Oppbevaring og sikring av møtebøker

Overfor kommunene påpekes det stadig at det er spesielt viktig å binde inn og sikre møtebøker mot slitasje og ødeleggelse. Vi får ofte spørsmål om hvorfor dette er nødvendig og vil her utdype litt av bakgrunnen for dette kravet.

Av Hilde Bjørnå

Møtebøkene, som inneholder vedtakene i møter i styrer, råd og utvalg, er den viktigste arkivserien i ethvert offentlig organs arkiv. De dokumenterer alle politiske vedtak og er svært verdifulle både i juridisj, forvaltningsmessig og kulturhistorisk forstand. Møteboka kalles også forhandlings- eller møteprotokoll.

I § 30 i "Lov om kommuner og fylkeskommuner" av 25.09.1992 slås det fast at det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer, men at kommunestyret selv fastsetter nærmere regler for føring av denne. I dette inngår regler om årlig innbinding, papirkvalitet og føring.

Hvem skal føre møtebok?

Ifølge § 29 i kommuneloven, gjelder bestemmelsen om føring av møtebok for bystyret, faste utvalg, bydelsutvalg, kommunale nemnder opprettet i medhold av andre lover, og for andre folkevalgte organer som ikke har annen bestemmelse.

I de tilfellene ansvaret for å treffe vedtak er delegert fra politiske utvalg til administrasjons- og etatsjefer, skal vedtak også dokumenteres gjennom en protokoll. Administrative vedtak skal altså protokollføres på samme vis som politiske vedtak.

Møtebøkene dokumenterer forhandlinger og vedtak gjort i kommunen. De skal være bevis på at vedtak som blir gjort er forskriftsmessige og lovlige. I og med at det er der man finner informasjon om innhold i vedtakene, er de viktige grunnlag for å ivareta offentlighetslovens og forvaltningslovens bestemmelser om innsynsrett og klagerett, og virker også som instruks overfor administrasjonen over tiltak som skal iverksettes.

Krav til innhold

Ei riktig ført møtebok skal inneholde:
- møteinnkalling
- saksliste
- saksframstilling
- innstilling
- forslag som ble lagt fram på møtet
- det endelige vedtak i hver enkelt sak
Møteboka skal føres i kronologisk rekkefølge etter møtedato og møtereferatene skal godkjennes med original attestering. Møteboka er ikke gyldig før de som er utpekt til oppgaven, har signert den.

Innbinding viktig

Tidligere ble møtebøkene ført i form av tykke bøker hvor man skrev for hånd, men i dag anvendes i all hovedsak ulike løsbladsystemer. Bruk av løsbladsystem er omtalt i et rundskriv fra departementet datert 04.10.1968, hvor det blant annet uttales at møteboka bør være i A4-format og ha god papirkvalitet (arkivbestandig papir). Departementet påbyr videre årlig innbinding av møtebøker og at de i mellomtida bør pagineres og oppbevares i ringperm. Kommunen må også forsikre seg om at innbindinga har tilstrekkelig kvalitet. Limfresing godtas ikke.

Innbinding er viktig på grunn av faren for at løsblad kommer bort ved bruk. Skal bøkene kunne beholde sin status som rettsgyldige dokumenter, må administrasjonen forsikre seg om at de ikke kan forandres på, at sider ikke kan byttes ut eller lignende. Papirkvaliteten skal være høy, helst bør bomullspapir brukes. "Klippe og lime"-metoden kan ikke aksepteres fordi limet tørker inn etter ei viss tid og arkene som er limt inn flagrer ut. En del lim, og ikke minst limbånd, er dessuten sterkt syreholdig, og ødelegger papiret i løpet av få år.

Ved innbindingen bør man av praktiske hensyn raskt lage en oversikt eller innholdsfortegnelse over møter og saker hvert enkelt bind inneholder. Selv om saker som har dukket opp på møtene, ikke står på sakslistene, skal man ikkerette på disse, men ta disse med i oversikten.

Saksvedleggene (originale søknader o.l.) trenger ikke å være med i den innbundne møteboka, da disse gjør den unødig omgfangsrik. Saksvedleggene oppbevares som regel i saksarkivet, men kan også ordnes som egen arkivserie.

Bevaring og sikring

Ifølge Riksarkivarens "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" er det bevaringspåbud for møtebøker med vedleggserier for kommunestyrer og alle faste kommunale nemnder, styrer, råd og utvalg. Påbudet gjelder selvsagt bare originaleksemplaret.

Det er alltid det organet som har sekretariatsansvaret for et styre, råd eller utvalg som har ansvaret for å ivareta bevaringsplikta, og som skal sørge for at tilfredsstillende innbinding blir utført. Møteutskrifter man mottar fra andre styrer, råd og utvalg er bare kopier og skal arkivbegrenses.

TOBIAS 1/95