Arkivstruktur og periodisering i Noark-4

Noark-standarden har til nå vært lite fleksibel når det gjeder ulike prinsipper og metoder for periodisering. I forbindelse med den nye utgaven av Noark-standarden har funksjonaliteten på dette området blitt vesentlig forbedret, og standarden åpner nå i større grad for flere forskjellige løsninger

Av Ranveig Gausdal

Bortsetting er en kritisk fase i arkivenes livsløp. Mange institusjoner som har hatt godt fungerende dagligarkiv, har ikke klart å opprettholde arkivmaterialets kvalitet gjennom overføringen til bortsettingsarkiv. Dette fører senere til problemer og kostnader når arkivene skal avleveres.

Et av de største problemene har vært at man ikke har hatt klare kriterier for hva som skal settes bort, slik at man har mistet oversikten over hva som befinner seg i dagligarkivet og hva som er overført til bortsettingsarkivet. Et annet hovedproblem har vært at man ikke har klart å gjennomføre overføringen til bortsettingsarkivet systematisk nok til at man har bevart den orden arkivmaterialet hadde i dagligarkivet. Dette går utover mulighetene for gjenfinning.

Periodisering i Noark-standarden til nå

Ordningen med faste journal- og arkivperioder ble introdusert med Noark-standarden rundt midten av 1980-tallet. Denne metoden innebærer at alle saker som har vært avsluttet innenfor et bestemt tidsrom, for eksempel en femårsperiode, settes bort samtidig og holdes samlet som en enhet i bortsettingsarkivet. Alle registreringer som hører til de avsluttede sakene fra den aktuelle perioden skal samtidig tas ut av den aktive Noark-basen og legges over i en historisk database, eller man kan ta utskrifter av de samme journalopplysningene og bevare dem på papir eller i form av mikrofilm.

Denne metoden har fungert for tradisjonelle sakarkiver ordnet etter arkivnøkkel, men programvare basert på Noark-standarden har vært lite fleksibel i møte med andre typer arkivserier.

Periodisering i objektserier

For eksempel har systemene vært lite egnet eller ubrukelige i forbindelse med periodisering i objektordnede arkivserier. Med objektordnet arkivserie menes her en arkivserie hvor materialet ordnes og holdes samlet i forhold til det objektet de omhandler eller knytter seg til, i stedet for i forhold til det emnet de omhandler eller knytter seg til.

Et eksempel på objektserie kan være personalmapper. Materialet er ordnet i mapper for hver ansatt i den aktuelle virksomheten, i stedet for at materialet som knytter seg til den enkelte er spredt på emnebaserte mapper knyttet til for eksempel permisjon, avlønning, tjenesteforsømmelse osv. Andre eksempler på objektmapper kan være klientmapper i hjemmesykepleien, elevmapper på skolene eller mapper ordnet på gårds- og bruksnummer i en teknisk etat.

I objektserier er det ofte lite hensiktsmessig å operere med faste arkivperioder som skal omfatte alt. For eksempel vil det ikke være praktisk å overføre alle dokumenter knyttet til den enkelte ansatte til bortsettingsarkivet hvert femte år. Det vil være langt mer hensiktsmessig å vente med bortsettingen til det aktuelle ansettelsesforholdet er avsluttet, og så overføre hele personalmappen til bortsettingsarkivet da.

En god hovedregel for bortsetting i objektordnede serier er altså at man for hver arkivperiode overfører til bortsettingsarkivet de mappene som tilhører de objektene som virksomheten har avsluttet sitt forhold til i løpet av den aktuelle arkivperioden.

Dette gjelder selvsagt ikke for såkalte "evighetsmapper". Dem bør man dele inn i faste arkivperioder.

Tidligere versjoner av Noark-standarden har ikke åpnet for periodisering etter slike prinsipper.

Prinsipper for periodisering

Den nye versjonen av Noark-standarden, som nylig har vært på høring i arkivmiljøene, bygger videre på prinsippet med faste journal- og arkivperioder, men legger opp til større fleksibilitet i bortsettingsprinsippene.

Blant annet for å få til dette, har man innført et nytt begrep arkivdel. En arkivdel kan være en hvilken som helst del av et arkiv. I Noark-4 er begrepet knyttet opp mot ordningssystem, slik at det bare kan benyttes ett ordningssystem innenfor en arkivdel. Hvert ordningssystem kan likevel være knyttet til flere arkivdeler. Prinsippene for periodisering kan variere fra arkivdel til arkivdel. Hva man skal betrakte som en arkivdel, bør blant annet bestemmes nettopp med utgangspunkt i ulike behov for periodisering i forskjellige deler av arkivet. Eksempler på hensiktsmessige arkivdeler blir dermed et sakarkiv eller en objektserie som personalmapper.

I standardens modul for administrativ oppbygning og arkivstruktur, er det beskrevet en egen tabell arkivdel. Her skal man registrere informasjon om de ulike arkivdelene som arkivet og journaldatabasen inneholder. Blant annet skal tabellen ha et felt hvor man skal oppgi hva slags bortsettingsprinsipp som gjelder for den aktuelle arkivdelen. Standarden opererer med to hovedprinsipper, og det er nettopp de to som er beskrevet ovenfor.

I emneordnede arkivdeler skal man benytte faste arkivperioder med bortsetting av saker som er avsluttet innenfor hver periode. Det er bare i objektordnede serier man skal kunne bruke andre prinsipper, og det vil i de fleste tilfeller dreie seg om bortsetting av objekter som er blitt uaktuelle i løpet av perioden.

Håndtering av historiske data

Hver periode innenfor hver arkivdel skal holdes sammen som en enhet i databasen også historisk. Dette gjør det blant annet mulig å holde ulike arkivdeler i samme database over flere perioder selv om man f.eks. har brukt forskjellig arkivnøkkel i forskjellige perioder. Man behøver altså ikke sanere databasen fordi man periodiserer og setter bort, heller ikke ved mer dramatiske endringer som innføring av ny arkivnøkkel eller intern omorganisering i virksomheten.

I tabellen arkivdel finnes det også et felt hvor man skal registrere informasjon om hvilken status arkivdelen har. Standardverdier her skal blant annet gjøre det mulig å markere at arkivdelen er aktiv (A), at den er inne i en overlappingsperiode (O) eller at den er bortsatt (B). Dersom status er satt til O eller B, skal man kunne vise til en arkivdel som har overtatt i neste arkivperiode etter den som er inne i en overlappingsperiode eller som er bortsatt.

Den nye arkivdelen har man valgt å kalle for arvtaker. Hvis man registrerer et dokument i en arkivdel som har status O, overfører systemet automatisk registreringen til arkivdelens arvtaker.

Andre felt i tabellen arkivdel gjør det blant annet mulig å registrere arkivdelens startdato, sluttdato og fysiske adresse.

Det er ikke stilt noe absolutt krav om at periodene for ulike arkivdeler innenfor samme base bør være like lange, men normalt bør de være det. Når man sanerer databasen, skal det være hele avsluttede perioder som tas ut. Det er lagt opp til at det skal defineres en rapport som sier noe om hvilke arkivdeler som er overført til bortsettingsarkivet.

TOBIAS 4/98