![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Arkivlokaler skal sørge for at sikkerheten for arkivmaterialet er størst mulig. De bør plasseres slik i terrenget og bygningen at katastrofer kan unngås, også om ett eller flere sikringstiltak skulle svikte. Riksarkivarens "Retningslinjer for bygging, sikring, innredning og bruk av arkiver i kommunale, fylkeskommunale og statlige administrasjoner" er vår bibel på dette feltet.
Av Ellen Røsjø
Dagligarkivet skal inneholde arkivmateriale som er i jevnlig bruk. Det vil normalt være plassert nær saksbehandlerne. Samtidig skal det fungere som arbeidsplass for arkivpersonalet. Derfor er det oftest plassert i kontormiljø. Vi må rennonsere på visse krav for å sikre arkivet et best mulig miljø, fordi det også er arbeidsmiljø for folk som har rett til gode arbeidsforhold. Riksarkivarens retningslinjer skiller likevel ikke i hovedsak på krav til dagligarkiv og bortsettings-/depotarkiv.
I bortsettingsarkivet står arkivmateriale som er ute av daglig bruk, men som brukes relativt ofte. Bortsettingsarkivet er som oftest lokalisert i samme bygning som dagligarkivet, og bør være et spesialrom for oppbevaring av arkivmateriale. Materialet står så å si i påvente av "dommens dag". Det som blir vurdert som bevaringsverdig her, skal videre til depotarkivet. Her kan avleveringene til Byarkivet planlegges. Det som skal kasseres (f.eks. regnskapsbilag) merkes med kassasjon og år.
Depotarkivet er for materiale som er tiltenkt evig liv. Det er det historiske arkivet som er uten tilknytning til dagligarkivet. Oftest fins det i en arkivinstitusjon (depotinstitusjon) som Byarkivet. Her er det best mulig miljø for arkivmaterialet uten særlig andre hensyn, fordi vi ikke trenger å jobbe der lang tid av gangen.
Fiende nr. 1: Brann og vann
Ild og fuktighet utgjør den største trusselen mot arkivmaterialet. Er brannsikkerheten i bygningen for øvrig generelt dårlig, må krava til sikring av arkivlokalet settes desto høyere. En bør sjølsagt unngå å plassere arkivlokaler i bygninger med lav brannsikkerhet og nær bygninger der det produseres eller lagres brann- og eksplosjonsfarlige stoffer. Normalt vil etasjer i terrengnivå være gunstigst til bruk for arkivlokaler. Plasseringa av lokalene må gjøre faren for oversvømmelse og andre vann- og fuktskader minst mulig.
I kjellere vil faren for lekkasjer, fuktgjennomslag og kondens være relativt stor. På loft kan bærende bygningselementer svikte ved sterk varmeutvikling og temperatursvingningene bli for store. Et arkivlokale er en brannteknisk enhet og bør ikke overstige 800 kvadratmeter, mens hvert enkelt arkivrom ikke er større enn 200 kvadratmeter. Her skal det installeres varslings- og slukningsutstyr. Det må ikke være sprinkleranlegg, på grunn av faren for vannskader. Det automatiske varslingsanlegget skal ha tilkopling til brannstasjon.
Arkivlokalene skal ha yttervegger og tak av ikke brennbart materiale. Vinduer bør unngås. Dørene skal være branndører med automatisk lukking. Skorstein og kanaler må ikke støte direkte mot rommet. Er det ikke til å unngå, skal slike kanaler utføres med doble vegger.
Depot- og bortsettingsarkiv bygges i brannklassene "A120/60" eller høyere. Lokaler for dagligarkiv bygges med samme krav til brannsikkerhet som kontorlokaler. Arkivlokaler plassert i bygninger med større brannbelastning enn kontorlokaler, skal ha tilsvarende høyere brannklasse.
Vannrør i tak og sprinkleranlegg er bannlyst. Rør til radiatoroppvarming må i størst mulig grad legges langs gulvet. Røra skal ha stengningsventiler plassert umiddelbart utenfor arkivlokalene. I kjellere eller rom med vannførende ledninger bør det installeres automatisk varsler for oversvømmelse. Dører inn til arkivlokaler må ha terskler som hindrer spillvann fra tilstøtende rom i å trenge inn. Arkivsakene må aldri plasseres direkte på gulvet, og nederste reolhylle skal være minimum 10 cm fra gulvet.
Byggteknisk må gulvet tåle trykket av reoler og skap. Gulvet må ved kompaktreoler tåle en belastning av om lag 1200 kg/kv.m. Men belastningen må beregnes i hvert enkelt tilfelle ut fra planlagt innredning og typer arkivsaker.
Arkivmaterialets atmosfære - klimakrav
Temperatur og luftfuktighet skal holdes mest mulig konstant. Det skal være tilstrekkelig ventilasjon til at lufta kan skiftes ut minst en gang hver annen time.
For papir skal relativ luftfuktighet være mellom 40 og 60%. Temperaturen bør ligge stabilt mellom 15 og 20 grader celsius og ikke svinge med årstids- og døgnvariasjonene. Hvis klimaet blir for tørt, blir papiret sprøtt. Hvis det blir for fuktig, blir det utsatt for sopp, mugg og insekter. Soppbefengt materiale skal behandles før plassering i arkivmagasinet pga. faren for spredning.
Materiale skal ikke plasseres direkte mot yttervegg. Mellom reol og vegg skal det være et luftrom på 5 cm. Nedstøva arkiver bør være en klisjé, og lokalene må være lette å gjøre reine.
