Borgerrepresentasjon og Formannskap

Formannskapssekretæren og Bystyrets sekretariat

Innføringen av eneveldet i 1660 fjernet alt selvstyre i byene. All makt ble lagt til Magistraten, og den ble oppnevnt av kongen. Men i løpet av 1700-tallet grodde det fram nye representative organer, og med formannskapslovene av 1837 ble den politiske makten plassert hos de folkevalgte.

Formannskapet fikk tidlig en egen sekretær, og etterhvert ble denne sjef for en hel etat, som i dag kalles "Bystyrets sekretariat". Arkivene innholder store mengder sakslister og protokoller, men begrensede mengder korrespondanse.

Historikk
I middelalderens Oslo hadde borgerne en fast dag hvert år, 21. desember, hvor de samlet seg i byens rådhus som et slags allmøte. Hvis borgerskapet skulle møte høyere myndigheter, valgte de et råd. I 1595 og 1601 var dette på 24 medlemmer.

Fram til 1660 var magistraten utgått av byens borgerskap, men ble nå en del av det kongelige embedsverket. Dette var en følge av en ideologi om at all makt skulle samles hos den opplyste fyrsten, og at han skulle styre ved hjelp av embedsmenn som hadde all lojalitet til ham og som ikke delte interesser med dem de skulle styre. I praksis ble imidlertid magistraten avhengig av å samarbeide med borgerskapet, og allerede i 1679 ble det opprettet en borgerrepresentasjon i Bergen. I 1730 får Kristiania et tilsvarende råd, kalt "De eligerede mænd", De tolv menn eller bare Borgerrepresentasjonen.

Mennene satt på ubestemt tid. Når det det ble ledighet i rådet, ble tre mann nominert på borgermøtet. Magistraten utnevnte deretter en av disse. I 1800 ble ordningen endret, slik at Magistraten nominerte og borgermøtet valgte. I praksis ble det de rikeste og mektigste innenfor de tre hovedgruppene av borgere - handelsborgere, skippere og håndverkere - som utgjorde representasjonen.

Borgerrepresentasjonen hadde i utgangspunktet bare rådgivende myndighet. De fikk imidlertid tidlig et tilsyn med byens regnskaper, og fra 1787 kontrollerte de i realiteten byens budsjett. Et reskript fra 1791 innebar at Magistraten måtte gå om kanselliet i København for å kunne fatte vedtak mot representantenes vilje.

Formannskapslovene i 1837 medførte store endringer på landet, hvor noen form for representasjon fra folket ikke hadde eksistert siden de gamle bygdetingenes dager. I byene medførte lovendringene små reelle maktendringer. Borgerrepresentantene skiftet bare navn til formenn, og det var de samme spissborgerne som skulle dominere organet helt til dette ble "parti-politisert" etter Venstres valgseier i 1895. Ordningen med faste ukentlige møter var imidlertid etablert allerede i 1808.

Formennene ble valgt ved direkte valg blant alle stemmeberettigede. I tillegg ble det valgt representantskap med tre ganger så mange medlemmer. Representantskapet møttes i begynnelsen bare to ganger i året, og hadde som viktigste oppgave å vedta kommunens budsjett. I 1880 ble antallet formenn i Kristiania økt til femten og representantskapsmedlemmer til 45. I 1896 kom en lovendring som medførte at formennene ble valgt av og blant representantskapets medlemmer. Formannskapet avspeilte heretter den politiske sammensetningen i representantskapet. En ordning med varamenn - både til formannskap og representantskap - ble også innført.

Fra ca. 1910 ble representantskapet stadig oftere betegnet som "kommunestyret", og ca. 1920 blir betegnelsen "bystyret" vanlig brukt i Kristiania, mens man i Aker, som i andre herredskommuner, brukte betegnelsen "herredsstyre".

Ved byrådsreformen i 1986 ble mange av formannskapets oppgaver overtatt av Byrådet, og i 1992 ble de siste funksjonene delt mellom Byrådet og Bystyret. Formannskapet ble lagt ned. Bystyrets størrelse er endret en rekke ganger.

Formannskapssekretæren og Bystyrets sekretariat
Borgerrepresentasjonen i Kristiania skaffet seg tidlig en egen sekretær. Oppgaven var en liten bistilling som vanligvis ble besatt av en yngre jurist. Bakgrunnen for dette var dels behovet for assistanse med korrespondanse og protokoller, dels ønsket om å disponere juridisk kompetanse uavhengig av magistraten. Etter 1837 utførte Formannskapssekretæren de samme oppgavene for Representantskapet (Bystyret).

Arbeidsmengden økte i takt med byens vekst og det økte offentlige engasjementet i borgernes ve og vel. I 1897 ble posten som formannskapssekretær en fulltids stilling. Kontorhjelp ble ansatt, og det utviklet seg etterhvert til en egen etat. Etter avviklingen av formannskapet i 1992 ble etatens navn endret til Bystyrets sekretariat, og etatsjefens tittel endret til direktør.

I Aker hadde Formannskapet også en sekretær, uten at det utviklet seg til noen større administrasjon rundt denne.

