![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Arkivplan - Begrepet, regelverket og hensiktenEtter at arkivforskriften trådte i kraft er alle offentlige organer forpliktet til å ha en arkivplan. Her tar vi opp hva en arkivplan er, hva som vanligvis blir lagt i begrepet, hva forskriften sier om arkivplan, hvordan arkivplaner i Oslo kommune skal se ut, hva som er hensikten med slike planer og hvem som må lage dem. Av Ranveig Gausdal I Jørgen H. Marthinsens bok Arkivdanning (Aschehoug 1987) er arkivplan definert på følgende vis: "Oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en virksomhet og bestemmelse om hvor og hvordan dette skal finne sted." Det vi forstår av definisjonen er at en arkivplan gir oss oversikt på et overordnet nivå over en virksomhets arkivmateriale, både over hvor det befinner seg og over omstendigheter rundt materialets tilblivelse. Men definisjonen er ikke konkret nok til å fortelle oss hvilken form dette skal ha og hva slags dokumenter dette i praksis omfatter. Hvordan har så begrepet vært anvendt til nå? Hva slags utforming har arkivplaner i offentlige virksomheter i praksis fått? Om man ser på det arbeidet som har vært gjort, og på den svært sparsomme litteraturen som er tilgjengelig på området, kan man skimte to tradisjoner, eller om man vil to ulike måter å gi begrepet innhold på. De fleste dokumenter som har fått overskriften arkivplan i Norge har vært utarbeidet for norske kommuner. Disse arkivplanene har gjerne bestått av gjeldende rutinebeskrivelse og en skjematisk oversikt over kommunens eller den kommunale etatens arkivserier. En mer omfattende forståelse av begrepet er å betrakte arkivplanen som en samling dokumenter som gir oversikt over rutiner, arkivserier, elektroniske systemer, organisasjonsforhold, arkivnøkler og andre finnemidler og all annen arkivrelatert kunnskap i virksomheten, knyttet både til dagens situasjon og til fortiden - altså både det som skapes og brukes i dag, og det som har vært skapt og brukt tidligere. Hvilken av disse variantene man forholder seg til får selvsagt konsekvenser for utformingen av arkivplanen. Hvis man tar utgangspunkt i den første forståelsen, kan arkivplanen lages som ett, forholdsvis begrenset, statisk dokument som kan mangfoldiggjøres, stiftes sammen og deles ut til alle ansatte. Arkivplanen vil da også få en bestemt gyldighetsperiode. Hvis utgangspunktet derimot er den mer omfattende varianten, blir arkivplanen en hel samling av dokumenter, og den blir aldri ugyldig. Både gjeldende og tidligere arkivnøkler og nåværende og tidligere organisasjonsplaner vil inngå i den. Det samme gjelder dokumentasjon av edb-systemer, både de som er gått ut av bruk og de som brukes til daglig, osv. I dette tilfellet vil ikke arkivplanen bli mangfoldiggjort og delt ut, men vil være en unik samling dokumenter som står plassert ett sted. Den vil også være mer dynamisk, i det den vil bli vedlikeholt og supplert fortløpende. Arkivplan i arkivforskriften Hva sier Forskrift om offentlege arkiv om hva arkivplanen skal omfatte? Gir den noe svar på hvilken av de to tolkningene av begrepet man skal forholde seg til? Hovedbestemmelsen om arkivplan i forskriften er å finne i § 2-2, hvor det slås fast at et hvert offentlig organ nå er forpliktet til å ha en til enhver tid ajourført arkivplan. Det sies i samme paragraf at arkivplanen skal vise hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Videre skal den gi oversikt over hva slags instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet. Dette er en upresis og lite konkret beskrivelse, og det er følgelig behov for presiseringer eller nærmere beskrivelse av innholdet andre steder i forskriften. Leser man gjennom hele forskriften, blir da også dette behovet til dels tilfredsstilt. I § 2-6 slås det fast at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir brukt til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokumenter. Elektroniske systemer skal være fullgodt dokumenterte. I henhold til § 2-14 skal de systemer som elektroniske registre og databaser inngår i, være godt nok dokumenterte til at materialet kan benyttes også etter at det er overført til arkivdepot. Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. I forbindelse med periodisering kreves det at man skal spesifisere det i arkivplanen dersom man holder deler av arkivmaterialet utenfor ordinær periodisering. Det samme gjelder hvis man velger å følge spesielle prinsipper for periodisering i deler av arkivet (§ 3-12). I § 2-5 kreves det at det skal utarbeides en systematisk ordnet oppstillingsplan for materiale som ikke er ordnet etter arkivnøkkelen. Det er ikke nevnt at denne hører hjemme i arkivplanen, men ut fra en vanlig forståelse av begrepet, vil det være naturlig å regne den dit. Det samme gjelder for de listene som kreves produsert ved bortsetting: en summarisk liste over materiale som blir kassert og en fullstendig arkivliste over det som skal bevares (§ 3-14). Dette er faktisk en oppsummering