskrives, jf. arkivforskriftens §§ 2-6 og 2-14. Oversikten bør ta utgangspunkt i rekkefølgen i det allmenne arkivskjemaet, som skal benyttes som standard for oppstilling av arkivmateriale i Oslo kommune. Allment arkivskjema kan fås ved henvendelse til Byarkivet. Bortsettingsarkiv Det skal føres en oversikt over bortsettingsarkivet som beskriver både det som skal bevares og det som skal kasseres. Oversikten bør dessuten angi hvor de ulike delene av arkivet er plassert. Listen bør gi opplysninger om arkivserie, tidsperiode og boksnummer, samt gi en kort beskrivelse av innholdet i den enkelte boks. Den bør også si noe om omfanget av hver serie. Bortsettingslistene kan imidlertid erstattes av avleveringslister og oversikter over hva som skal kasseres. Det er rasjonelt å lage disse i forbindelse med bortsettingsarbeidet. I den anledning bør en skille ut materiale som skal kasseres. Bevaring og kassasjon For å muliggjøre kassasjonsarbeidet og for å gjøre det mulig å kontrollere hjemmelsbegrunnelsene før ulike deler av arkivmaterialet blir kassert, er det viktig å beskrive hvilke typer materiale som skal bevares og hvilke som kan eller skal slettes eller kasseres i virksomheten. Hvis kassasjonsfeltet i journalen benyttes aktivt, kan man i tillegg benytte funksjonene for kassasjonsliste og avleveringsliste i edb-journalen. Kassasjonslistene gir oversikt over saker som skal kasseres og når dette skal gjøres. Avleveringslistene, som kan genereres med utgangspunkt i edb-journalen, gir en fullstendig oversikt over alle avsluttede saker som skal bevares i den enkelte periode. Så langt er det imidlertid få virksomheter som har tatt i bruk kassasjonsfeltet i journalen. I de tilfeller det er hele serier som skal kasseres, kan man bruke serieoversikten til å angi kassasjonstid, i stedet for å lage egne oversikter over det som skal kasseres. Dette er imidlertid ikke mulig i de tilfeller kassasjon tar utgangspunkt i bevaringsverdien til enkeltsaker. Kassert materiale I kassasjonsprotokollen skal det gis oversikt over arkivserier, enkeltsaker, registre og andre typer data som er kassert eller slettet. Ved hver enkelt kassasjon skal det føres referanse til de bestemmelser eller retningslinjer som ligger til grunn for kassasjonen, når og hvordan kassasjonen ble foretatt og hvem som gjennomførte den. I følge arkivloven med tilhørende forskrifter vil overtredelser innebære straffeansvar. Alt materiale som kasseres skal føres i slik protokoll, med unntak av regnskapsmateriale og arkivuverdig post. Kassasjon av utskrifter og rapporter fra ulike fagsystemer er som regel også unødvendige å føre i kassasjonsprotokollen, så sant man klarer å ta vare på systemet. Hvis systemet inneholder saksdokumenter, skal utskrift av disse dokumentene legges i fysisk arkiv - så sant ikke systemet tilfredsstiller Noark-4. Overført materiale Om en virksomhet bevarer arkivmateriale som er skapt av andre virksomheter eller om den selv har gitt fra seg arkivmateriale til andre virksomheter enn Byarkivet, skal dette komme frem i arkivplanen - i egne lister over overført materiale. Slik overføring skal bare skje i forbindelse med overføring av saksansvar, og i så fall må materialet holdes adskilt. Slike lister skal lages før en overføring finner sted. Slike oversikter er ikke alltid så lette å lage i ettertid, men jo grundigere man går til verks når disse oversiktene lages, jo bedre kan materialet nyttes. Når det gjelder materiale som måtte være overført til andre virksomheter, anbefaler vi at også arkivskapende virksomheter bevarer en journalutskrift. Avlevert materiale Avleveringslister skal gi opplysninger om arkivskaper, arkivserie, tidsperiode og arkivstykkenes nummer (med arkivstykke menes boks, protokoll eller lignende), samt gi en kort beskrivelse av innholdet i det enkelte arkivstykket. For serier ordnet etter arkivnøkkel er det nok å liste opp fra-til arkivkoder for den enkelte boks og vedlegge arkivnøkkelen. For kronologiske serier bør det lages lister som viser hver enkelt sak/klient hvor det angis tidsrom for når sakene er avsluttet, med mindre register ikke følger med. Avleveringslister bør føres i Excel eller Asta, og helst avleveres i elektronisk form. Byarkivet er