![[Oslo kommune, Byarkivet]](../../images/byarkivlogo.gif)
Regnskapene er i prinsippet noe av det greieste å holde rede på når det gjelder når materialet kan kasseres. Regnskapsforskriftene har fastsatt ti års bevaringstid for alle regnskaper i kommunene. Stort sett er dette en grei regel å forholde seg til. Men en del underbilag har det vært alminnelig å kassere etter kortere tid, og i mange tilfeller kan det være vanskelig å avgjøre om et materiale er regnskap eller ikke.
Av Leif Thingsrud
De viktigste bestemmelsene for arkivering av kommunale regnskap er Forskifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter og regnskaper (Kommunal- og arbeidsdept. 01.03.90, med endringer 27.10.93) og løsbladforskriftene (Kredittilsynet). Disse ble gjort gjeldende fra og med 1991, og erstatter de gamle regnskapsforskriftene for kommunene fra 1971.
De gamle forskriftene ga til dels detaljerte bestemmelser om underbilag som kunne kasseres tidligere enn ti års-fristen; noen etter tre, andre etter fem år. Nå gjelder ti års bevaringsfrist for alt regnskapsmateriale - uansett om det er aldri så mye "under-under-bilag". Man bør være oppmerksom på at Riksarkivarens retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon samt de tilpassingene av disse som finnes i eldre utgaver av Felles arkivnøkkel for Oslo kommune, ikke har fanget opp disse endringene.
Ofte ser vi at utgiftsbilag eller kopier av slike ligger i mappene i saksarkivet. Hvis det dreier seg om originalbilag strir dette klart mot forskriftene, som sier at regnskap skal holdes ordnet og samlet, dvs. adskilt fra annet arkivmateriale.
Timelister kan være regnskapsbilag
Når bevaringstiden blir lengre, vil dette lett medføre at papirmengden vokser. For regnskaper som andre arkivalia gjelder imidlertid hovedregelen at arkivbegrensing og rett ordning av serier monner mye mer enn nitid kassering. Det er med andre ord viktig å avklare om et materiale er en del av et regnskap eller ei. Er ei timeliste det? Er en utskrift fra LPK og EPOK det?
Mange av problemene knytter seg til lønnsregnskapet. Her finnes mange typer kort, skjemaer og lister; fleksikort, oppmøtelister, overtidsskjemaer, vaktlister osv. Tommelfingerregelen er at kort, skjemaer og lister som kun dokumenterer om en fast ansatt har vært til stede i arbeidstiden, når hun eller han har arbeidet, når hun eller han har avspasert overtid; slikt er ikke regnskap. Dette kan derfor kasseres så snart administrasjonen ikke lenger kan ha behov for å slå tilbake i dette, normalt etter at årets regnskap er avsluttet.
Materiale som inneholder opplysninger som har betydning for lønns- eller honorarutbetalinger, f.eks. timelister for betalt overtid, timelister for timelønnet personale eller engasjerte konsulenter, er derimot å regne som en dokumentasjon av rettmessig lønnsutbetaling. Dette er med andre ord regnskapsbilag. Det er også verdt å merke seg at det hele veien er originalen som skal bevares. En del "lister" er bare utskrifter, dvs. kopier.
Det er originalen som skal bevares
Når det gjelder innkjøp av varer og tjenester, er det lettere å holde tunga rett i munnen. Fakturaer er regnskapsbilag. Pakksedler, rekvisisjoner og ordrebekreftelser er det ikke. Men Oslo kommune har fastsatt et eget regelverk her. Det finnes som "Dokument 102" og bestemmer at pakksedler skal vedlegges fakturaer. Rekvisisjonen eller i det minste en henvisning til rekvisisjonsnummeret skal også følge med.
Både når det gjelder selve regnskapene og bilagene gjelder prinsippet om at det er originalen som er bevaringsverdig. Kopier bør kasseres når man ikke lenger har behov for dem. Svært ofte sitter ytre tjenestesteder med kopier av både det ene og det andre, mens originalene er lett tilgjengelige i etatens eller bydelens sentrale regnskapskontor. I slike tilfeller kan man trygt kassere kopiene et års tid etter at regnskapsåret er avsluttet.
Noe mer problematisk blir det straks når originalen er en enorm database. Utskriftene fra denne er da å regne som kopier, og rent juridisk gjør man ikke noe galt ved å kassere disse. På dette feltet finnes et eget regelverk, med blant annet krav om at et avsluttet regnskap i elektronisk form ikke skal kunne endres. Datasikkerheten her blir selvsagt svært viktig, men det er et emne som vi får la ligge i denne sammenheng.
Bedre med tillatelse enn tilgivelse
Oslo byarkiv har instruksjonsmyndighet for kommunens samlede arkivvirksomhet. Så langt har vi ligget lavt i terrenget når det gjelder regnskapsarkiver. Årsaken til det er at regnskaper ikke har vært regnet som bevaringsverdig arkivmateriale, og at byarkivets arbeidsfelt langt på vei har vært avgrenset til det materialet som skal ha evig liv i våre magasiner.
Nå kan man selvsagt stille spørsmål ved om ikke en del regnskaper burde vært bevart. Særlig gjelder dette byggeregnskaper, som ofte gir unik informasjon om byggematerialer og leverandører. Men dette kan lett bøtes på om byggekomiteen oppretter et godt korrespondansearkiv og fører grundig protokoll over alle vedtak - herunder hva og hvor man bestiller. Noe grovt kan vi vel si det slik, at når regnskapsbilagene blir redningen som historisk kilde, så viser det bare at arkivet ikke har vært av beste sort.
Det er den regnskapsansvarlige i hver etat eller bydel som har ansvaret for arkiveringen av regnskapsmaterialet, og arkivpersonalet må forholde seg til dem hvis de skulle få det praktiske tilsynet med regnskapsarkivene. Spørsmål de regnskapsansvarlige ikke klarer å løse, bør rettes til byrådsavdeling for finans og plan. Det er også de som har ansvaret for å utarbeide regnskapsbestemmelser for bokføring og arkivering i kommunen.
TOBIAS 1/97