Arkivet er ikke fellesareal
Arkivlokalene må sikres mot innbrudd og være forsvarlig låst når de ikke er under oppsyn. Virksomheten/institusjonen må ha sikkerhetsrutiner som beskytter mot uautorisert innsyn og bevisst fjerning av informasjon. Adgangen skal begrenses til arkivpersonalet og andre som har fullmakt til å oppholde seg der. Uvedkommende (herunder saksbehandlere) skal ha tillatelse fra administrasjonssjefen for å oppholde seg i bortsettings- og fjernarkiv. Sensitiv informasjon sikres i tillegg særskilt.
Arkivlokaler skal ha jevnlig ettersyn. Temperatur og luftfuktighet skal kontrolleres regelmessig. Oppvarmings- og ventilasjonsanlegget skal ha jevnlig tilsyn og reguleres etter behov. Arkivlokalene bør gjøres reine minst en gang i året, og gulv og hyller etter behov. Det elektriske anlegget skal kontrolleres i følge brannforskriftene og gjøres strømfritt ved arbeidstidas slutt. Brannslukningsutstyret skal kontrolleres en gang i året. Og hver dag ved arbeidstidas slutt skal det kontrolleres at alt er i orden i arkivlokalene.
God organisering viktig
Gode arkivlokaler må ha tilstrekkelig plass til arkivskap og annet hensiktsmessig utstyr. Dimensjonene på lokalene må vurderes ut fra nåværende bestand (som vi forutsetter har vært gjenstand for god arkivpleie) og materialets karakter og sammensetning. Tilveksten man forventer må beregnes og arkiveringstid tas hensyn til. I tillegg kommer virksomhetens oppbevaringstid før overføring til bortsettingsarkiv og avlevering til depotarkiv. Dessuten er det klokt å legge inn en liten reserve, så man bør legge 10-20% til det plassbehovet som stipuleres for lokalenes funksjonstid.
I dagligarkivet må det være plass til å utføre både arkiv- og kontorfunksjonene. Lokalene må være lett tilgjengelige i virksomheten og med et hyggelig arbeidsmiljø med lys og luft for de ansatte. Unødig støy bør unngås, så telefax, kopimaskin og kaffetrakter plasserer vi andre steder. Også bortsettings- og fjernarkiv trenger noe arbeidsplass for bortsetting, framfinning og reingjøring av materialet, men den brukes bare for kortere tid av gangen.
Innredning og utstyr i lokalene
Arkivskap eller reoler må kunne låses, og de skal være i stål eller metall pga. adgangskontrollen og brannsikkerheten. Mobile reoler kan under gunstige forhold øke utnyttelsesgraden med 80% i forhold til faste. Store lokaler gir større utnyttelsesgrad enn små.
Innredning og utstyr tilpasses det materialet som skal håndteres. Kart og tegninger bør helst oppbevares liggende i skuffer eller hyller. Originalt fotografisk materiale, mikrofilm, magnetbånd o.l. krever spesielle lagringsbetingelser som bare kan oppnås i spesialskap eller i spesialtilpassa arkivlokaler.
Forskjellig materiale krever ulike oppbevaringsforhold
Fotografisk materiale stiller særskilte krav til klimatiske forhold og rein luft. Lokalene holdes mest mulig frie for støv og andre forurensninger og bør derfor ha et visst overtrykk.
Fotografier og mikrofilm skal ha lavere oppbevaringstemperatur og lavere relativ luftfuktighet enn papir, men dette varierer etter typen (se ellers Tobias 3/95). Mikrofilm og -fiche skal alltid fins i to eksemplar, ett i brannsikkert arkiv (originalen) og ett i kontormiljøet (brukseksemplar).
Lydbånd, magnetbånd og videobånd bør oppbevares i egne lokaler og ikke sammen med andre typer arkivmateriale. Temperatur for langtidslagring bør være 10-15 grader celsius og relativ luftfuktighet ca. 50%. Elektriske ledninger og apparater som kan skape magnetiske forstyrrelser i rommet må fjernes.
Dagligarkivene rundt om i administrasjonene må nok nøye seg med å håndtere mikrofilm og -fiche som virksomheten produserer og bruker i den daglige saksbehandlingen. Verdifullt fotografisk materiale ellers bør avleveres en depotinstitusjon med mulighet for å tilfredsstille så strenge krav til klima. Derimot kan kopier oppbevares i kontormiljøet. Og har man jamn og ikke for høy temperatur og ikke-syreholdig innpakning kan de holde seg fine riktig lenge. Negativsamlinger bør avleveres eller deponeres i Byarkivet umiddelbart etter opptak.
Forebygging er billigst
Bestemmelsene er strenge. Ikke alt er mulig å overholde i dagligarkiv som også skal fungere som arbeidsmiljø. Men vi bør tilstrebe å følge kravene for å unngå dyre og kanskje uopprettelige skader. Ved bortsetting bør man sortere materialet etter kassasjonstidspunkt. Det som kan kasseres etter få år, settes i de dårligste lokalene. Det bevaringsverdige materialet overføres til godkjent arkivinstitusjon (for Oslo kommunes virksomheter: Byarkivet) etter 25 år. Dermed frigjør man også dyr og kjærkommen plass.
Litteratur:
Riksarkivarens "Retningslinjer for bygging, sikring, innredning og bruk av arkiver i kommunale, fylkeskommunale og statlige administrasjoner" 1985, 2. utg. 1988.
TOBIAS 1/98