av alt forskriften sier om arkivplan. Det er positivt at arkivplan er gjort obligatorisk for offentlige organer. Hovedbestemmelsen er imidlertid generell og upresis, og etterlater et behov for presiseringer. Dette tilfredsstilles bare delvis gjennom de andre paragrafene hvor arkivplan er nevnt. Det er dessuten upraktisk at de relevante paragrafene er spredt utover i hele forskriftsteksten, uten noen henvisninger. Det virker unektelig noe tilfeldig hva som er knyttet til arkivplan i forskriften og hva som ikke er det, og detaljeringsnivået er tilsvarende ujevnt. Det presiseres for eksempel at arkivplanen skal gi informasjon om unntakene fra vanlig periodisering, men hva med informasjon om den ordinære periodiseringen? Systemdokumentasjon er nevnt, men hva med arkivnøkler, bortsettingslister, avleveringslister og overføringslister? Dessuten kan man ikke si at det avklares hvilke av de to tolkningene av arkivplanbegrepet det er forventet at man skal forholde seg til når man setter i gang arbeidet for å tilfredsstille forskriftens krav om en til enhver tid ajourført arkivplan. Arkivplan for Oslo kommune En ytterligere presisering er imidlertid foretatt i Byarkivets utkast til Arkivinstruks for Oslo kommune. Utkastets punkt om arkivplan er gjengitt nedenfor, og om ikke teksten endres i forbindelse med bystyrets behandling av instruksen, vil dette i praksis bli en beskrivelse av innholdet i arkivplaner som skal utarbeides i Oslo kommune. Punktet lyder som følger: "Virksomheten skal utarbeide og vedlikeholde en arkivplan med utgangspunkt i Byarkivets veiledning. Planen skal beskrive og gi oversikt over: · Arkiv- og saksbehandlingsrutiner, herunder doku- mentasjon av tidligere arkivordning · Arkivnøkler som brukes og har vært brukt · Alle arkivserier og registre i virksomheten · De data som skal bevares og avleveres til Byarkivet · De data som kan eller skal slettes, og når dette skal skje · Lister over materiale som er satt i bortsettings- arkiv, overført til andre virksomheter og/eller av- levert til Byarkivet · Systemdokumentasjon for edb-systemer i virk- somheten som lagrer arkivverdig informasjon (se gjeldende retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon) - dette gjelder også systemer som har gått ut av bruk · Historikk/beskrivelse av virksomheten" Byarkivet legger altså opp til at det er den mest omfattende forståelsen av arkivplanbegrepet som skal legges til grunn når virksomheter i Oslo kommune skal lage sine arkivplaner. Det er ikke nok at virksomhetene lager rutinebeskrivelse og serieoversikter. Formålet med arkivplanen Formålet med å utarbeide en så omfattende arkivplan har mange sider. For det første vil arkivplanen gi en totaloversikt over alt arkivmateriale som skapes og er blitt skapt i virksomheten. Dette gjelder både det som fortsatt er i virksomheten, både i dagligarkiv og i bortsettingsarkiv, og det som enten er avlevert eller overført til andre virksomheter. Det gjelder også både det som er bevart, og det som er blitt kassert. At det finnes en slik oversikt på ett sted, hos de som har ansvaret for arkivene, gjør sjansen større for at bevaringsverdig materiale overlever. Arkivplanen gir også en totaloversikt over gjenfinningsmidler i virksomhetens arkivmateriale, og gjennom den oversikten den gir er den i seg selv et gjenfinningsmiddel. Arkivplanens beskrivelse av virksomheten og dens arbeidsfelt både i fortid og nåtid gir et godt bilde av hva slags sakstyper man kan forvente å finne informasjon om i arkivene. Dette er verdifullt med hensyn til gjenbruk. Systemdokumentasjonen muliggjør gjenbruk av data fra edb-baserte systemer. Data fra slike systemer blir om kort tid umulig å gjenbruke dersom man ikke har bevart omfattende dokumentasjon knyttet til dem. Hvem må lage arkivplan? Skal tjenestestedene lage egne arkivplaner, eller skal virksomhetens arkivplan omfatte både administrasjon og tjenestesteder? I forskriften er plikten til å lage arkivplan knyttet til forskriftens organbegrep: "Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ... arkivplan" (§ 2-2). Det er et annet sted i forskriften slått fast at man skal regne hver "statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining" som egne organer, men det er overlatt til den enkelte kommune å definere hvilke institusjoner og enheter som skal regnes som egne organer. Det foreløpig ikke avklart hvordan dette vil falle ut for Oslo kommune. Dermed er det heller ikke klart hvor langt plikten til å utarbeide en egen arkivplan strekker seg. Det er imidlertid et absolutt krav at alt arkivmateriale skal omfattes av en eller annen arkivplan. Tjenestestedene må altså enten ha en egen arkivplan eller være omfattet av virksomhetens arkivplan. Hvilket valg man gjør her er foreløpig opp til den enkelte virksomhet, og vil avhenge av tjenestestedenes størrelse. Det er likevel å anbefale at mest mulig samles ett sted. Uansett må det nedfelles i virksomhetens arkivplan hvilken løsning man har valgt. TOBIAS 2/99 |