[Oslo kommune, Byarkivet]

Oslo byarkivs konferanse om elektroniske arkiver

Strenge krav til elektronisk arkivering

 

- Det er fortsatt slik at alle virksomheter som har et elektronisk arkiv i tillegg må ha et papirarkiv (evt som mikrofilm). Hovedårsaken til at overgangen fra papirlagring til full elektronisk lagring av dokumenter har latt vente på seg, er at vi i Norge ikke er fornøyd med de standarder som er på markedet for elektronisk dokumentlagring. Vi er redd for hva fremtidens forskere og andre arkivbrukere vil si om de avgjørelser vi tar nå.

Trond Sirevåg ga klare advarsler i sin innledning til byarkivets konferanse om elektroniske arkiv i oktober.

Av Anne Marit Noraker

For å kunne gå over fra papir- til full elektronisk lagring, stilles det, i følge Sirevåg, store krav til dokumenthåndtering, autentisitetssikring og langtidstilgjengelighet. Med dokumenthåndtering menes et system for å styre lagring og gjenfinning av dokumenter. Slike systemer finnes i dag, regulert av standarder som Noark og Koark.

Autentisitetssikring vil si at dokumentets innhold og utseende opprettholdes. Det finnes standarder som, ved hjelp av elektroniske signaturer, sikrer dokumentet mot både manipulering og uvedkommendes innsyn (RSA-standarden). Det finnes dessuten en god standard som sikrer at dokumentets innhold ikke endres ved konverteringer (ASCII). Formatet inneholder imidlertid bare dokumentets rådata, tegn for tegn. Dette er plassbesparende og skulle tilfredsstille de fleste krav til innholdets uforanderlighet. Den visuelle karakteren blir imidlertid borte. Det finnes formater hvor layout opprettholdes, men disse faller i gjennom med tanke på bevaring av innhold, plassbesparing, mm.

I dag finnes det derfor ingen standarder som er utviklet med tanke på langstidsbevaring av både innhold og grafikk. I Riksarkivet har det vært en utbredt mening at det er viktig å bevare dokumentets stil / preg for ettertiden da dette er med på å sette dokumentet inn i sin tidsmessige sammenheng. Sirevåg stilte imidlertid spørsmål om hvor viktig dette er, vurdert opp mot hvilke enorme innsparingsmuligheter elektronisk oppbevaring av saksdokumenter gir. Kanskje har vi et for høyt ambisjonsnivå på dette området?

Ut fra disse forutsetninger har både Danmark og USA karakterisert ASCII-standarden som "arkivbestandig". I tillegg har den danske Riksarkivaren også satt dette stempelet på TIFF-formatet for arkivering av grafikk og foto. Økonomisk er det mye å spare.

Før vi eventuelt kan ta det samme skrittet som Danmark har gjort, er det mange ting som må utredes, understreket Sirevåg. Fremfor alt må det etableres et rutineopplegg og en organisasjon for elektronisk dokumentlagring i offentlig forvaltning. Man må komme til avklaringer med hensyn til lagringsformatene og hvilket ambisjonsnivå man her skal legge seg på. De kommunale depotinstitusjonene må settes i stand til å kunne motta elektroniske arkiver. Dokumentformatet som velges må være håndterlig for depotinstitusjonene.

 

TOBIAS 4/96

[opp]