Arbeidsformer og arkivoversikt
Arkivet etter Borgerrepresentasjonen inneholder kopibøker fra 1787 av, møtebøker (forhandlingsprotokoller) fra 1808 av og noen bokser med korrespondanse fra samme tidsperiode. Den siste er relativt dårlig ordnet, men inneholder antakelig få saker som har vært ferdigbehandlet av representasjonen. De aller fleste sakene ble forberedt av magistraten og tilbakesendt denne sammen med representantenes uttalelse.

Etter 1837 var arbeids- og myndighetsfordelingen helt klar. Magistraten forberedte sakene og sendte sin innstilling til Formannskapet. De fattet vedtak der de hadde myndighet til de og innstilte til Representantskapet (Bystyret) i de sakene som måtte behandles der.

Formannskapssekretæren førte protokollene og meddelte vedtakene til Magistraten, som enten iverksatte disse selv eller oversendte dem til rette fagetat til utførelse.

Før noe kopimulighet oppsto ble saksdokumentene sendt fra Magistraten til Formannskapet. En vanlig arbeidsform var at dokumentene sirkulerte blant medlemmene inntil alle hadde lest dem, og saken kunne tas opp til behandling. Deretter ble de sendt tilbake til Magistraten med Formannskapets påtegning.

I Representantskapet ble en del saker foredratt muntlig den første tiden, mens viktige saker ble framlagt i form av småtrykk. I 1844 begynte man å trykke fullstendige sakshefter, og i 1870 innførtes en ordning med fortløpende saksnumre gjennom hele året. For Bystyret finnes dermed intet eget arkiv annet enn de trykte innstillingene, som siden 1870 har gått inn i Kristiania/Oslo kommunes aktstykker. Protokolleringen er normalt gjort i Formannskapets møtebok, og den er i tillegg trykt. Merk at et kommunalt år i perioden 1912 til 1959 begynte i juli og sluttet i juni. Årsangivelser for bystyresaker gis derfor alltid med dobbelt årstall, eks. sak 35 1953-54.

I Kristiania har Formannskapets arkiv følgende hovedserier:

- Møtebøker (forhandlingsprotokoller)
- Kopibøker (avskrifter eller gjenparter av utgående skriv)
- Journaler (kronologisk førte postregistre)
- Journalregistre (registre til journalene - emnevis ordnet)
- Henlagte saker
- Ordførerens korrespondanse og taler
- Pakkesaker

De siste inneholder blant annet dokumenter vedrørende offentlige festligheter og kommunal representasjon. Sakene er bare grovordnet, og noen katalog finnes foreløpig ikke.

I 1913 ble arbeidsformen i Kristiania formannskap endret ved at man tok i bruk mangfoldiggjorte sakshefter, såkalte "uttog". Ett eksemplar av disse er bevart, og i dette er det også innført vedtak. Fra og med 1938 er mangfoldiggjorte innstillinger tatt med som bilagsbind. Registerbind er ordnet på emne.

Fra Aker finnes møtebøker, kopibøker, journaler med stikkordregistre i egne bind, og fra og med 1914 stensilerte uttog. Sakarkivet er også omfattende. Aker hadde en svakere utbygd administrasjon enn Kristiania, slik at en større andel av korrespondansen ikke ble videresendt.

Det synes ikke å ha vært utført noen kassasjoner i formannskapsarkivene, og de er nærmest komplett avlevert til Byarkivet.

Aktstykkene
Fra og med 1870 har Kristiania/Oslo kommune samlet en del kommunale trykksaker i en serie kalt aktstykker.

Bind I inneholdt opprinnelig saksheftene (innstillingene) til Representantskapet/ Bystyret. Allerede i 1899 ble det delt i to halvbind, Ia som inneholdt budsjettinnstillingene, og Ib som inneholdt andre sakshefter. Budsjettsakene har saksnumre med romertall; de andre sakene med arabiske tall. Saksregister og protokoll er normalt satt først i hvert bind.

Bind II kalles "dokumenter" og inneholder en del faste årlige utgivelse, så som vedtatt budsjett, kommuneregnskapet, statistisk årbok og årsberetninger fra forskjellige virksomheter. Også en del vedtekter, reglementer, instrukser og større utredninger eller rapporter kan være trykt som "dokumenter".

Bind III inneholder referater fra representantskapet/bystyrets møter. Opprinnelig var bindet et særtrykk av Morgenbladet, men siden 1886 har kommunen hatt egne stenografer. Referatene er imidlertid ikke alltid en helt ordrett gjengivelse av innleggene.

Fra 1903 er det først i bind Ib tatt inn en "Beretning" fra Formannskapet. Dette er gjengivelser eller resuméer av de viktigste sakene som ble avgjort i Formannskapet. Fra og med 1953-54 er denne beretningen utgitt som et eget bind, og nummereringen av bindene opphører.

Trykte aktstykker opphører i 1986, men de oppkopierte saksheftene finnes innbundet også for de påfølgende år.

Det er utarbeidet generalregistre over bystyre- og formannskaps-saker fram til 1995. Før 1980 er imidlertid kun de formannskapssakene som ble trykt i beretningen tatt med, og før 1903 er ingen formannskapssaker med. Bindet som dekker perioden 1981-1990 har betydelige mangler.

Aker herredsstyres saker er også trykt, og fra 1885 av har disse tilnærmet samme form som Kristianias. Referater finnes imidlertid ikke før 1936, og "dokumenter" og innstillinger er samlet i ett bind for hvert år. Større komitéinnstillinger og lignende er ofte satt bakerst som "bilag".