![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Hovedårsaken til at man skal avslutte en sak, sett fra et arkivsynspunkt, er at alle saker som ikke er avsluttet automatisk vil bli med inn i neste journalperiode. Hensikten med inndelinger i journalperioder, er først og fremst å danne en god oversikt over arkivet, dernest å hindre databaser i å vokse seg for store. Lar man være å avslutte saker, vil man altså oppleve at databasen ikke endrer størrelse ved overgang til en ny periode, og man kan jo bare tenke seg hvilke konsekvenser det kan få.
Av Anne Marit Noraker
Å avslutte en sak betyr at hele saker avsluttes, ikke bare enkeltdokumenter som ved avskriving. Saker skal avsluttes når det i saken er truffet et politisk eller administrativt vedtak som skal iverksettes. De skal også avsluttes når saken ikke er gjenstand for saksbehandling. Det er arkivet som skal foreta saksavslutningen, mens det er saksansvarlig som bestemmer når dette skal skje. Saksansvarlig skal også forsøke å anslå hvor lenge større saker vil være aktive.
Avsluttes - ikke sovne inn
Hvis det tar uforholdsmessig lang tid uten at saker avsluttes, må arkivet aktivt spørre saksansvarlige eller dennes overordnede om en vurdering. Når saksansvarlig har gitt beskjed om avslutning, spiller det ingen rolle om ikke alle dokumentene i saken er avskrevet. Ved avslutning av en sak skjer dette automatisk.
Skulle det mangle dokumenter i saken, skal imidlertid ikke saken avsluttes uten videre. Saksansvarlig må både gjøre rede for at dokumentene faktisk er borte og at rekonstruksjon har vist seg umulig, for at avslutning kan foretas. Vi anbefaler i så fall å lage en påskrift om dette på saksomslaget.
Hvordan en sak skal avsluttes
Hvordan saker avsluttes avhenger av systemet. I Koark-standarden settes A i statusfeltet. I ON-File betyr en slik markering kun at saken ligger i arkivet, uten at den trenger å være avsluttet. I stedet har ON-File et eget felt "Sak avsl:" hvor alternativene er ja, nei eller blankt. Sistnevnte felt betyr "Ikke gjenstand for videre oppfølging". DokuLive har også et eget felt "sak avsluttet" som markeres med et kryss (et klikk i ruten). I manuelle system er det ikke noe eget felt for slik registrering.
Åpning av avsluttet sak
Skulle det oppstå ny aktivitet i en allerede avsluttet sak, skal saken åpnes igjen, i alle fall så lenge man befinner seg innen samme journalperiode som den avsluttede saken.
Hvis saken oppstår på nytt etter endt journalperiode, avhenger fremgangsmåten av om virksomheten benytter overlappingsperioder eller skarpt periodeskille. Ved bruk av skarpt periodeskille må man alltid opprette en ny sak. Ved bruk av overlappingsperioder kan saken åpnes på nytt så lenge ikke overlappingsperioden er over, etter det må ny sak opprettes. Når ny sak opprettes, kan den gamle saken legges bak / bilegges den nye. I så fall skal dette markeres med henvisning både i journalen og fysisk i arkivet.
En avsluttet sak kan lånes ut uten at den åpnes for registrering.
TOBIAS 4/96