behjelpelige med oppsett for registrering i tabeller. Det allmenne arkivskjemaet skal følges med hensyn til rekkefølge. Byarkivet ønsker foreløpig ikke avleveringslister som er generert fra edb-journalen. Slike lister gir oversikt over saker som er avsluttet og som ikke skal kasseres. De sorteres pr. delarkiv, arkivkode og saksnummer. De er enkle å skrive ut, men de går helt ned på saksnivå, og blir dermed så detaljerte at de blir uoversiktlige å finne frem i for depotinstitusjoner som Byarkivet. Journalens avleveringsliste kan imidlertid være nyttig som gjenfinningsmiddel for den virksomheten som har skapt et arkiv. Forøvrig anbefales det at virksomheten beholder en kopi av løpende journal etter avlevering. Systemdokumentasjon Uten systemdokumentasjon kan informasjonen vi legger inn i ulike systemer bli utilgjengelig. For hvert system som blir brukt til å lagre arkivverdige data, skal det beskrives hvilke utvalg av data som skal følge en avlevering til Byarkivet. Byarkivaren gir bestemmelser for hvordan listene skal føres i hvert enkelt tilfelle. Systemdokumentasjonen skal følge med materialet. I følge forskrift om offentlege arkiv §§ 2-6 og 2-14 skal elektroniske systemer være "fullgodt dokumenterte" og "godt nok dokumenterte til at materialet kan nyttast etter overføring til arkivdepot". §2-14 sier dessuten at slik dokumentasjon skal inngå i arkivplanen. Forskriften utdyper ikke hva dette innebærer. Systemdokumentasjonen bør for det første dokumentere de ulike typer programvarer som brukes og som har vært brukt. Kravspesifikasjoner, kontrakter mellom utvikler og bruker, brukerhåndbøker og beskrivelser av hvordan programvaren er bygget opp hører med her. Videre må man dokumentere og beskrive den administrative sammenhengen som informasjonen har blitt til i, hvordan dataene i systemet henger sammen, hvordan de enkelte tabeller er bygget opp og hva de ulike kodene betyr. Dette er viktig for å kunne lese informasjonen etter at den er blitt eksportert til standardformat. Dersom virksomheten ikke er i stand til å sikre den bevaringsverdige dokumentasjonen i et elektronisk format, er det viktig å beskrive hvordan informasjonen skal lagres, for eksempel på papir eller på mikrofilm. Det må også nedfelles når utskrifter skal tas og hvilke felter det skal tas utskrift av. Arbeidsprosessen Vi anbefaler at arbeidet med arkivplanen organiseres som prosjektarbeid. Fordelen ved dette er at det blir lettere å holde orden på deloppgaver, å være strukturert og å måle resultater. I tillegg blir arbeidsoppgavene legitimert og det kan være lettere å oppnå et felles engasjement. Et prosjektarbeid innebærer at man arbeider i forskjellige faser, fra planlegging, målformulering, kartlegging, vurdering, til handling og evaluering. Samtidig må man hele tiden se tilbake og kanskje gjøre endringer, før det videre arbeidet fortsetter. Arbeidsgruppen i et arkivplanprosjekt bør minimum bestå av representanter fra arkiv, saksbehandlere, IT og ledelse. I tillegg kan det være smart å trekke inn ulike personer etter hvert som prosjektet skrider frem, ved for eksempel å delegere ansvar for å utarbeide deler av arkivplanen til ulike "delgrupper". Skal prosjektet innbefatte eventuelle tjenestesteder, bør representanter fra disse også trekkes med. Når de ulike dokumentene av arkivplanen skal utvikles, må de eksisterende rutinene kartlegges. Deretter må det vurderes om dagens praksis er tilfredsstillende med hensyn til gjeldende lover og regelverk. Med utgangspunkt i slike vurderinger kan arbeidsgruppen legge frem forslag til eventuelle endringer av rutiner. Mange foretrekker å jobbe frem ett og ett dokument av arkivplanen, og arbeidet kan ofte forenkles ved å se på tilsvarende arbeider som er gjort i andre virksomheter. Når de ulike dokumenter er ferdig utviklet og vedtatt, bør man som en siste del av prosjektet lage en handlingsplan som beskriver hvordan planen skal vedlikeholdes etter at hovedprosjektet er ferdig. Dette kan for eksempel innebære at det til visse stillinger knyttes ansvar for å sørge for at arkivplanen med faste mellomrom blir gjennomgått og ajourført. Dette innebærer med andre ord å sørge for at et tidkrevende og kostbart prosjekt får leve videre. TOBIAS 2/99 |