![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Elektroniske saksbehandlingssystemer gir mulighet for automatisk å merke dokumentene "unntatt offentlighet", med angivelse av hvilken lovbestemmelse som forsvarer unntaket. Det er bra. Teknologiske finesser må imidlertid ikke brukes slik at dokumenter merkes uten forhåndsvurdering av behov og nødvendighet, slik at de urettmessig unntas fra offentlighet. Offentlighet er hovedregelen i forvaltningen.
Av Tore Somdal-Åmodt
Regler om tilgang til opplysninger og dokumenter finnes i flere lover, eks: forvaltningsloven (partsinnsyn), personregisterloven (tilgang til opplysninger om en selv) og legeloven (journalinnsyn). Allmennhetens adgang til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter følger av Lov om offentlighet i forvaltningen av 19 juni 1970.
Som en tommelfingerregel kan vi si at som "sakens dokumenter" regner vi alt som virksomheten har mottatt fra andre, og de dokumenter virksomheten selv har utferdiget i saken. I utgangspunktet gjelder dette alle opplysninger og dokumenter i saken. Definisjonen omfatter ikke bare saksbehandlingsdokumenter i forbindelse med utarbeidelse av vedtak, men også annet forvaltningsorganet arbeider med: høringsuttalelser, forvaltningsdrift, administrasjon mm.
Offentlighetsloven gjelder for elektroniske dokumenter på samme måte som den gjelder for dokumenter på papir. Dette vil ha betydning også for de dokumenter som er kommet til, eller er utsendt fra et forvaltningsorgan med system for elektronisk post (jf. Justisdepartementet: Forskrift om offentlighetslovens anvendelse på EDB-materiale).
Loven gjelder ikke dokumenter som er opprettet eller utferdiget av, eller som er kommet inn til eller lagt frem for et offentlig organ (arkivskaper), før 1 juli 1971, da loven trådte i kraft, jf. offentlighetsloven § 13. Etter byarkivets oppfatning bør offentlighetslovens prinsipper så langt det er mulig likevel anvendes også for eldre materiale.
Hvem som helst kan i prinsippet henvende seg til hvilket som helst offentlig kontor og kreve innsyn i sakens dokumenter. Dette uten å måtte legitimere seg og uten å måtte forklare bakgrunnen for henvendelsen. Offentlighet er mao. hovedregelen. Viktige unntak finnes: Enkelte saker skal unntas fra offentlighet (§5a), andre saker kan unntas fra offentlighet (§§5 og 6).
Saken må kunne identifiseres. Ingen kan kreve innsyn i alle saker forvaltningsorganet har behandlet siste uke, måned mm. Dette fremgår av offentlighetslovens § 2 ("en bestemt sak").
Taushetsplikten begrenser innsyn
Opplysninger som er er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov skal unntas fra offentlighet. Her finnes intet alternativ - opplysningene er ikke offentlig tilgjengelig. I kommunal sektor vil dette unntaket være den viktigste og mest sentrale bestemmelse.
Det er ikke nødvendigvis slik at alle opplysninger i dokumentet er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Det er i så fall bare disse som skal unntas.
Øvrige opplysninger i dokumentet er i utgangspunktet offentlige, men kan likevel unntas dersom disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste del av innholdet i dokumentet.
Hvilke opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, må leses ut av de enkelte lovbestemmelser i forvaltningsloven, legeloven, barnevernloven, sosialtjenesteloven eller andre lover som gjelder for det enkelte forvaltningsorgan.
Lovgiver har ment at offentlighet er et så viktig prinsipp at forvaltningsorganet likevel har plikt til anmode om samtykke til å offentliggjøre opplysningene fra den som har krav på taushet, dersom dette begjæres fra den som ber om innsyn i slike saker. Se offentlighetsloven § 10.
Interne dokumenter kan unntas
Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet, jf offentlighetsloven § 5 første ledd.
Dette er et vanskelig punkt. Vanskeligheten knytter seg særlig til klart å angi hva som skal regnes for "interne dokumenter"? Som veiledning kan sies at et internt dokument er et arbeidsdokument som brukes i saksbehandlingen - et utkast, et forslag eller en betenkning som inneholder opplysninger eller berører problemstillinger det er relevant å ta i betraktning eller belyse før saken avgjøres.
Det er imidlertid ikke innholdet i dokumentet som avgjør om det er å regne som internt. Det er utsteder, avsender og mottaker som angir denne grensen. Dokumentene må være utarbeidet i det forvaltningsorgan som avgjør saken. Det kan også være utarbeidet i et underordnet organ eller av særlige rådgivere eller sakkyndige mm. Se lovteksten for en mer fullstendig oversikt.
Merk at unntaket ikke omfatter dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, forskrift-er eller lignende generelle saker.
Dokumentets innhold kan føre til unntak
Andre viktige unntak følger av offentlighetsloven § 6. Her listes opp ulike dokumenttyper som kan unntas fra offentlighet. I kommunal sektor vil de vanligste unntakene gjelde dokumenter som inneholder opplysninger hvor unntak er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av kommunens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning (pkt. 2 a).
Det samme gjelder når offentlighet vil motvirke kontroll- eller reguleringtiltak, eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres (punkt 2c). Også dokumenter i saker om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste kan unntas fra offentlighet (punkt 4).
Se forøvrig reglene for offentlighet i Oslo kommunes forvaltning, vedtatt av bystyret 29.09.1993 (Byrådets rundskriv nr. 8/94). Disse stiller krav til hvordan offentlighetsprinsippet skal forvaltes i Oslo kommune og veiledning i hvorledes offentlighetslovens bestemmelser om adgang til å gjøre unntak skal praktiseres. Her er det et hovedprinsipp at: Selv om offentlighetsloven gir hjemmel for unntak, skal dokumenter eller opplysninger kun unntas fra offentlighet dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade eller være til ulempe for kommunens eller enkeltpersons interesser.
TOBIAS 3/97